Järjestelmäuudistus on paljon enemmän kuin tekninen päivitys – se on koko organisaation toimintatapoihin vaikuttava muutos, joka vaatii huolellista suunnittelua, tehokasta viestintää ja henkilöstön sitouttamista. WFM-järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa suoraan työntekijöiden arkeen, joten sen onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka hyvin muutos johdetaan ja jalkautetaan organisaatioon. Tässä blogissa käymme läpi viisi keskeistä vinkkiä, jotka auttavat varmistamaan sujuvan ja onnistuneen WFM-järjestelmäuudistuksen.
Vinkki 1: Hyvä projektisuunnitelma takaa onnistuneen lopputuloksen
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Järjestelmäuudistuksen onnistumisen ja tehokkaan muutosjohtamisen kannalta keskeistä on huolellinen projektisuunnittelu ja -johtaminen. On tärkeää varata riittävästi aikaa suunnitteluun jo ennen projektin käynnistämistä sekä varmistaa, että sen eteneminen tapahtuu hallitusti ja johdonmukaisesti. WFM-uudistukset ovat laajoja hankkeita, joihin osallistuu useita sidosryhmiä. Siksi on olennaista varmistaa, että päätöksentekijät ovat käytettävissä silloin, kun heidän panostaan tarvitaan.
Projektisuunnittelun ytimessä on hankkeen laajuuden (scope) tarkka määrittely: mitä tehdään ja millä aikataululla. Selkeä laajuuden määrittely sekä ennen sopimusta että sen jälkeen auttaa ehkäisemään väärinkäsityksiä ja viivästyksiä. Erityisesti projektin alkuvaiheeseen, kuten ratkaisun suunnitteluun, kannattaa panostaa, sillä huolellinen valmistelu sujuvoittaa toteutusta ja vähentää yllätyksiä matkan varrella.
Synsam:
“Olemme panostaneet projektisuunnitteluun, jotta meille oli selvää miten ja mihin dokumentoimme projektiin liittyviä asioita, minkälaiset sisäiset palaverikäytännöt meillä on projektiin liittyen sekä miten viestimme henkilöstölle projektin etenemisestä.” Lue koko asiakastarina.
Vinkki 2: On huomioitava sekä tekninen toteutus että ihmisiin liittyvä muutosjohtaminen
Järjestelmäuudistus on aina moniulotteinen ja laaja muutoshanke, jossa on huomioitava sekä järjestelmätekninen muutos että ihmisiin liittyvät muutostarpeet. Uuden WFM-järjestelmän käyttöönotto mielletään yrityksissä usein IT-hankkeeksi, jossa tärkeintä on saada tarvittavat testaukset tehtyä ja tieto kulkemaan järjestelmästä toiseen. Järjestelmästä jää kuitenkin ominaisuuksia käyttämättä eikä kaikkia hyötyjä saada irti, jos henkilöstöön liittyviä muutostarpeita ei oteta huomioon.
Quinyxin käyttöönottoprojektit ovat usein HR:n ja liiketoiminnan vetämiä hankkeita, joissa IT-yksikkö toimii keskeisenä yhteistyökumppanina. WFM-järjestelmä vaikuttaa suoraan työntekijöiden arkeen ja toimintatapoihin – esimerkiksi aiemmin post-it-lapulla ilmoitetut poissaolot kirjataan jatkossa sovelluksen kautta, tai työntekijöiden tulee leimata työtunnit eri tavalla kuin aiemmin. Muutoshallintaan on panostettava ja sen merkitys tunnistettava, jotta käyttöönotto onnistuu ja järjestelmästä saadaan kaikki hyödyt irti.
Vinkki 3: Selkeät vastuuroolit tekniselle käyttöönotolle ja muutosjohtamiselle
Paras lopputulos niin yrityksen kuin työntekijöiden näkökulmasta saadaan, kun sekä tekniselle käyttöönotolle että muutosjohtamiselle on nimitetty selkeät vastuuhenkilöt. Teknisen käyttöönoton vastuuhenkilö vastaa käyttöönoton suunnittelusta sekä toteutuksesta, kun taas muutosjohtamisen vastuuhenkilön tehtävänä on saada henkilöstö innostumaan muutoksesta ja ottamaan uusi järjestelmä käyttöön.
Muutosjohtamisen vastuuhenkilön rooliin kuuluu muun muassa käyttöönottoprojektin edistymisestä ja tulevista muutoksista tiedottaminen. Quinyx-projekteissa myymäläpäälliköt ovat usein avainasemassa muutoksen läpiviennissä – heidän tehtävänään on paitsi omaksua uudet toimintatavat myös toimia viestinviejinä ja tukena kollegoilleen, jotta muutos saadaan onnistuneesti jalkautettua koko organisaatioon.
Vinkki 4: Riittävän laaja hankeorganisaatio takaa onnistuneen lopputuloksen
Selkeiden vastuuhenkilöiden lisäksi järjestelmäuudistuksissa tulee olla riittävän laaja hankeorganisaatio, jotta voidaan varmistaa projektin läpivienti sekä uusien toimintatapojen jalkautuminen. Kun mukana on eri liiketoimintayksiköitä, uudet prosessit saadaan vietyä organisaatioon tehokkaammin. Lisäksi laaja hankeorganisaatio auttaa riskienhallinnassa, sillä laaja organisaatio tuo projektiin monipuolista osaamista ja auttaa tunnistamaan mahdolliset haasteet jo varhaisessa vaiheessa.Suuremmissa organisaatioissa WFM-järjestelmäuudistusten hankeorganisaatioon kuuluu usein useita ryhmiä, joilla on selkeät roolit ja vastuut:
- Tekninen hankeryhmä, johon kuuluu yrityksen johtoryhmän edustajia, vastaa projektin taloudellisesta seurannasta ja varmistaa, että budjetissa pysytään.
- Ohjausryhmä toimii projektin ylimpänä päätöksentekijänä ja varmistaa, että hanke etenee strategisten tavoitteiden mukaisesti.
- Projektiryhmä vastaa käytännön toteutuksesta ja koostuu esimerkiksi projektipäälliköstä, IT-asiantuntijoista ja liiketoiminnan edustajista.
- Työryhmät, kuten HR-järjestelmätiimi, Quinyx-tiimi ja palkkatiimi, keskittyvät eri osa-alueiden käytännön haasteisiin ja varmistavat, että ratkaisut tukevat koko organisaatiota.
Stockmann:
”Projekti oli hyvin strukturoitu ja projektin status tiedotettiin meille aina selkeästi. Meille oli tärkeää, että projektissa oli mukana riittävästi ihmisiä, jotta ongelmien tullessa saimme nopeasti apua.” Lue koko asiakastarina.
Vinkki 5: Henkilöstön sitouttaminen ja sisäinen viestintä on tärkeää
Henkilöstön sitouttaminen järjestelmäuudistuksissa on erittäin tärkeää. Muutosten tuloksista jopa 75 prosenttia saavutetaan osallistamalla ja sitouttamalla muutoksen kohteena olevat henkilöt. Keskeistä on saada henkilöstö ymmärtämään, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyä siitä on heille. Erityisen tärkeää henkilöstön sitouttamisessa on sisäinen viestintä. Säännöllinen viestintä varmistaa, että työntekijät pysyivät ajan tasalla koulutuksista ja projektin etenemisestä.Quinyx-projekteissa asiakkailla on usein omia viestintäkäytäntöjä, mutta Quinyx tarjoaa myös ohjausta ja parhaita käytäntöjä viestinnän ja muutosjohtamisen toteuttamiseen.
Sitouttamista tukevat monipuoliset koulutus- ja viestintäkeinot:
- Avainkäyttäjät: Pääkäyttäjän lisäksi organisaatiossa toimii avainkäyttäjiä, jotka auttavat työntekijöitä matalalla kynnyksellä ja tukevat heitä järjestelmän käytössä. Avainkäyttäjänä voi toimia esimerkiksi myymäläpäällikö, joka osaa käyttää Quinyxiä hyvin.
- Teams-koulutukset: Tarjoavat henkilöstölle käytännön opastusta järjestelmän käyttöön.
- Tukiklinikat: Mahdollistavat henkilökohtaisen tuen, jossa työntekijät voivat esittää kysymyksiä ja ratkoa käytännön haasteita.
- Opastusvideot: Tukevat itsenäistä oppimista ja auttavat henkilöstöä omaksumaan uuden järjestelmän käytön omaan tahtiin.
- Viikkotiedotteet ja intranet: Varmistavat, että projektin etenemisestä ja järjestelmäuudistuksesta on jatkuvasti saatavilla ajankohtaista tietoa.
Klier Hair Group:
“Kun aloimme ensimmäistä kertaa käyttää Quinyxiä, työntekijöillämme oli paljon kysymyksiä sen käytöstä, joten loimme oman oppaan, joka on räätälöity tarpeisiimme. Nyt kysymyksiä on vain vähän, koska järjestelmän toiminnasta saa nopeasti hyvän käsityksen.” Lue koko asiakastarina.
Yhteenveto: hyvä ilmapiiri takaa onnistuneen muutoksen
Näiden viiden vinkin lisäksi on tärkeä muistaa, että järjestelmäuudistuksen onnistuminen perustuu ennen kaikkea ihmisiin ja yhteistyöhön. Kun projektitiimi ja henkilöstö tuntevat olevansa osa muutosta, heidän sitoutumisensa ja motivaationsa kasvavat. Positiivinen ja ratkaisukeskeinen ilmapiiri auttaa viemään uudistusta eteenpäin – sen sijaan, että keskityttäisiin haasteisiin, on tärkeää löytää yhdessä toimivia ratkaisuja ja edetä kohti yhteisiä tavoitteita.
Rakentava ja avoin yhteistyö eri sidosryhmien välillä auttaa varmistamaan, että projekti etenee sujuvasti ja että kaikki osapuolet tuntevat tulevansa kuulluiksi. Kun jokainen tuo oman osaamisensa ja panoksensa mukaan, järjestelmäuudistus ei ole pelkkä IT-hanke, vaan koko organisaation yhteinen kehitysaskel.
