Tehokas työvuorosuunnittelu säästää aikaa, vaivaa ja rahaa.
Monissa organisaatioissa työvuorosuunnittelu tarkoittaa yhä edelleen sekavia työvuorolistoja Excelissä. Lähes kaikilla vuorotyöaloilla kamppaillaan saman aikaa ja resursseja vievän ikuisuusongelman parissa.
Työvuorolistojen, miehityksen ja työvuorokierron manuaalinen suunnittelu Excelissä voi viedä tunteja. Lisäksi vuoroista täytyy erikseen tiedottaa työntekijöille. Suunnitelmien mukauttaminen yllättäviin muutoksiin työviikon aikana taas voi viedä jopa enemmän aikaa kuin itse työvuorolistan teko. Kaikki tähän käytetty aika on pois liiketoiminnan kehittämiseltä.
”Mitkä vuorot minulla on ensi viikolla?”
Tämän kysymyksen jokainen esimies kuulee usein.
Oli kyseessä ravintolan 50 tuntityöntekijää tai tavaratalon monisatapäinen henkilöstö, työntekijät haluavat aina tietää tulevat työvuoronsa.
Yhdelle työntekijälle vastaaminen vie arviolta viitisen minuuttia. Entä jos saman kysymyksen esittää 50 työntekijää? Aikaa vastaamiseen kuluu 250 minuuttia, eli reilut neljä tuntia.
Esimies käyttää siis neljä tuntia tuottamattomaan työhön ongelman parissa – ongelman, jota ei olisi olemassa, jos käytössä olisi työvoimanhallintajärjestelmä.
Kun käytössä on työvoimanhallintajärjestelmä, työntekijöiden ei tarvitse odottaa, että ilmoitustaululle ilmestyy uusi työvuorolista. Vuorolistat julkaistaan samaan aikaan digitaalisesti joka viikko: työntekijät saavat heti kaikki tarvittavat tiedot ja he pääsevät niihin käsiksi mobiilisovelluksen kautta mistä tahansa.
Verkkopohjaisen työvoimanhallintajärjestelmän ja mobiilisovelluksen avulla yritys säästää aikaa ja rahaa sekä kasvattaa tuottavuuttaan.
”Minulle lisää tunteja tällä viikolla, jos sopii!”
Työvoimanhallintajärjestelmän myötä kaikki kyselyt ja pyynnöt saadaan samaan paikkaan. Tuntitoiveet käsitellään automaattisesti saapumisjärjestyksessä, joten kun joku ei pääse töihin, järjestelmä osoittaa automaattisesti vuoron seuraavalle lisätunneista kiinnostuneelle.
”Me vaihdoimme vuoroja.”
On tavallista, että työntekijät unohtavat kysyä tai mainita vuorojen vaihdosta asiasta työnjohdolle. Merkinnät tulostetulla työvuorolistalla lisääntyvät sitä mukaa, kun nimiä viivataan yli ja tunteja muutetaan. Lopuksi on täysin mahdotonta yrittää saada kirjauksista selvää.
Mitäpä jos kaiken tämän voisi tehdä yhdessä paikassa, joko verkossa tai sovelluksessa, ja esimiehen ei tarvitsisi kuin hyväksyä muutokset yhdellä painalluksella? Quinyxin avulla se on mahdollista.
Kaikki samassa ratkaisussa
Työvuorolistojen, miehityksen ja työvuorokierron suunnittelu Excelissä voi viedä tunteja. Suunnitelmien mukauttaminen operatiivisen toiminnan muutoksiin työviikon aikana voi viedä jopa suunnittelua enemmän aikaa. Kaikki tähän käytetty aika on pois liiketoiminnan kehittämiseltä.
Tekniikan edistysaskeleiden ansiosta te voitte jättää hyvästit Excel-taulukoille ja sekaville työvuorolistoille taukotilan seinällä. Nykyaikaisen työvoimanhallintajärjestelmän ja mobiilisovelluksen avulla säästyy aikaa ja rahaa sekä liiketoiminnan tuottavuus nousee.
Jätä siis hyvästit Excel-taulukoille jo tänään Quinyxin avulla.