Holiday Club Resorts on yksi johtavista matkailun ja vapaa-ajan asumisen toimijoista Suomessa. Yhtiöllä on toimintaa myös Ruotsissa ja Kanariansaarilla. Holiday Club -lomakohteita on yli 30, joista suurimmat tarjoavat kylpylähotellien ja tasokkaiden lomahuoneistojen lisäksi monipuolisia ravintola-, liikunta- ja vapaa-ajan palveluja upeissa maisemissa. Holiday Clubin kohteissa vietetään vuosittain yli miljoona lomaa, ja oman lomaviikon omistajia on yli 120 000.
Holiday Clubissa havaittiin tarve työvuorosuunnittelun keskittämiselle ja toimintaa tukemaan kaivattiin moderni ratkaisu. Tavoitteena oli, että työvuorosuunnitteluprosessin keskittäminen tehostaisi liiketoimintaa sekä auttaisi yritystä kustannusten hallinnassa. Eri järjestelmien kilpailutuksen jälkeen Quinyx osoittautui parhaaksi ratkaisuksi juuri Holiday Clubin tarpeisiin ja järjestelmä otettiin käyttöön maaliskuussa 2023. Tällä hetkellä Quinyxiä käyttää noin 500 työntekijää.
Kohteiden erilaiset tarpeet asettavat vaatimuksia työvuorosuunnittelulle
Holiday Clubin resorttien palveluihin kuuluu muun muassa useita ravintoloita, kylpylöitä, golfkenttiä, sisäaktiviteettipuistoja sekä kokoustiloja. Kaikissa kohteissa on myös mahdollista ostaa loma-asunto viikko-osakkeena. Resorttien monipuoliset työtehtävät, lomaosakkaiden tarpeet ja sesonkivaihtelut asettavat omat haasteensa työvuorojen suunnittelulle.
“Esimerkiksi työvuoroihin vaikuttaa paitsi hotellin käyttöaste, myös milloin asiakkaat saapuvat ja lähtevät lomahuoneistoista. Lisäksi on huomioitava ravintoloiden ja muiden aktiviteettipalveluiden käyttö”, Holiday Clubilla Workforce Planning Managerina työskentelevä Satu Jones selittää.
Satu Jones piti puheenvuoron keskitetystä työvuorosuunnittelusta Quinyxin aamiaistilaisuudessa marraskuussa 2024
Tilanne ennen Quinyxiä: hajautettua työvuorosuunnittelua
Ennen Quinyxiä yrityksen seitsemässä resortissa oli useita työvuorosuunnittelijoita ja suunnittelu oli todella hajautettua osastotasolla. Työvuorosuunnittelussa keskityttiin ainoastaan lyhyeen aikavälin suunnittelemiseen, eikä Holiday Clubilla ollut edellytyksiä pitkän aikavälin suunnitteluun tai työvuorosuunnittelun automatisointiin ja optimointiin. Yrityksellä ei myöskään ollut mahdollisuuksia arvioida suunnittelun onnistumista tai sen vaikutuksia liiketoimintaan.
”Aiemmin työvuorosuunnittelijat tekivät myös muita työtehtäviä suunnittelun ohella, eikä heillä ollut aikaa palata katsomaan, miten suunnittelu toteutui tai miten suunnittelua voitaisiin kehittää."
Quinyxin käyttöönotto: hajautetusta kohti keskitettyä mallia
Kilpailutuksen jälkeen Quinyx osoittautui parhaaksi ratkaisuksi juuri Holiday Clubin tarpeisiin. Valintaan vaikuttivat erityisesti Quinyxin hyvät referenssit sekä aiempi kokemus matkailu- ja ravintola-alalta. Lisäksi järjestelmän skaalautuvuus ja joustavuus olivat Holiday Clubille keskeisiä tekijöitä. Quinyx vastasi myös yrityksen tulevaisuuden tarpeisiin, ja erityisesti Quinyxin tekoälytoiminnallisuudet ja työvuorosuunnittelun automatisointi- ja optimointimahdollisuudet vaikuttivat valintaan.
Quinyx otettiin käyttöön maaliskuussa 2023 Holiday Clubin resorteissa, contact centerin asiakaspalvelussa, tukitiimeissä ja huollossa. Työvuorosuunittelun keskittäminen tehtiin vaiheittain ja ensimmäisessä vaiheessa resorttien suunnittelu keskitettiin yhdelle työvuorosuunnittelijalle kaikissa kohteissa. Myöhemmin työvuorosuunnittelua keskitettiin edelleen ja tällä hetkellä resorttien työvuorosuunnittelusta vastaa kolmen henkilön suunnittelutiimi.
Suunnittelutiimin aloittaessa he vierailivat kaikissa resorteissa tapaamassa kohteiden päälliköitä ja keräämässä suunnitteluun käytettävää dataa. Tämä koettiin tärkeäksi yhteistyön ja vuorovaikutuksen rakentumisen kannalta. Paikan päällä vieraileminen auttoi tiimiä ymmärtämään kohteiden erilaisuudet sekä näkemään työvuorosuunnittelun realiteetit. ”Vierailemalla kohteissa näimme esimerkiksi, miten kaukana keittiö tosiasiassa sijaitsee ravintolasta”, Satu kertoo.
Keskitetyn työvuorosuunnittelun hyödyt
Työvuorosuunnittelun keskittäminen on ollut merkittävä edistysaskel Holiday Clubille.
"Keskitetyn prosessin avulla resorttien henkilöstö pystyy nyt paremmin keskittymään kohteissa olevien asiakkaiden palveluun. Kun suunnittelu on pienemmän tiimin vastuulla, työvuorojen hallinta, vuosilomien suunnittelu ja palkanmaksu pysyvät paremmin hallinnassa ja aikataulussa. Toisaalta työvuorosuunnittelujärjestelmää on myös helpompi kouluttaa pienemmälle porukalle ja parhaiden käytäntöjen analysointi ja jakaminen tehostuu."", Satu iloitsee. Myös työntekijät ovat ottaneet Quinyxin hyvin vastaan.
"Henkilöstö arvostaa Quinyxin mobiilisovelluksen helppokäyttöisyyttä erityisesti käytettävyyden ja toiveiden esittämisen osalta."
Holiday Clubilla suunnittelua tehdään nyt pidemmälle aikavälille, sen onnistumista voidaan arvioida ja esihenkilöiden työaikaa säästyy myös muihin tehtäviin. Ammattisuunnittelijoiden TES-osaaminen mahdollistaa laadukkaan ja tasapuolisen suunnittelun, sekä työhyvinvoinnin huomioimisen.
Suunnittelun keskittäminen avaa tulevaisuudessa mahdollisuuksia työvuorosuunnittelun automaatioon ja optimointiin. Vaikka Holiday Club ei ole vielä siirtynyt automatisoituun työvuorosuunnitteluun, yrityksen tulevaisuuden tavoitteissa on optimoida suunnitteluprosessia entisestään. Quinyxin tekoälytoiminnallisuudet voivat auttaa yritystä tämän tavoitteen saavuttamisessa.
