För de flesta företag, oavsett bransch, är personalkostnaderna en av företagets största utgifter. En kostnad som också har visat sig notoriskt svår att kontrollera.
Dagens framgångsrika företag inom detaljhandel, hotell & restaurang eller vård och omsorg är konkurrenskraftiga eftersom de bland annat har lyckats med konststycket att effektivisera sina personalkostnader. Genom att ha kontroll över den här grundläggande delen av sin verksamhet kan de planera bättre, ta bättre beslut samt leverera en service av högre kvalitet.
Innan vi tittar närmare på de bästa sätten att hantera personalstyrkan och dess kostnader behöver vi förstå varför det uppstår problem och hur problemen påverkar verksamheten.
När marginalerna är små kan varje oförutsedd ökning av personalkostnaderna ha en stor inverkan. Inom vård- och omsorgsbranschen är höga och okontrollerade personalkostnader ibland huvudorsaken till varför vårdhem går omkull.
Den främsta orsaken till varför personalkostnaderna skenar iväg är oförmågan att hantera storleken på personalstyrkan i samband med tidsödande administration. Som konsekvens av det här blir verksamheten ineffektiv och improduktiv.
En gemensam nämnare för framgångsrika företag är att de alla använder teknik och programvara för att lösa de här problemen. Genom system som Quinyx kan de hantera sin bemanning och sina personalkostnader mycket mer effektivt och direkt.
Så här gör de:
1. Optimera personalnivåerna
Både över- och underbemanning kan leda till onödiga kostnader. De företag som är underbemannade har anställda som jobbar mer kostsam övertid. Den här kostnaden är inte den enda belastningen för verksamheten. Utarbetade anställda har en märkbart lägre produktivitetsnivå som också har en negativ inverkan. Det motsatta problemet är när det finns mer personal än kunder. Det här är vanligt på restauranger och barer världen över, och det resulterar ofta i att personalen får gå hem tidigare från sina skift.
Med en bättre personalplanering kan de här problemen undvikas helt. Scheman och tidsplanering blir automatiskt optimerade, och kan skapas på bara någon timme istället för att en chef försöker pussla ihop dem i flera dagar. Genom att använda tidigare data kan Quinyx förutse de optimala personalnivåerna vid varje givet tillfälle så att verksamheten kan drivas efter sin fulla potential, utan onödiga kostnader.
2. Minska den administrativa bördan.
Att sätta ihop komplexa scheman manuellt tar tid och oftast behöver de dessutom ändras i efterhand när personalen får chans att ge sin feedback. Dock kan hanteringen av arbetstimmar, frånvaro och ledighet automatiseras och kopplas direkt till lönehanteringen, tack vare ett personalplaneringssystem (också kallat Workforce Management System).
En av våra kunder som precis har börjat använda Quinyx brukade lägga två dagar i veckan på att skapa scheman och sedan minst en dag i månaden på att hantera dem. Nu skapar de scheman på en halvtimme och det tar nästan ingen av chefernas tid att hålla schemat aktuellt.
3. Ständigt förbättra produktiviteten.
Genom att använda personalplaneringssystem kan företag minska administration och samtidigt få kontroll på personalkostnaderna. Det frigör tid för kärnverksamheten och kundmötet, vilket också skapar en grund för en mer engagerad personalstyrka som också får tid att göra sitt jobb.
Med smarta analysverktyg och förbättrad affärsinformation kan chefer dessutom ta klokare och mer informerade beslut. Resultatet av detta är ett framgångsrikt företag med glada anställda som levererar goda resultat och glada kunder.
Det är därför förbättrad schemaläggning och personalplanering är av hög prioritet för stora som små företag. Det kommer att förändra din verksamhet och bana väg för tillväxt, framgång och optimerad produktivitet. Vill du lära dig mer om hur du kan minska personalkostnader utan nedskärningar? Ladda ner vår guide.
