Vielleicht fragen Sie sich, welche Vorteile ein digitaler Dienstplan wirklich mit sich bringt – schließlich nutzen viele Unternehmen noch manuelle Tools und Listen, denn „so hat man das schon immer gemacht". Wir erklären, warum sich die Implementierung eines digitalen Dienstplans lohnt. Außerdem möchten wir Ihnen die Vorteile anhand von fünf Best-Practice-Beispielen unserer Kunden vorstellen.
Wirkt sich ein digitaler Dienstplan positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus?
Über Employee Self Services wie bspw. die Angabe von Verfügbarkeiten können Mitarbeitende ihre Schichtwünsche mitteilen und werden so eingesetzt, dass es mit ihrem Privatleben vereinbar ist.
Darüber hinaus lässt sich der digitale Dienstplan oft via App auch über das Smartphone oder Tablet einsehen. Mitarbeitende können so zu jeder Zeit und von überall aus darauf zugreifen, wodurch mehr Transparenz geschaffen wird und sie besser eingebunden werden.
Wie sichert ein digitaler Dienstplan Compliance und die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben (z. B. DSGVO)?
Ein ausgedruckter Dienstplan, der bspw. für jeden sichtbar im Pausenraum ausgehängt wird, ist datenschutzrechtlich oft kritisch zu betrachten. Durch die Verschlüsselung sensibler Daten und die Festlegung von Zugriffsrechten bei einem digitalen Dienstplan können Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Festgelegte Regeln zu Arbeitszeiten oder Pausen unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, da sie bei der Erstellung des Dienstplans automatisch berücksichtigt werden.
Zudem ermöglicht ein digitaler Dienstplan oft auch die Arbeitszeiterfassung, die als Nachweis dienen kann, sowie per Schnittstelle an die Entgeltabrechnung übergeben werden kann.
Was kostet ein digitaler Dienstplan - und wie rentiert er sich?
Ein digitaler Dienstplan kann je nach Umfang und Komplexität unterschiedliche Kosten verursachen. Neben den Implementierungskosten gibt es häufig eine monatliche Nutzungsgebühr.
Trotz anfänglicher Investitionen rentiert sich ein digitaler Dienstplan in den meisten Fällen, da er die Arbeitsprozesse effizienter gestaltet und insbesondere Planenden eine Menge Zeit spart. Durch die optimierte Planung können außerdem Überstunden reduziert und Personalkosten gesenkt werden.
Das Unternehmen Forrester hat im Auftrag von Quinyx eine ROI-Berechnung anhand eines Modellunternehmens durchgeführt – die Ergebnisse können Sie hier kostenlos einsehen.
5 Beispiele aus der Praxis
Effizienzsteigerung bei GLS Germany
GLS Germany, setzt auf digitale Dienstpläne, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Durch die Implementierung von Quinyx konnte GLS die Planung und Verwaltung der Schichten erheblich vereinfachen. Ein digitaler Dienstplan ermöglicht es, die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden in Echtzeit zu überprüfen und Schichten nahtlos zu koordinieren. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung des Verwaltungsaufwands über alle Standorte hinweg.
Flexibilität bei der Klier Hair Group
Die Klier Hair Group, Europas größte Friseurkette, profitiert enorm von der Flexibilität eines digitalen Dienstplans. Mit ca. 5.500 Mitarbeitenden ist eine flexible und schnelle Dienstplanung unerlässlich. Ein digitaler Dienstplan ermöglicht es den Salon- und Filialleitenden, auf unvorhergesehene Änderungen wie Krankmeldungen oder kurzfristige Anfragen sofort zu reagieren und Schichten entsprechend anzupassen.
Auch Mitarbeitende sind über die App jederzeit über ihre Schichten informiert und können mit wenigen Klicks Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten einreichen. Dies sichert nicht nur den reibungslosen Betrieb, sondern gibt Mitarbeitenden mehr Zeit, sich ihrer Arbeit zu widmen statt administrativen Prozessen nachzugehen.
„Das System schafft genau das, was wir wollen, und zwar Freiraum für die Mitarbeiter und Führungskräfte in ihrer täglichen Arbeit. Damit sie das machen können, wofür sie ihre Leidenschaft haben: Persönlichkeiten zum Strahlen bringen.”
Christian Bergmann, Leiter Personal
Mitbestimmung bei EDEKA Schmidt & Christ
EDEKA Schmidt & Christ hat durch die Nutzung eines digitalen Dienstplans eine erhebliche Verbesserung der Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit erzielt. Die Mitarbeitenden können ihren Dienstplan maßgeblich mitbestimmen: Sie geben Verfügbarkeiten an, tauschen untereinander Schichten oder melden sich für frei gewordene Schichten.
Zudem ist der digitale Dienstplan ein Pluspunkt im Recruiting, betont Personalreferentin Jennifer Dolz. Insbesondere für künftige Generationen ist die Mitbestimmung und Work-Life-Balance ein wichtiges Thema, das durch die App gestärkt wird.
Kostenreduktion bei freenet
Freenet, nutzt digitale Dienstpläne, um die Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Durch die digitale Dienstplanung mit Vorlagen konnte freenet nicht nur den Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch das Reporting optimieren. Der digitale Dienstplan hilft dem Unternehmen dabei, die Arbeitszeiten optimal zu verteilen und sicherzustellen, dass die Dienstpläne fair sind und z. B. Pausenzeiten eingehalten werden.
„Wir haben mit Quinyx ein Tool gefunden, das unseren Mitarbeitenden einen schnellen und immer erreichbaren Zugang zur Dienstplanung gewährleistet. Die Planung hat vor der Nutzung von Quinyx enorm viel Zeit und Kapazitäten gekostet - teilweise 16 Stunden auch für kleinere Shops.”
Stefanie Schorschinski, Teamleiterin Personal
Enorme Zeitersparnis bei Flink
Flink, ein deutscher Lieferdienst für Artikel des täglichen Gebrauchs, setzt auf ein KI-gestütztes Workforce Management mit digitalen Dienstplänen von Quinyx. Die innovative Lösung ermöglicht es Flink, die Nachfrage präzise zu prognostizieren und die Dienstpläne mit nur einem Klick entsprechend anzupassen. Dies führt zu einer optimalen Auslastung der Mitarbeitenden. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz können Schichten effizienter geplant und unvorhergesehene Änderungen schnell berücksichtigt werden.
Fazit
Die Einführung eines digitalen Dienstplans bietet zahlreiche Vorteile, von der Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Work-Life-Balance, über die zuverlässige Einhaltung von rechtlichen Vorgaben bis hin zur langfristigen Kostenreduktion.
Die Best-Practice-Beispiele unserer Kunden GLS Germany, Klier Hair Group, EDEKA Schmidt & Christ, freenet und Flink zeigen eindrucksvoll, wie ein digitaler Dienstplan zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann.
Wenn auch Sie von diesen Vorteilen profitieren möchten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf einen digitalen Dienstplan umzusteigen. Die gute Nachricht: Mit einem modularen Dienstplan-Tool können Sie genau die Funktionalitäten auswählen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Sollten sich Ihre Anforderungen in Zukunft ändern, können weitere Module einfach nachträglich aufgesetzt werden. Die zweite gute Nachricht: Quinyx bietet dieses modulare System an und unterstützt Sie dabei, herauszufinden, was Sie wirklich brauchen.
Einen ersten Einblick in den digitalen Dienstplan von Quinyx bekommen Sie mithilfe unserer kostenlosen Produkt-Touren. Probieren Sie es einfach selbst aus.
