„Wir haben mit Quinyx ein Tool gefunden, das unseren Mitarbeitenden einen schnellen und immer erreichbaren Zugang zur Dienstplanung gewährleistet. Die Planung hat vor der Nutzung von Quinyx enorm viel Zeit und Kapazitäten gekostet - teilweise 16 Stunden auch für kleinere Shops.”
Vor der Nutzung von Quinyx hat freenet mit einem eigens entwickelten System gearbeitet und sich aufgrund einiger Herausforderungen für eine neue, moderne Lösung entschieden. Stefanie Schorschinski, Teamleiterin Personal erzählt uns, welche Gründe das waren und welche Vorteile freenet mit Quinyx erlebt.
Mitarbeiter(ein)bindung im Fokus
In den 300 freenet Shops wird die Quinyx App seit 2019 von knapp 1.000 Angestellten für die täglichen Arbeitsabläufe genutzt. Stefanie Schorschinski, Teamleiterin Personal bei der freenet AG, berichtet von ihrem Arbeitsalltag: „Unsere größten Themen sind das Recruiting und die Besetzung der Shops. Im Fokus steht aber auch die Retention, also die Mitarbeiterbindung und die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit – wir sind mit regelmäßigen internen Umfragen und der Ableitung entsprechender Maßnahmen hier auf einem guten Weg.”
Besonders nach der Pandemie hat das Unternehmen gespürt, dass Anpassungen vorgenommen werden müssen. Stefanie berichtet: „Das Werteverständnis der Mitarbeitenden hat sich verändert: Unsere Shopmitarbeitenden sowie Führungskräfte wollen selbständig arbeiten und die Initiative ergreifen. Das bedeutet für uns im Personalbereich, dass wir unsere Mitarbeitenden und vor allem die Führungskräfte bei der Entwicklung begleiten.”
Stefanie führt weiter aus: „Heutzutage gibt es sehr viele Zusatzprodukte und Serviceleistungen, die dem Kunden ebenso verständlich nahegebracht werden. Im Shop gilt es, sich an die Kundenanforderungen anzupassen. Da die Shopmitarbeitenden dadurch mehr Beratung anbieten, hat dies zur Folge, dass die Weiterentwicklung für die Mitarbeitenden mehr gefördert werden muss, aber auch dass der Informationsfluss jederzeit sichergestellt werden muss.”
Vorher: Fehlender Überblick und Zeitverlust
Bevor freenet sich für die Personaleinsatzplanung von Quinyx entschied, arbeitete das Unternehmen mit Excel-Tabellen. Nachdem dort durch fehlende Rollen- und Rechtskonzepte, Auswertungsmöglichkeiten und Übersichtlichkeit die Grenzen erreicht waren, wurde selbst ein System entwickelt. Auch hier wurden bald Herausforderungen deutlich: Das System war im Einsatz nicht effizient, hat wichtige Kapazitäten gebunden und war sehr erklärungsintensiv.
„Früher haben die Planenden manchmal sechzehn Stunden im Monat für die Dienstplanerstellung gebraucht, teilweise sogar für nur drei Mitarbeitende. Das System vor Quinyx hatte lange Ladezeiten und es gab keine Möglichkeit, Auswertungen zu bekommen. Somit sind wichtige Informationen untergegangen, und Führungskräfte wussten nicht, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hatte. Ebenso wurden Informationen teilweise auf Zettel festgehalten, was aus Sicht des Datenschutzes schwierig ist. Wenn Mitarbeitende eine Schicht ändern oder ihre Wünsche äußern wollten, wurde dies entweder über ein anderes System eingetragen oder über Telefon bzw. WhatsApp geklärt. Dass so schnell Chaos entsteht und Absprachen untergehen, ist nicht verwunderlich. ”
Neben all den Besonderheiten, die bei den Serviceleistungen im Shop berücksichtigt werden, gibt es auch in der Dienstplanung im Handel einige Herausforderungen. „Ein gängiges Thema sind natürlich spontane Veränderungen durch Krankheit oder Ausfälle. Wir versuchen aber auch, die Dienstplanung für die Mitarbeitenden fair und flexibel zu gestalten. Beides können wir jetzt mit Quinyx durch die Möglichkeit der Wunschdienstplanung und der Rücksichtnahme auf Verfügbarkeiten.”
Nachher: Mit Quinyx viele Vorteile
Seit der Integration der Quinyx-Software profitiert freenet von folgenden Vorteilen:
- Transparente Auswertungen
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit & Zugriff auf eine intuitive App
- Hohe Zeitersparnis
- Geringer IT-Aufwand
- Hilfestellung durch Support und Kundenbetreuung
Transparente Auswertungen
Für freenet haben Auswertungen eine hohe Relevanz – auch für den Betriebsrat, der beispielsweise prüft, ob beim Thema Pausenzeiten alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden und ob die faire Dienstplanung gewährleistet wird.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit & Zugriff auf eine intuitive App
Stefanie führt aus: „Zu Beginn der Einführung von Quinyx gab es von Mitarbeitenden viele Fragen zur Nutzung, daher haben wir einen eigenen Leitfaden erstellt, der ganz auf unsere Bedürfnisse ausgerichtet ist. Mittlerweile gibt es wenige Fragen, denn man bekommt schnell ein gutes Gespür dafür, wie das System funktioniert. Unsere Mitarbeitenden sind zufriedener, seitdem sie die Planung selbst beeinflussen können. Wir sind hier im ständigen Austausch, zum Beispiel darüber, wie lange wir manche Shops geöffnet lassen sollen. Welche positiven oder negativen Veränderungen sich dadurch eingestellt haben, prüfen wir anhand verschiedener Tests und des Auswertungstools.”
Eine Shopmitarbeiterin fügt hinzu: „Viele meiner Kolleginnen und Kollegen nutzen die App, um ihre Schichten einzusehen und ihr Privat- und Arbeitsleben in Einklang zu bringen.” Der konstante Zugriff auf die App sorgt für bessere Prozesse. Mit Quinyx können die Mitarbeitenden von freenet neben dem einfachen und schnellen Schichttausch auch eine Art Wunschdienstplanung vornehmen. Was früher auf Zetteln, per WhatsApp oder Telefon geregelt wurde, läuft jetzt über die Quinyx App – so kann kein „Wunsch-Frei” vergessen werden und wird nach Möglichkeit in der Planung berücksichtigt. Ebenfalls können die Mitarbeitenden zum Beispiel spontan ein Treffen mit Freunden planen – egal ob in vier Tagen oder vier Wochen. Falls dann eine Schicht geplant ist, können sie direkt mit einer Kollegin oder einem Kollegen tauschen. So gewinnen alle eine Planungssicherheit, die vorher nicht da war.
Hohe Zeitersparnis
Mittlerweile dauert die Dienstplanung maximal eine Stunde pro Monat. Im Vergleich zu den zuvor benötigten 16 Stunden stellt das eine enorme Zeitersparnis dar. Die freenet-Planenden nutzen Vorlagen, prüfen lediglich ein paar Meldungen im System und können den Plan anschließend für mehrere Wochen oder sogar Monate ausrollen. Die Führungskräfte nutzen die durch die bessere Dienstplanung gewonnene Zeit für Schulungen, Shopbesuche und persönliche Weiterentwicklung.
Wenn die Führungskräfte ihre Monatsplanung vornehmen, um ihre Touren zu planen und die Stores zu besuchen, nutzen sie ebenfalls Quinyx. So haben sie eine hohe Planungssicherheit und eine Übersicht über die Stundenkonten der Mitarbeitenden. Das war vorher nicht möglich, da es keine verlässliche Stundenberechnungen gab.
„Wir haben pro Gebiet sogenannte ‘Dienstplan-Paten’. Sie sind tief im Thema und die Hauptansprechpartner:innen für Mitarbeitende, die sich zum Beispiel krankmelden müssen. Die Paten helfen auch dabei, Mitarbeitende an andere Shops auszuleihen, wenn es einen Personalmangel gibt. Das klappt ganz einfach über die App.”
Geringer IT-Aufwand
„Wir haben mit Quinyx keinen bzw. kaum nennenswerten IT-Aufwand, während sich früher zwei Personen mit dem System beschäftigt haben. Dadurch konnten wir auch an dieser Stelle Kosten reduzieren. Jetzt haben wir einen externen Berater, Rolf Leder von Qualitiks GmbH, der eng mit Quinyx zusammenarbeitet und uns bei Software-Updates unterstützt.” Da die Personalabteilung von freenet technisch sehr affin ist, werden viele Themen selbst abgedeckt, wie beispielsweise das Erstellen von Support-Tickets.
Rolf Leder fügt hinzu: „Wenn Quinyx richtig aufgesetzt ist, gibt es kaum Themen, die einen IT-Aufwand hervorrufen könnten. Die Software funktioniert mit wichtigen Schnittstellen, wie beispielsweise SAP SuccessFactors, und das Quinyx-Team hilft immer dabei, eine Lösung zu finden, auch bei Herausforderungen. Ebenfalls hervorzuheben ist, dass Quinyx nach erfolgter Implementierung bereit ist, Anpassungen vorzunehmen oder Drittsysteme neu anzuschließen. Mit Quinyx sind neue Dinge immer möglich und das Team stellt sich diesen Themen mit offenen Augen. Es ist ein Miteinander.”
Hilfestellung durch Support und Kundenbetreuung
„Früher mussten wir den Support für unsere Mitarbeitenden selbst anbieten. Dabei war es manchmal schwierig, das eigens entwickelte System zu verstehen und auch die Stundenberechnung nachzuvollziehen. Jetzt erhalten wir immer Unterstützung und konkrete Lösungsvorschläge von Quinyx. Als beispielsweise das Thema Kurzarbeit während der Pandemie relevant wurde, haben wir mit einem Quinyx-Ansprechpartner innerhalb kürzester Zeit eine Lösung entwickelt. Der Großteil der Tickets wurde bislang sehr schnell bearbeitet und die Antworten sind auch verständlich”, kommentiert Stefanie.
freenet profitiert auch von einem Ansprechpartner aus der erweiterten Kundenbetreuung, dem Customer Success Manager. Hierüber freut sich auch Stefanie: „Die Zusammenarbeit ist auf fachlicher und persönlicher Ebene sehr bereichernd, weil der Success Manager bei der kreativen Lösungsfindung und Umsetzung unserer Interessen jederzeit weiterhilft.”
Stefanie Schorschinski fasst zusammen: „Ich würde Quinyx allen Unternehmen empfehlen, die eine schnelle Implementierung wünschen und ein Tool benötigen, das sich einfach bedienen lässt. Unsere Mitarbeitenden haben mehr Freiheit bekommen und können ihre Arbeitszeit mitgestalten. Das ist für uns ein großer Gewinn.”
Über freenet AG
Die freenet AG versteht sich selbst als Digital-Lifestyle-Provider. Der Digital Lifestyle umfasst dabei insbesondere die Themen Telekommunikation, Internet, Energie, TV sowie alle Services, Anwendungen und Geräte, die mit einem mobilen Endgerät verbunden oder durch dieses steuerbar sind. Mit dem konsequent am Kunden und seinen Bedürfnissen ausgerichteten Geschäftsmodell gehört freenet mit rund 9 Millionen Abonnenten zu den führenden Marktteilnehmern in Deutschland. Im Fokus stehen die direkte Kundenbeziehung sowie direkt steuerbare Vertriebskanäle, zu denen über 500 freenet Shops und etwa 40 GRAVIS Stores, aber auch zahlreiche weitere (Online-)Vermarktungs-Plattformen zählen.