Personeel inplannen kun je vergelijken met het fietsen op een éénwieler, terwijl je aan het jongleren bent. Er is een hoop waar je aandacht aan moet geven, en er kan een hoop fout gaan.
Zoals de echte jongleur maar al te goed weet, zit de kunst hem in het vinden van de juiste balans. Bij bedrijven ligt die balans tussen het werkgeluk van je werknemers, de kwaliteit van de service die je levert en de kosten die je maakt. Maar hoe weet je of je die balans hebt gevonden, wanneer het gaat om personeelsplanningen?
Er zijn veel verschillende soorten gegevens die je zou gebruiken voor het creëren van je planning, afhankelijk van je bedrijf, en Quinyx kan je inzichten geven in een flink aantal, maar in dit artikel bespreken we welke KPI's (of statistieken) je volgens ons in de gaten moet houden.
1. Je ingeroosterde werknemers
Te beginnen met de basis. Het eerste waar je naar kijkt, is het aantal werknemers die je hebt ingeroosterd in een bepaalde periode, locatie, of andere filters die je hebt ingesteld. Het aantal werknemers dat graag van dienst zou willen ruilen, bijvoorbeeld. Of het aantal werknemers dat ziek is. Met Quinyx kun je een filter maken voor al dit soort data, en je kunt het opslaan - en op elk gewenste moment weer opnieuw openen.
2. Ingeplande uren vs Nominale uren
Hierbij kijken we naar het aantal ingeplande uren voor een bepaalde werknemer in de geselecteerde periode versus het aantal nominale uren die genoemd staan in het contract van een werknemer (dat is het aantal uren dat hij zou moeten werken). Zo zie je in één oogopslag of of iemand teveel of te weinig ingezet wordt. Mocht zo'n werknemer te vaak ingeplant staan, dan kan dat gevolgen hebben voor de werknemer (denk aan stress, of een slechte balans tussen werk en privé), maar het kan ook financiële gevolgen hebben voor het bedrijf. Daarnaast is het belangrijk om er achter te komen waarom een werknemer teveel wordt ingezet. Wellicht bezit deze werknemer unieke skills, en is het tijd om iemand aan te nemen met eenzelfde soort skillset.
3. Gewerkte uren vs Nominale uren
Vergelijkbaar met het voorbeeld hierboven, kijken we hier naar hoeveel, en welke uren, er in totaal zijn gewerkt ten opzichte van wat er opgenomen staat in het contract van de werknemer. Een belangrijk verschil tussen de twee statistieken is dat, in dit geval, we kunnen zien of iemand overuren gemaakt heeft. Wellicht moet het bestaande werkrooster op basis daarvan aangepast worden. Het geeft ook een mogelijke indicatie van onder- of overbezetting.
4. Verwachte uren vs. nominale uren
Dit is vooral nuttig bij het maken van roosters iets verder in de toekomst. Door deze twee data te vergelijken, kun je er voor zorgen dat je werknemers het juiste aantal uren ingepland staan op basis van het aankomende rooster. Deze kun je dan, waar nodig, aanpassen.
5. Voorspelde statistieken
Al deze meetpunten samen zijn een mooi bruggetje voor het meten van andere data, en automatisering. We hebben het op onze website vaker over hoe demand forecasting je kan helpen om nauwkeuriger te plannen - vooral wanneer het gekoppeld is aan de geautomatiseerde functies van onze software. Toch kan ook alleen het inzien van gegevens en voorspelling over je benodigde bezetting al helpen bij het inschatten welke mogelijke wijzigingen je moet doorvoeren in je rooster. Voor een optimale personeelsbezetting maak je dus gebruik van demand forecasting. Trends in je bezetting kunnen inzien is goud wanneer het aankomt op de juiste beslissingen te nemen voor je toekomstige planningen.
6. Optimale bezetting
En een koppeling tussen je planningsprogramma en je demand forecasting is natuurlijk helemaal handig - Zo hoef je niet meer te raden naar hoeveel mensen je zou moeten inplannen om je doelen te bereiken en perfecte service te leveren. Als de prognose verandert, zelfs in de loop van de dag, verandert ook het aantal mensen dat moet worden ingepland. Deze data geeft je onmiddellijk inzicht in of je over het algemeen onder- of overbezet bent en is in veel gevallen de belangrijkste, meest waardevolle data om in de gaten te houden.
Er zijn natuurlijk nog veel meer statistieken die Quinyx kan weergeven, maar als je deze zes in de gaten houdt, ben je al goed op weg met het optimaliseren van je planning.
Met een workforce management oplossing als Quinyx kun je betere beslissingen nemen, tijd vrijmaken, geld besparen, de tijd die je spendeert aan administratie verminderen en fouten voorkomen. Nieuwsgierig? Boek een demo. We kijken graag samen naar hoe we jou kunnen helpen.
