Markkinoilla on lukematon määrä työvoimanhallinnan ratkaisuja, vuorolistojen laatimiseen tarkoitettuja työkaluja, palkanmaksusovelluksia, HR-järjestelmiä ja viestintäalustoja. Omiin tarpeisiin parhaiten sopivan ratkaisun etsiminen ja vaihtoehtojen vertaileminen voi tuntua kovin työläältä.
Uuden järjestelmän käyttöönotto – tai edes nykyisen vaihtaminen – vaatii tehokasta muutoksenhallintaa. Alkuinvestoinneilta ei voi välttyä, ja muutokselle on myös saatava työntekijöiden tuki.
Siksi onkin erityisen tärkeää varmistaa, että lopputulos on vaivan arvoinen ja että valittava palveluntarjoaja ja työvoimanhallinnan ratkaisu soveltuvat yrityksen tarpeisiin parhaalla mahdollisella tavalla.
1. Kysy perustavanlaatuiset kysymykset
Ennen investointipäätöksen tekemistä kannattaa kysyä muutamia peruskysymyksiä sekä yrityksessä sisäisesti että palveluntarjoajilta:
- Saako ratkaisun otettua helposti käyttöön? (Lisävinkki: lue ajatuksia käyttöönotto-oppaastamme!)
- Kehitetäänkö uusia ominaisuuksia ja käytettävyyttä jatkuvasti? Tuottavatko muutokset käyttäjälle lisäarvoa?
- Onko ratkaisu aidosti pilvipohjainen ja siten nopeasti käyttöönotettavissa ja skaalattavissa?
- Kuinka tärkeää tutkittu tieto ja kehitystyö ovat palveluntarjoajalle?
- Kuinka hyvin mobiilisovellus toimii, ja millaista palautetta se on saanut loppukäyttäjiltä?
- Antaako ratkaisu arvokasta tietoa liiketoiminnan pohjaksi?
- Voiko järjestelmää käyttää eri laitteilla, jolloin työvoimanhallinta on mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta?
Vastaukset näihin kysymyksiin johdattavat yrityksen oikean ratkaisun äärelle.
2. Vaihtoehtojen kartoitus
Kun työvoimanhallinnan sovelluksen hankkiminen tulee ajankohtaiseksi, seuraavanlainen tarkistuslista voi olla hyödyksi oikeiden asioiden pohtimisessa:
- Etsi luotettava kumppani. Kohdistuipa päätös lopulta mihin tahansa työkaluun, palveluntarjoajaa valitessa kannattaa panostaa luotettavuuteen. Kumppanin on ymmärrettävä paitsi asiakkaan liiketoimintaa myös ne erityiset haasteet, joita työkalulla halutaan organisaation työvoimanhallinnassa ratkoa. Menestyksekäs yhteistyö vaatii taustalleen vahvan kumppanuuden: kaikki hyvät suhteet luodaan molemminpuolisen luottamuksen ja kunnioituksen maaperälle.
- Valitse pilvipohjainen ratkaisu. Nyrkkisääntönä suosittelemme välttämään vanhan koulukunnan ratkaisuja, joissa on investoitava infraan ennen varsinaisen ratkaisun käyttöönottoa. Jos ohjelmistoa markkinoidaan verkkopalveluna, kannattaa selvittää, onko se aidosti ja täydellisesti SaaS-pohjainen.
Gartnerin 2019 Market Guide for Workforce Management Applications -raportti (englanninkielinen) kertoo, että työvoimanhallinnan ohjelmistojen uusimmalla sukupolvella on kyky muokata, laajentaa ja uudistaa markkinoita tuomalla uusia toimintoja työvoimanhallinnan järjestelmiin. Kiinnostavaa on myös se, että vuoteen 2023 mennessä yli 95 % uusista myydyistä työvoimanhallinnan sovelluksista otetaan käyttöön pilvipohjaisina.
Palveluntarjoajaa etsiessä kannattaa siis valita seuraavan sukupolven edustaja, jonka tuotestrategia palvelee myös alanne tulevaisuuden tarpeita. Lisäksi on viisasta varmistaa jo varhaisessa vaiheessa, että palveluntarjoaja panostaa käytettävyyteen. - Varmista, että käyttöönotto käy kätevästi. Yksi suurimmista kynnyksistä työvoimanhallinnan sovellusta käyttöön ottavissa yrityksissä on usein se, että käyttöönotto vie liikaa aikaa. Alkuvalmistelut saattavat olla monimutkaisia, ja tehokas käyttäminen tuntuu vievän liikaa aikaa ja energiaa. Siksi yritykset päätyvät käyttämään toimintoja vain rajatusti – tai pahimmassa tapauksessa lakkaavat kokonaan käyttämästä järjestelmää. Siksi kannattaa valita alun perinkin ratkaisu, joka on helppo ottaa käyttöön ja käyttää.
- Varmista, että myös henkilöstö seisoo valinnan takana. Koskaan ei kannata unohtaa loppukäyttäjiä: työntekijöitä. Yksi työvoimanhallinnan sovelluksen parhaista eduista yritykselle on se, että se sitouttaa työntekijöitä, erityisesti työvuorosuunnittelun avulla.
Lue sovellusten saamia arvioita ja kysy palautetta. Näin saat selville, kuinka helpoksi todelliset käyttäjät kokevat sovelluksen käyttämisen. Järjestelmän tehokas käyttö mahdollistaa menestyksellisen työvoimanhallinnan pitkällä aikavälillä. - Tapaa potentiaalisia palveluntarjoajia. Pyydä potentiaalisia työvoimanhallinnan ratkaisujen toimittajia esittäytymään ja kertomaan tuotteistaan. On hyvä ymmärtää kunkin palveluntarjoajan toimintamalli ja pohtia sen pohjalta, onko yhteistyössä aineksia menestyksekkääseen kumppanuuteen.
Jo muutamankin vaihtoehdon vertailu auttaa koostamaan vaatimuslistaa: mitkä toiminnallisuudet ovat yrityksen yksilöllisessä tilanteessa ehdottoman tärkeitä ja mitkä toisivat mukavaa lisää. Vertailulle kannattaa varata aikaa, jotta liiketoiminnan kannalta paras vaihtoehto kirkastuu.
3. Päätöksen aika
Ennen päätöksentekoa kannattaa miettiä vielä muutamia näkökulmia:
Mitä upean käyttöliittymän alta paljastuu? Kaunis ulkokuori ei vielä riitä. Takana on oltava vankka logiikka, käyttäjää aidosti hyödyttäviä toiminnallisuuksia ja riittävästi suorituskykyä.
Onko kumppani se oikea? Kannattaa varmistaa, että palveluntarjoajalla on takanaan kehitystiimi, jonka osaaminen, tietotaso ja kunnianhimo tuottavat toimivan ja odotukset ylittävän tuotteen – myös pitkällä aikajänteellä. Onko tiimi ammattimainen ja luotettava? Palveluntarjoajan on kerrottava avoimesti myös tuotteen rajoitteet eikä luvata liikoja. Ehkäpä myöntelyn ja kaikkeen suostumisen sijaan olisi hyödyllisempää tarjota haasteisiin uusi näkökulma tai neuvo?
Mikä yrityksen aito tarve on? Prosessin kaikissa vaiheissa kannattaa pitää kirkkaana mielessä, mitä pohjimmiltaan on ostamassa. Ratkaisun on tarkoitus täyttää määritelty tarve. Rajoituksia varmasti tulee vastaan, eikä kukaan tarjoa kaikkiin tarpeisiin ja toiveisiin vastaavaa, kertaheitolla valmista ratkaisua. Toiveiden on pysyttävä järjen rajoissa, mutta ydintarpeista ei koskaan kannata tinkiä.
Apua selvittelyyn ja päätöksentekoon saat esimerkiksi lataamalla Gartnerin 2019 Market Guide for Workforce Management Applications -raportin (englanninkielinen).