Der Mittelstand wird häufig als das Rückgrat der Wirtschaft bezeichnet – doch oftmals fehlen mittelständischen Unternehmen Ressourcen, um Digitalisierungsprojekte effektiv voranzutreiben. Außerdem sind sie häufig noch stärker von Problemen betroffen.
Herausforderungen für mittelständische Unternehmen
- Fachkräftemangel und demographischer Wandel: 66 % der befragten mittelständischen Unternehmen empfinden den Fachkräftemangel als herausfordernd - das fand eine Studie der Beratungsgesellschaft PwC im Jahr 2024 heraus. Das Institut für Mittelstandsforschung identifizierte den Fachkräftemangel bzw. den demographischen Wandel sogar als die größte Herausforderung. Unternehmen sind gezwungen, ihre vorhandenen Mitarbeitenden effizienter einzusetzen, aber auch ihr Image als Arbeitgeber in den Fokus zu rücken, um neue Fachkräfte anzuwerben.
- Change Management bei der Digitalisierung: Die Digitalisierung und neue Technologien wie KI und Automatisierung gehören ebenfalls zu den wichtigsten Herausforderungen. Werden neue digitale Tools eingeführt, muss sichergestellt werden, dass das Unternehmen sich mit dem Change Management auseinandersetzt. Dazu gehört bspw. die offene Kommunikation, die Einbindung der Belegschaft und eine Plattform für Feedback. Unzureichendes Change Management erschwert die Einführung neuer Technologien bzw. die Akzeptanz neuer Tools.
- Hohe Kosten und Bürokratie: Viele Unternehmen schrecken vor den Investitionskosten zurück, die mit Digitalisierungsprojekten verbunden sind. Außerdem befürchtet der Mittelstand häufiger als große Unternehmen den bürokratischen und administrativen Aufwand.
- DSGVO und Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben spielt immer, aber insbesondere bei der Dienstplanung und Zeiterfassung eine wichtige Rolle. Neben unterschiedlichen Verträgen und Arbeitszeiten müssen auch allgemeingültige Arbeitsgesetze sowie tarifliche Bestimmungen eingehalten werden.
- Fehlende Daten für datenbasierte Entscheidungen: Unternehmen im Mittelstand haben oft nicht die Mittel, um Daten angemessen zu erfassen und auszuwerten. So kommt es häufig vor, dass Dienstpläne bspw. nach Erfahrungswerten und Bauchgefühl erstellt werden, obwohl eine datengestützte Personalbedarfsprognose eine deutlich bessere Dienstplanung ermöglichen würde.
Wie bereits erwähnt zählt auch die Digitalisierung der Dienstplanung und Zeiterfassung zu den Themen, denen sich viele mittelständische Unternehmen noch nicht gewidmet haben und wo Planende weiterhin mit Stift und Papier oder einer komplizierten Excel-Tabelle arbeiten.
Die gute Nachricht: Moderne Software für Dienstplanung und Zeiterfassung kann dabei helfen, die oben genannten Herausforderungen zu meistern. Automatisierte Prozesse, nutzerfreundliche Apps und intelligente Datenanalysen erleichtern die Planung, reduzieren Personalkosten und steigern die Zufriedenheit der Belegschaft. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Ihr Digitalisierungsprojekt für die Schichtplanung und Zeiterfassung gelingt und welches mittelständische Unternehmen bereits erfolgreich auf digitale Lösungen wie Quinyx setzt.
Erfolgsfaktoren für Ihr Digitalisierungsprojekt im Mittelstand
1. Binden Sie alle Stakeholder frühzeitig ein
Beziehen Sie von Anfang an alle relevanten Abteilungen (Personalabteilung, IT, Betriebsrat, Management, etc.) ein. So wird nicht nur mehr Akzeptanz für das Projekt und später auch die Einführung der Software geschaffen - es ist auch wichtig, um ein vollständiges Anforderungsprofil zu erstellen.
Der Personalabteilung wird es bspw. wichtig sein, dass die Software oder App dabei hilft, Personalkosten zu senken oder die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Jennifer Dolz, Personalreferentin von EDEKA Schmidt & Christ betonte nach der Implementierung von Quinyx unter anderem, dass die neue Dienstplan-App ein wichtiger Pluspunkt für Bewerber:innen sei, insbesondere für jüngere Talente.
Die IT-Verantwortlichen des Unternehmens werden hingegen viel Wert darauf legen, dass der langfristige Aufwand gering ist und die Schnittstellen zu vorhandenen Systemen gut funktionieren. So betont bspw. Rolf Leder, Implementierungspartner im Projekt mit freenet, wie wichtig es ist, dass der Software-Anbieter einen langfristig begleitet und z. B. Integrationen nach Bedarf der Kunden anpasst.
2. Anforderungsprofil erstellen
Wie zuvor erwähnt ergibt es Sinn, ein Anforderungsprofil zu erstellen, bevor man sich auf die Suche nach einem Software-Anbieter macht. Definieren Sie klare Ziele und Anforderungen an das neue Dienstplanungs- und Zeiterfassungssystem, um die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Wichtig: Binden Sie an dieser Stelle auch die Planungsverantwortlichen und ggf. sogar ausgewählte Mitarbeitende ein. Überprüfen Sie, ob die Annahmen, die das Projektteam getroffen hat, mit der Realität übereinstimmen. Schließlich sind es die Planenden und Mitarbeitenden auf der Fläche, die am Ende mit der neuen Dienstplanung und Zeiterfassung tagtäglich arbeiten müssen.
3. Anbieter und Referenzen prüfen
Vergleichen Sie verschiedene Softwarelösungen, prüfen Sie Kundenbewertungen und lesen Sie Referenzen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Eine der bekanntesten Bewertungsplattformen ist G2, aber auch der Gartner® Market Guide for Workforce Management Applications eignet sich, um einen Überblick über den Anbieter-Markt zu bekommen.
Marktführer im Mittelstand: Quinyx wird regelmäßig durch die Bewertungsplattform G2 als Leader ausgezeichnet. Das Ranking basiert auf den Bewertungen der User.
Die meisten Anbieter für Dienstplanung und Zeiterfassung stellen außerdem Referenzen bzw. Fallstudien zu ihren Kunden zur Verfügung. Hier sehen Sie zum Beispiel eine ausführliche Liste der Unternehmen, mit denen Quinyx bereits zusammenarbeitet.
Weiter unten in diesem Artikel berichten wir Ihnen außerdem von einem unserer Kunden aus dem Mittelstand – also unbedingt weiterlesen!
4. Implementierung der neuen Software für Dienstplanung und Zeiterfassung
Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, geht es an die Implementierung. In der Regel werden Sie hier von Ihrem Software-Anbieter vollumfänglich unterstützt und geleitet. Quinyx setzt auf internationale Expertise mit lokalen Experten, das heißt: Wir stellen Ihnen auf Wunsch gern deutschsprachige Ansprechpartner zur Verfügung und sie profitieren dennoch von unserer internationalen Projekterfahrung.
Wir haben Kunden in EMEA, Skandinavien, USA und Australien und betreuen Unternehmen aus dem Einzelhandel, der Logistik, dem Gastgewerbe und weiteren Branchen seit 2005. Das gibt uns die Möglichkeit, Ihnen bei Ihrem Digitialisierungsprojekt bestmöglich zur Seite zu stehen.
5. Change Management und stetige Optimierung
Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig, um eine hohe Akzeptanz für das neue Tool zu gewährleisten.
Außerdem sollten Sie auch nach der Einführung das System regelmäßig evaluieren und in Zusammenarbeit mit dem Anbieter weiter optimieren. Oftmals können weitere Module nachträglich hinzugefügt werden, wie etwa die KI-gestützte Personalbedarfsplanung bei Quinyx. Solch ein modulares System macht vor allem Sinn, wenn Sie erst einmal mit der grundlegenden Digitalisierung der Dienstplanung bzw. Zeiterfassung starten möchten, sich aber die Möglichkeit der Weiterentwicklung offen halten wollen.
Wie die Bäckerei und Konditorei Müller & Egerer die Dienstplanung und Zeiterfassung digitalisiert hat
Die familiengeführte Bäckerei Müller & Egerer betreibt über 65 Filialen im Nordwesten Deutschlands. Um die rund 950 Mitarbeitenden im Arbeitsalltag zu entlasten, ihre Zufriedenheit zu steigern und effiziente Abläufe sicherzustellen, setzt das Unternehmen auf die Workforce-Management-Plattform von Quinyx.
Das mittelständische Unternehmen nutzt dabei die folgenden Module von Quinyx:
- Dienstplanung
- Zeiterfassung
- KI-gestützte Module zur Optimierung von Dienstplänen
Menschlichkeit trifft Zukunftstechnologie: Mit der modernen Lösung von Quinyx wird der Arbeitsalltag bei Müller & Egerer nicht nur effizienter, sondern bringt vor allem für Mitarbeitende eine Entlastung.
Das sind die Vorteile, die das mittelständische Bäckerei-Unternehmen bereits sieht:
Fachkräftemangel durch Automatisierung kompensieren
Die Zeiterfassung mit Quinyx minimiert Fehler bei der Entgeltabrechnung, spart Zeit und entlastet dadurch die Personalabteilung. Die automatisierte Dienstplanung unterstützt den effizienten Einsatz des vorhandenen Personals und hilft somit, den Fachkräftemangel zu kompensieren.
Akzeptanz schaffen durch Mitarbeitervorteile
Philipp Schwagmeier, Leiter Digitale Transformation, erläutert die Hintergründe des Projekts: „Für uns war wichtig, dass die Anwendung übersichtlich und benutzerfreundlich ist, damit sie auf eine möglichst breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden stößt. Zudem sollte das Tool bei der Planung alle Qualifikationen unserer Angestellten berücksichtigen und ihnen mehr Mitbestimmungsrecht geben, z. B. durch die Angabe von Dienstplanwünschen.”
Keine Sorgen mehr um rechtliche Verstöße, kein Papierkram mehr
Ein entscheidender Vorteil für Müller & Egerer war die Möglichkeit, die Planung dezentral und ohne zusätzliche Prüfschritte in der Zentrale durchzuführen – ganz ohne papierbasierte Prozesse. Dank Quinyx können die Filialen ihre Einsatzpläne nun eigenständig erstellen, da die Software alle relevanten Parameter und rechtlichen Vorgaben zuverlässig berücksichtigt.
Datenbasierte Entscheidungen in der Dienstplanung
Die Nutzung von Algorithmen in der Dienstplanoptimierung erlaubt es Müller & Egerer, Schichten unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren (z. B. Qualifikationen, vereinbarte Arbeitsstunden, Dienstplanwünsche etc.) automatisiert innerhalb weniger Minuten zuzuweisen. So werden optimale Dienstpläne erstellt, die nicht auf Bauchgefühl basieren, sondern auf echten Daten.
Fazit: Der Weg zu digitaler Dienstplanung und Zeiterfassung im Mittelstand
Mit der richtigen Strategie wird die Digitalisierung der Dienstplanung und Zeiterfassung im Mittelstand ein Erfolg. Erfolgsbeispiele wie das von Müller & Egerer zeigen, dass Unternehmen durch digitale Lösungen die Herausforderungen des Mittelstands bewältigen können.
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