Vuorotyötä teettävissä yrityksissä työvuorosuunnittelu ja myös sen ongelmat ovat osa esimiesten arkea, toimialasta riippumatta.
Millä tavoin näitä ongelmia voidaan tehokkaasti vähentää tekoälypohjaisen työvoimanhallintajärjestelmän avulla?
Tiina työskentelee ravintolassa esimiehenä ja pitää työstään kovasti. Vauhdikas työympäristö, tyytyväiset asiakkaat ja toimiva tiimi inspiroivat häntä joka päivä.
Mutta ongelmat työvuorosuunnittelussa – ne stressaavat häntä.
Hän ei pidä siitä, että jo taulukkoon laadittuja työvuorolistoja muutellaan. Hän ei myöskään pidä siitä, että hänen oma työnsä jatkuvasti keskeytyy, kun työntekijät soittelevat ja haluaisivat vaihtaa työvuorojaan. Myös vuosilomasuunnittelu kuormittaa häntä.
Tehokkaan, joustavan ja tasapuolisesti reilun työvuorolistan laatiminen on itsessään jo haastava työ. Hyvän työvuorosuunnitelman laatimiseen voi mennä päiviä, jopa viikkoja. Ja sitten jos työvuorolistassa huomataankin jokin virhe tai jos siihen tulee viime hetken muutoksia, on työ aloitettava lähes alusta ja esimerkiksi sijainen löydettävä nopealla aikataululla.
Näiden tilanteiden varalle tekoälypohjaisesta työvoimanhallintajärjestelmästä löytyy helposti apua ja Tiina selviytyisi siten työstään helpommin. Sellaisen avulla hän saisi tiimilleen toimivat työvuorolistat ja pysyisi paremmin henkilöstöbudjetissaan. Tämän lisäksi henkilöstötyytyväisyys nousisi ja siten myös asiakkaat saisivat entistäkin korkealaatuisempaa palvelua.
Ja jos työvoimanhallintajärjestelmässä lisäksi olisi vielä mobiilisovellus, myös työntekijät saisivat työvuoronsa tietoon heti kun ne on julkaistu ja voisivat tarvittaessa vaihtaa vuoroja keskenään. Kun työntekijät ovat motivoituneita, he myös sitoutuvat työhönsä paremmin.
Kaiken tämän lisäksi tekoälypohjainen työvoimanhallintajärjestelmä:
1. Vähentää henkilöstön vaihtuvuutta
Työntekijöitä tulee ja menee. Ja aina kun uusi työntekijä aloittaa, hän tuo mukanaan toiveita ja odotuksia työvuorojen suhteen – siitä, milloin hän pystyy työskentelemään ja milloin ei. Jotkut työntekijät tekevät mieluiten päivävuoroja ja arkipäiviä, toiset yövuoroja ja viikonloppuja.
Noin 40 % vuorotyöntekijöistä asettaa joustavan työelämän tärkeyden jopa palkankorotuksen edelle, ja 30 % ovat vaihtaneet työpaikkaa, kun eivät ole saaneet työvuorojaan tarpeeksi hyvissä ajoin. Hyvä työvuorosuunnittelu siis myös vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta.
2. Tuo työvuorolistat helposti työntekijöiden saataville
Noin puolet työntekijöistä joutuu soittamaan esimiehelleen vuoronvaihdoista, ja noin 40 % vuorotyöntekijöistä ei ole käytössään mobiilisovellusta keskinäisten vuorojen vaihtoon työkavereidensa kanssa. Mutta jos työvuorolistat tuodaan helposti työntekijöiden saataville, esimiehet voivat yhä päivittää ja tehdä työvuorosuunnitelmia, käsitellä poissaoloilmoituksia missä tahansa ja milloin tahansa, mutta myös työntekijät voivat varata itselleen avoimia vuoroja, vaihtaa vuoroja ja päivittää omia käytettävyysaikojaan töitä varten.
3. Varmistaa työehtosopimusten noudattamisen
Työehtosopimukset ja työaikalait ovat monimutkaisia ja usein myös muuttuvat. Tehokas työvoimanhallintatyökalu auttaa noudattamaan näitä. Kun järjestelmään syötetään alakohtaiset säännökset, pystytään näitä automaattisesti seuraamaan.
4. Ennustaa kysyntää
Kysynnän ennustaminen on hyvän työvuorosuunnittelun A ja O. Tässä eräs esimerkki aiheesta:
Ruokalähettipalvelujen logistiikassa on tärkeää tietää tarkkaan saapuvien tilausten tiedot: mistä ne tulevat, minkäkokoisia ne ovat ja minne ne kuljetetaan. Kun nämä tiedot ovat hallussa, on myös helpompaa toteuttaa älykästä ja tehokasta työvuorosuunnittelua. Tekoälypohjaisen työvoimahallintajärjestelmän avulla voidaan hyödyntää dataa ja sen avulla ennustaa mitä seuraavaksi tapahtuu – ja resursoida ja aikatauluttaa työvuorosuunnitelmat sen mukaisiksi.
Huono ennakointi johtaa myös helposti alimiehitykseen – yli 80 % vuorotyöläisistä kokee tämän kuormittavaksi ja se heikentää heidän työhyvinvointiaan.
5. Optimoi liiketoimintaa
Suurin osa asiakasyrityksistämme haluaa optimoida liiketoiminnassaan kolmea eri osa-aluetta: henkilöstötyytyväisyyttä, asiakaskokemusta ja kustannuksia.
Suorituskykymittareita tarkasteltaessa voidaan pitkälti myös valita, mihin asioihin halutaan vaikuttaa optimoimalla niitä. Valitettavasti kaikkien osa-alueiden samanaikainen optimointi on (vielä!) hieman haastavaa. Mutta kun henkilöstötyytyväisyys asetetaan etusijalle, tämän vaikutukset kantautuvat myös kustannussäästöihin ja asiakaskokemuksen parantumiseen.
Liian usein henkilöstötyytyväisyyttä kuitenkin pidetään vain ”kivana lisänä”, ei välttämättömyytenä. Olemme sitä mieltä, että tämä on väärä lähestymistapa. Toki kuluja voi minimoida vain lukuja katsoen, mutta silloin työvuorosuunnitelmat eivät jakaudu reilusti, työntekijät eivät saa tarvitsemaansa työn ja vapaa-ajan tasapainoa, työvuorot muuttuvat liian lyhyellä varoitusajalla ja työaikasäädöksiä jää noudattamatta.
Tämänlainen työvuorosuunnittelu on siis varmin tapa romuttaa työntekijöiden motivoituneisuus, ja 60 % vuorotyöntekijöistä kertookin työvuorojen vaikuttavansa heidän hyvinvointiinsa negatiivisesti. Ja kun työntekijä ei ole onnellinen työssään, hän ei myöskään sitoudu työhön eikä työskentele tehokkaasti.
Me haluamme siksi kääntää koko asetelman toisin päin: kun henkilöstön hyvinvointiin panostetaan, muut osa-alueet kukoistavat lähes automaattisesti!
--
Kun nämä alasta riippumattomat työvuorosuunnittelun ongelmat ratkaistaan tuoreen teknologian avulla, saavutetaan korkeampi työhyvinvointi ja sitä kautta menestyksekkäämpää liiketoimintaa!
Jos haluat lukea lisää työntekijöiden näkemyksiä ja toiveita sekä siitä, kuinka nämä voidaan helposti täyttää, lataa itsellesi maksuton Vuorotyöläisten arki 2021 -raportti!
