Wie wird die Zeiterfassung im Gesetz in Deutschland gehandhabt?
Zeiterfassung - Was ist erlaubt? Für die meisten Arbeitnehmenden in Deutschland wird die Arbeitszeit durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt.
Für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmenden gibt es allerdings Sonderregelungen für die Arbeitszeit. Zum Beispiel für Jugendliche, die das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht haben. Oder Beamte, Schiffsbesatzungen oder leitende Angestellte, für die eigene gesetzlichen Bestimmungen gelten. Alle Ausnahmen für das Zeiterfassung Gesetz werden in den §§ 18ff. des ArbZG angeführt.
Zeiterfassung Gesetz – Das sagt das Arbeitszeitgesetz!
Der deutsche Gesetzgeber verfolgt mit dem ArbZG zwei Ziele:
- Arbeitnehmende sollen vor Ausbeutung und Willkür seitens der Arbeitgebenden bewahrt werden.
- Letzteren soll eine gewisse Flexibilität verschafft werden. Trotz schwankender Auftragslagen, (internationaler) Konkurrenz, Auslastungsschwankungen usw. sollen Unternehmen ihre Ziele erreichen. Und das, ohne das Wohlbefinden und die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.
Zeiterfassung Gesetz – Das wird in erster Linie im ArbZG geregelt:
- die Dauer der Arbeitszeit zuzüglich Ruhezeiten
- wie bei Bereitschaftsdiensten und Nachtarbeit zu verfahren ist
- welche Bedingungen an einen Ausgleich von Sonderschichten gestellt werden
- welche Vorgaben zu Pausenzeiten und Überstunden einzuhalten sind.
Diese Bestimmungen im Zeiterfassung Gesetz können in bestimmten Fällen abweichend durch tarifliche oder betriebsinterne Vereinbarungen geregelt werden. Zum Beispiel, wenn betriebliche und/oder zeitliche Erfordernisse dies voraussetzen:
- in bestimmtem Branchen (beispielsweise in der Landwirtschaft während der Erntezeit)
- in Schicht- und Verkehrsbetrieben (zur Aufrechterhaltung der Konkurrenzfähigkeit)
- bei Notfall- und Katastrophenfällen
Höchstgrenzen der Arbeitszeit laut zeiterfassung Gesetz
In § 3 ArbZG ist die Arbeitszeit der Arbeitnehmenden an Werktagen geregelt. Diese darf maximal acht Stunden betragen.
Dabei gilt auch der Samstag als Werktag. Das heißt, der Berechnung der werktäglichen Arbeitszeit liegt eine 6-Tage-Woche zu Grunde.
Die Pausenregelung eines Unternehmens muss eine Arbeitsunterbrechung zwingend nach sechs Stunden Arbeitszeit vorsehen. Nach sechs Stunden Arbeitszeit schreibt § 4 ArbZG eine Pause von mindestens 30 Minuten vor. Nach neun Stunden Arbeitszeit eine Pause von 45 Minuten.
Nach Ende der täglichen Arbeitszeit muss der Arbeitgebende dem Arbeitnehmenden außerdem zumindest elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit gewähren (§ 5 ArbZG).
An Sonn- und Feiertagen dürfen Arbeitnehmende grundsätzlich nicht beschäftigt werden (§ 9 ArbZG).
Für Nachtarbeit (zwischen 22 und 6 Uhr, mindestens 48 Tage im Jahr) gilt der Grundsatz, dass nur gesundheitlich einwandfreie Mitarbeitende dafür infrage kommen. Außerdem muss der familiäre Hintergrund beachtet werden. Das gilt insbesondere bei Kindern unter 12 Jahren oder pflegebedürftigen Angehörigen, die versorgt werden müssen. Nachts darf die Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Sollte die Schicht länger sein, ist der Ausgleichszeitraum auf vier Wochen verkürzt. Einsatzzeiten während Rufbereitschaften müssen in dieser Frist ebenfalls ausgeglichen werden.
Zeiterfassung Gesetz: Ausnahmen der festgelegten Höchstgrenzen laut ArbZG
In Deutschland gilt nach dem Arbeitszeitgesetz grundsätzlich für Arbeitnehmende eine Höchstgrenze der werktäglichen Arbeitszeit von acht Stunden. Um eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten zu ermöglichen, erlaubt das ArbZG auch Ausnahmeregelungen.
Pflicht zur Zeiterfassung und Aufzeichnung der Arbeitszeiten – Das sagt das Zeiterfassung Gesetz
Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, 55/18) aus Mai 2019, forciert durch eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts im September 2022, verpflichtet Unternehmen in Europa dazu, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden komplett zu erfassen. Das hat viele Unternehmen verunsichert.
Ausführliche Tipps und Hintergrundinfos zum EuGH-Urteil haben wir hier für Sie zusammengestellt:
Schon heute verpflichtet §16 ArbZG Arbeitgebende dazu, eine Zeiterfassung für Arbeitszeiten durchzuführen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht bzw. zehn Stunden (s.o., §3 ArbZG) hinausgehen.
Erst bei Überschreitung der maximalen werktäglichen Arbeitszeit von acht Stunden kommt derzeit also die Aufzeichnungspflicht zum Tragen. Wie das gemacht wird, entscheidet der Arbeitgebende. Diese Aufzeichnungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt und auf Verlangen den zuständigen Behörden vorgelegt werden.
Außerdem gibt es bereits Bereiche, für die eine komplette Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben ist:
- geringfügig Beschäftigte nach Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Branchen nach Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)
Gibt es derzeit Ausnahmen oder Sonderregelungen für die Pflicht zur Zeiterfassung? Das Zeiterfassung Gesetz gibt Aufschluss!
Für Minijobber in privaten Haushalten besteht keine Pflicht zur Zeiterfassung.
Weitere Ausnahmen und Erleichterungen sind in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) geregelt. Arbeitnehmende, die mobil tätig sind und keine Vorgabe zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) haben und sich diese selbst einteilen, müssen demnach derzeit nur die Dauer ihrer täglichen Arbeitszeit erfassen. Dazu zählen z. B. das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditions-, Transport und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszustellerinnen und -zusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten müssen regelmäßig ihre Arbeitszeit aufzeichnen. Eine entsprechende Dokumentationspflicht aufgrund des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes besteht in Wirtschaftsbereichen, in denen ein Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz allgemein verbindlich ist.
Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) listet außerdem Ausnahmen auf für die in §2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige. Das heißt: für Arbeitnehmende, die monatlich regelmäßig mehr als 2.958 EUR brutto verdienen, entfällt die Aufzeichnungspflicht. Das greift allerdings nur, wenn der Arbeitgebende hier seinen Pflichten nach §16 Abs. 2 ArbZG (s.o.) nachkommt, also Arbeitszeiten über acht Stunden pro Tag aufzeichnet. Außerdem muss ein Verzeichnis der Arbeitnehmenden angelegt werden, die in diese Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Diese Dokumente müssen ebenfalls mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Die Pflicht zur Zeiterfassung kommt.
Viele Firmen stehen seit Verkündung des EuGH-Urteils, forciert durch die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts, im Zugzwang. Sie rüsten nun technisch auf, bereiten sich auf Pflicht zur Zeiterfassung vor. Und machen die Pflicht zur Chance, indem sie im gleichen Schritt ihre Prozesse im Personalmanagement optimieren und digitalisieren.
Mit einer digitalen Zeiterfassung wie der Quinyx App erfüllen Sie ganz einfach Ihre Dokumentationspflicht. Jederzeit und von überall.
Welche Vorgaben gelten für die Aufzeichnung der Arbeitszeit? Das besagt das Zeiterfassung Gesetz.
Im Arbeitszeitgesetz ist derzeit keine bestimmte Form der Zeiterfassung vorgeschrieben. Außer, dass aus den Aufzeichnungen der zeitliche Umfang der Überschreitung der Höchstgrenze von acht Stunden werktäglicher Arbeitszeit hervorgehen muss. Ob die Aufzeichnung handschriftlich oder digital erfolgt, ist also Arbeitgebenden überlassen.
Grundsätzlich ist der Arbeitgebende laut § 16 ArbZG verpflichtet, die Zeiten zu erfassen. Allerdings kann er die Zeiterfassung an den Arbeitnehmenden delegieren. Die Verantwortung für die korrekte Aufzeichnung der Arbeitszeiten bleibt aber in jedem Fall beim Arbeitgebenden.
Was muss beim Einsatz von Arbeitszeitkonten laut Zeiterfassung Gesetz beachtet werden?
Arbeitszeitkonten müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten ausgeglichen werden. Ob das durch bezahlten Freizeitausgleich oder durch Auszahlung der Überstunden erfolgt, ist dabei egal.
Diese zwölf Monate gelten für diejenigen Arbeitszeitkonten, bei denen die Mehrarbeit nicht durch Zahlung des Mindestlohns abgedeckt ist. Sprich: wenn Arbeitnehmende inklusive der geleisteten Mehrarbeitsstunden in dem Monat immer noch den Mindestlohn je Zeitstunde erhalten, unterliegen diese Mehrarbeitsstunden nicht der 12-Monats-Regelung.
Die auf das Arbeitszeitkonto gebuchten Stunden müssen weniger als 50 % der monatlich vereinbarten Arbeitszeit betragen.
Welche rechtliche Grauzonen gibt es beim Zeiterfassung Gesetz?
Eine Grauzone ist, inwieweit Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen unter die Aufzeichnungspflicht fallen. Weil das Arbeitszeitgesetz jedoch ein grundsätzliches Arbeitsverbot an Sonn- und Feiertagen im ArbZG vorschreibt, sollten Arbeitgebende Arbeitszeiten an diesen Tagen auf jeden Fall dokumentieren. Egal, ob es sich um Überzeit handelt oder nicht.
Ein weiterer Punkt sind die Ausgleichszeiten. Ob und inwieweit Zeiten aufgezeichnet werden müssen, die bei Überschreitung der Acht-Stunden-Grenze der werktäglichen Arbeitszeit in Ausnahmefällen zu gewähren sind, ist umstritten.
Sie wollen mehr zum Thema Zeiterfassung erfahren und wie Sie diese mit digitalen Tools modernisieren können? Quinyx ist einer der Marktführer für cloudbasiertes KI-geschütztes Workforce Management. In unserem Blog finden Sie Wissenswertes zu den Themen Workforce Management, Personaleinsatzplanung und Mitarbeiterengagement. Bei Fragen können Sie uns jeder Zeit kontaktieren – unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung.
Gerne beraten wir Sie, ob eine digitale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Lassen Sie uns sprechen und nutzen Sie moderne Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen:
