Kansainvälinen muotiketju Ulla Popken on uudistanut sisäisen viestintänsä. Quinyxin älykkään tehtävienhallinnan ja viestintätoimintojen avulla noin 1000 työntekijän työskentely yhteensä yli 200 liikkeessä on saatu keskitettyä. Nyt pääkonttori ja liikkeet pystyvät kommunikoimaan keskenään suoraan ja helposti. Intuitiivinen järjestelmä mahdollistaa viestinnän molempiin suuntiin pääkonttorin ja työntekijöiden välillä. Sen avulla voidaan varmistaa, että tiedonkulku ja yhteistyö sujuvat nopeasti, tehokkaasti ja sujuvasti.
Viestinnän haasteet ajoivat uusiin ratkaisuihin
Aiemmin Ulla Popkenilla oli käytössä yksinkertainen ohjelmisto, joka ei enää vastannut kasvaneita tarpeita. Muokkaukset ja muutokset lomakkeissa johtivat jatkuvaan keskeneräisyyteen. Viestinnässä ei ollut mahdollisuutta chat-toimintoon tai suoraan vuorovaikutukseen. Silloinen ratkaisu ei myöskään taipunut enää keskitettyyn tehtävienhallintaan. Tehtävien seuranta ja siten myös työn laadunvarmistus veivät paljon aikaa, ja niihin oli käytössä vain hyvin yksinkertaiset työkalut.
Siksi Ulla Popken halusi löytää uuden ratkaisun, joka vastaisi vähittäiskaupan tarpeita – ratkaisun, joka tekisi työarjesta helpompaa ja sujuvaa.
Quinyxin ratkaisu: vuorovaikutteista ja tehokasta viestintää, kaikki samassa paikassa
Quinyxin älykkään tehtävienhallinnan ja sisäisen viestinnän avulla Ulla Popken hyötyy nyt nykyaikaisesta, intuitiivisesta järjestelmästä. Sen avulla tehtävienhallinta, viestintä ja myös asiakirjat ovat hallittavissa keskitetysti. Näin kaikkien liikkeiden työntekijät pääsevät käsiksi tarvittavaan tietoon, ja voivat näin sisällyttää tehtävät ja keskinäisen viestinnän sujuvaksi osaksi työarkeaan – sekä työpaikan tietokoneelta että Quinyxin mobiilisovelluksen kautta. Viestintä pääkonttorin suuntaan ja yhtä lailla kollegojen kesken on nyt nopeaa ja tukee työarjen muita prosesseja.
Florian Oechsner, Ulla Popkenin Senior Manager Retail Backoffice & IT ja projektijohtaja, näkee Quinyxin käytön selkeänä edistysaskeleena: “Tavoitteenamme oli löytää ketterä ja käyttäjäystävällinen ratkaisu, jolla vuorovaikutteinen viestintä olisi mahdollista – ja juuri tätä Quinyx tarjoaa. Työntekijämme löytävät järjestelmästä heti tarvitsemansa tiedon, ja pääsevät siihen käsiksi niin toimistolta kuin myös mobiilisovelluksen kautta myymälässä tai tien päällä. Saamamme palautteet järjestelmästä ovat olleet kaikin puolin myönteisiä, ja järjestelmä otettiin käyttöön kaikissa toimipisteissämme vuoden 2024 loppussa.
Jasmin Rosenkranz, Ulla Popkenin Director Retail & B2B, jatkaa: “Älykkään tehtävienhallinnan ja sisäisen viestinnän toiminnot ovat meille suoranainen voitto – ei pelkästään liikkeiden työntekijöille, vaan myös meille pääkonttorilla. Meillä on nyt vihdoin selkeä näkymä tehtäviin ja voimme koska tahansa olla liikkeiden kanssa yhteyksissä. Tämä säästää aikaa ja mahdollistaa sen, että voimme keskittyä entistäkin enemmän asiakkaisiimme.”
Myös Quinyxin perustaja ja toimitusjohtaja Erik Fjellborg iloitsee yhteistyöstä: ”Se, että Ulla Popken on valinnut Quinyxin viestinnän ja tehtävienhallinnan ratkaisuksi osoittaa sen, että älykkäät järjestelmät vähittäiskaupassa ovat ratkaisevassa asemassa. Meille on kunnia saada kulkea Ulla Popkenin rinnalla ja tuoda aitoa lisäarvoa yhtiön työntekijöille, ja ajansäästön kautta lisäarvoa myös heidän asiakkailleen.”
Ulla Popken iloitsee erityisesti seuraavista Quinyx-ominaisuuksista:
- Tehtävienhallinta: tehokasta tehtäväsuunnittelua, johon voidaan liittää myös tehtävien kuvaus, valokuvia, videomateriaalia ja tehtävien status – kaikki keskitetysti.
- Sisäinen viestintä: tiedonvälitys ja vuorovaikutus uutisvirran tai chat-toimintojen kautta – tiimin sisällä, liikkeiden välillä tai suoraan pääkonttorin kanssa, joustavasti ja nopeasti.
- Kaikki samassa paikassa: kaikki tärkeät asiakirjat, käsikirjat ja toimintaohjeet keskitetysti ja aina saatavilla.
Lyhyesti Popken Fashion Groupista
Popken Fashion Group on kansainvälisesti toimiva perheyritys, joka keskittyy plus-kokoiseen muotiin. Viiden eri merkin – Ulla Popken, Laurasøn, Studio Untold, HAPPYsize ja JP1880 – tuotevalikoima on saatavilla noin 200 myymälässä ja omien verkkokauppojen kautta. Yhtiö työllistää noin 2000 työntekijää yli 30 maassa.
Lisätietoja Ulla Popkenista: https://www.ullapopken.fi/fi/ tai sähköpostitse service@ullapopken.fi
Lyhyesti Quinyxistä
Alun perin Ruotsista lähtöisin oleva Quinyx-yhtiö tunnetaan tekoälypohjaisesta työvoimanhallintajärjestelmään. Yhtiöllä on yli tuhat asiakasyritystä ja sen ohjelmistoa käytetään globaalisti. Quinyxillä on toimipisteitä Suomen lisäksi Yhdysvalloissa, Isossa-Britanniassa, Australiassa, Ruotsissa, Saksassa, Norjassa, Tanskassa ja Hollannissa. Quinyxin asiakkaita Suomessa ovat muun muassa Tokmanni, Synsam, Gigantti, Barona Logistiikka, Clas Ohlson, Picnic, Fimlab ja Suomalainen kirjakauppa, sekä Baltian maissa myös IKEA. Kansainvälisesti Quinyxin asiakkaita ovat muun muassa Starbucks, McDonald’s, Rituals, The Body Shop, DHL, London City Airport ja GANT. Quinyxin avulla suoraviivaistetaan sekä työntekijöiden että esihenkilöiden työarkea.