Att sätta ihop ett schema som gör alla nöjda är ingen lätt uppgift. Det är så mycket som måste falla på plats; när kan och vill personalen jobba, när är det som stressigast och störst behov av service, hur många timmar är budgeterade, hur passar de olika skiften passar ihop med lagar och begränsningar för övertid o.s.v. På en arbetsplats med många anställda kan det ta dagar, för att inte säga veckor, att pussla ihop ett fungerande schema… som ändå kommer att behöva ändras efteråt.
Det spelar ingen roll om det är ett schema för 5 eller 50 personer. Det kommer alltid komma önskemål om att byta skift, oväntad frånvaro och andra förändringar. Det här kan vara oerhört frustrerande för de chefer som ansvarar för schemaläggningen, eftersom det tar så mycket av deras tid. Tid som tas från uppgifter som får personalutveckling, försäljning etc.
Det här har fått allt fler företag att rekrytera professionella schemaläggare som ansvarar för fungerande scheman som håller budgeten, gör alla nöjda och får allt att flyta på som det ska. Innan du anställer din schemaläggare är det nödvändigt att du frågar dig själv fyra viktiga saker. Vi lovar att det kommer att löna sig i längden.
1. Vilka KPI:er är viktigast för din verksamhet?
Det finns en rad olika KPI:er som du kan mäta för att avgöra om dina scheman fungerar eller inte. Det viktigaste är att din nya schemaläggare är insatt i vilka de mest drivande faktorerna i er verksamhet är.
Några bra mätpunkter är:
- Personalengagemang
- Kundnöjdhet
- Förhållandet mellan lönekostnader och försäljningsintäkter
- Personalkostnader
- Frånvaro, inklusive ledighet och sjukfrånvaro
2. Vilka verktyg har du för att optimera din schemaläggning?
Även i dessa digitala tider är det många företag som fortfarande skapar sina scheman med papper, penna eller i bästa fall Excel. Men det är bara verktyg för att anteckna, de saknar optimering- eller effektiviseringsmöjligheter. Det finns många smarta verktyg för företagsoptimering och bemanningsplanering som kan vara till stor hjälp för en schemaläggare. De verktygen kan bland annat ge dig:
- En tydlig överblick över din verksamhet, när du vill och var du än befinner dig
- Chefer som har mer tid över till kundrelationer
- Underlag för att snabbt ta bra beslut
- Enkla och effektiva sätt att kommunicera med din personal
- Integrerad hantering av uppgifter
- Ett enkelt sätt för din personal att se när de ska jobba, byta skift/timmar, begära fler skift och ansöka om ledighet
- Full kontroll över dina scheman, budget och prognoser
Allt det här kommer att spara tid, pengar och energi samtidigt som du får nöjda kunder och personal.
3. Hur får din personal sina scheman?
Den här typen av workforce management-verktyg kan ta kommunikationen med dina anställda till nya nivåer. När en ny generation nu tar över på arbetsmarknaden är det smart att kommunicera på deras villkor och via de kanaler som de använder, till exempel via en app. När de anställda enkelt kan använda en mobilapp för att kolla när de ska jobba, byta skift, ansöka om ledighet m.m. gör det deras liv mycket lättare. Samtidigt slipper din schemaläggare tungrodd administration som stjäl tid från att skapa fantastiska scheman som nyttjar dina resurser fullt ut.
4. Vad är viktigast för dina kunder?
Även om verktyg för att optimera din verksamhet är fantastiska hjälpmedel så är de inga trollspön. För att du ska kunna få ut mesta möjliga nytta ur de här verktygen behöver du först förstå din verksamhet. Ska du få bra resultat behöver du ha bra insikter, så börja med att ställa dig de här viktiga frågorna:
- När brukar kunderna dyka upp?
- När är sysselsättningen som högst?
- När är dina kunder som mest köpbenägna?
- När har kunderna störst behov av personlig hjälp?
Ju mer du vet om er verksamhet desto lättare blir det för er schemaläggare att skapa bättre scheman som nyttjar era resurser på bästa sätt och gör dina kunder nöjda.
Om du vill veta mer om hur du kan optimera din verksamhet med hjälp av personalplaneringssystem, titta gärna på vårt kostnadsfria webinar där vi berättar om hur man kan dra ner på personalkostnaderna utan att minska på personalantalet.
