Ben jij een manager bij een bedrijf waar mensen werken op basis van uurloon, of wisselende diensten? Dan is de kans groot dat je geen fan bent van het maken van bedrijfsroosters. Je bent niet alleen. Over het algemeen word deze taak gezien als tijdrovend, foutgevoelig en frustrerend, vanwege alle verschillende factoren waar je rekening mee moet houden, zoals bijvoorbeeld personeel die graag van dienst willen ruilen.
Met alle technische mogelijkheden van deze tijd denken wij wel eens dat de meeste bedrijven al lang zijn overgestapt van bedrijfsroosters op pen en papier, of Excel, naar iets geavanceerds. Het tegendeel is waar.
Gelukkig is er een oplossing beschikbaar die er voor gaat zorgen dat je tijd overhoud, en dus geld bespaard.
Een AI-driven personeelsplanning software zoals Quinyx kan ingewikkeld klinken, of wellicht veel te veel om mee te beginnen, maar wanneer je inziet hoeveel makkelijker het is, wat de voordelen zijn en wat voor kosten je er mee bespaard, ben je verkocht. Als je meer wilt weten over de voordelen van AI, zoals demand forecasting, klik dan vooral op deze link, maar ik hou het voor nu even bij de basis van het creëren van bedrijfsroosters en personeelsplanningen.
Laten we beginnen bij de definitie van een goed bedrijfsrooster. Een goed bedrijfsrooster is makkelijk om in elkaar te zetten. Het is geen gevreesde klus, het is niet tijdrovend, en niet frustrerend. Met een paar klikken met je muis moet de klus geklaard zijn, en eventuele wijzigingen moet je kunnen toevoegen in gebruiksvriendelijke software. Daarnaast is een goed bedrijfsrooster voor iedereen, altijd en overal beschikbaar - voor zowel de werkgever als de werknemer. In andere woorden, hij moet dus beschikbaar zijn via een app die je kunt openen op je smartphone. Mocht je inderdaad nog met een geprint rooster, of Excel werken, dan valt hier dus een wereld te winnen.
Laten we daarnaast eens kijken hoe we de daadwerkelijke planning kunnen verbeteren. Een goed bedrijfsrooster zorgt er voor dat het juiste aantal werknemers, met de juiste skills, op het juiste moment aan het werk is. Dit is natuurlijk het ultieme doel van elk rooster. Overbezetting kost geld, en onderbezetting leidt tot een daling van het moreel van het personeel, onnodige stress en een lagere standaard van je klantenservice. Je hebt een tool nodig die perfecte roosters creëert en optimale bedrijfsprestaties garandeert door het gebruik van data. En dat alles terwijl er rekening wordt gehouden met de vaardigheden van werknemers, gecontracteerde uren, arbeidsvoorschriften en eventuele voorspellingen over de benodigde bezettingsgraad. Dit is niet iets wat je met pen en papier wilt uitvogelen.
In de openingsparagraaf hadden we het over stress die veroorzaakt wordt door werknemers die van dienst willen of moeten ruilen, door ziekte of met een persoonlijke reden. Het zoeken van vervanging, door rond te bellen en de mailen, kan veel tijd en energie vergen van een manager. Stel je voor dat je medewerkers in staat zijn om zelf diensten met elkaar de ruilen via dezelfde app die ze toegang geeft tot hun rooster, of dat je beschikbaar diensten kunt in zien, en een ruilverzoek voor ze in zou kunnen dienen. Op deze manier is het ruilproces voor personeel een stuk makkelijker en toegankelijker, en ook het goedkeuren de aanvragen kan met slechts aan paar vingertikken op je telefoon scherm.
En dan als laatste, een van de factoren waar je rekening mee moet houden bij het creëren van een dienst, en weer iets dat makkelijker wordt door het gebruik van een software; is arbeidswetten en compliance. Het naleven van de Nederlandse arbeidswet voorkomt mogelijke aanklachten. En om te voorkomen dat je ze schend, kunnen alle toepasbare wetten vooraf geprogrammeerd worden in de software. Die markeert vervolgens de schendingen in je planning, zodat je er op kunt acteren.
Dit zijn de basisprincipes waarop je bedrijfsroosters kunt verbeteren, en hoe de overstap van papier naar technologie zowel tijd als geld bespaart. Meer informatie over Quinyx, of direct contact met ons team, kun je aanvragen via onderstaande formulier.
