Ein innovativer Player im Beauty-Einzelhandel
Lyko ist neben dem E-Commerce auch im stationären Handel sowie in der Produktion eigener Kosmetikprodukte tätig und betreibt eigene Salons. Das Unternehmen versteht sich als „Beauty Playground“ für seine Kund:innen und möchte das Thema Schönheit unterhaltsam und inspirierend gestalten. Lyko ist in Schweden, Norwegen, Finnland, Dänemark, Deutschland, den Niederlanden, Österreich und Polen aktiv und arbeitet täglich daran, in diesen Märkten die erste Wahl für alles rund um Beauty zu sein. Mit Millionen von Kundenbestellungen pro Jahr und anhaltender Expansion verzeichnet Lyko kontinuierliches Wachstum.
Mit diesem Wachstum gehen auch Herausforderungen einher, vor allem in der Dienstplanung und der Aufrechterhaltung effizienter Prozesse. Um dem gerecht zu werden, benötigt Lyko eine flexible und skalierbare Workforce-Management-Lösung – und setzt seit 2013 auf Quinyx. Heute werden 113 Standorte und 1.300 Mitarbeitende mit Quinyx verwaltet.
Effizientes Workforce Management
Lyko nutzt Quinyx unter anderem für die Dienstplanung und Zeiterfassung. Über die Quinyx-App können die Mitarbeitenden ihre Dienstpläne einsehen, sich für verfügbare Schichten eintragen, Urlaub beantragen, Neuigkeiten von Vorgesetzten und der Unternehmenszentrale erhalten und ihre erfassten Arbeitszeiten überprüfen.
Um in Spitzenzeiten wie am Black Friday oder während der Weihnachtszeit eine ausreichende Personalbesetzung zu gewährleisten, können sich Teilzeitbeschäftigte direkt in der Quinyx-App für freie Schichten melden und dabei den Tag und die Uhrzeit auswählen, die ihnen am besten passen. Åsa Magnusson, HR-Spezialistin bei Lyko, betont, dass die Flexibilität, selbst über die Arbeitszeiten zu entscheiden, für die Mitarbeitenden sehr wertvoll ist. Gleichzeitig kann Lyko auf diese Weise schnell und effizient eine vollständige Schichtabdeckung gewährleisten.
„Für uns bei Lyko war es ein großer Vorteil, dass Quinyx in mehreren Ländern und Branchen so gut funktioniert. Dadurch konnten wir Arbeitsabläufe standardisieren und die Qualitätssicherung vereinfachen, was wiederum unsere Skalierbarkeit unterstützt. Ich finde es super, einen klaren Überblick über unsere Prozesse zu haben und schätze die Möglichkeit, Unterstützung auf globaler Ebene zu bieten“, sagt Åsa.
Quinyx hat zu einem reibungslosen und effizienten Workforce Management bei Lyko geführt. „Es ist heute kaum noch vorstellbar, ohne Quinyx zu arbeiten“, fügt Åsa hinzu. „Lyko ist ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung und für uns ist es selbstverständlich, unser Workforce Management mit einem modernen, flexiblen und skalierbaren System zu verwalten.“
Åsa schätzt vor allem die einfache Handhabung der Dienstplanung. Sie hebt außerdem hervor, wie die App eine effektive Kommunikation ermöglicht und es den Mitarbeitenden erleichtert, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, was den Prozess für alle im Unternehmen vereinfacht. Darüber hinaus lässt sich Quinyx nahtlos in die Personal- und Gehaltsabrechnungssysteme von Lyko integrieren, wodurch die Gehaltsabrechnung und die Personalverwaltung problemlos erfolgen.
Zeitersparnis mit dem AI Assistant von Quinyx
Lyko gehörte zu den ersten Kunden, die vor dem offiziellen Launch exklusiven Zugang zum KI-gestütztem Chat-Assistenten von Quinyx erhielten. Der neue AI Assistent hilft Mitarbeitenden und Managern, schnell Antworten auf ihre Fragen zu finden – direkt innerhalb der Quinyx-Plattform. Anstatt in Handbüchern zu suchen, können sie ihre Fragen einfach dem AI Assistent im Chat stellen, wie zum Beispiel „Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?“ oder „Wo finde ich die Tools für die Dienstplanung?“, und sie erhalten direkt eine Antwort.
Die Ergebnisse sprechen für sich: Lyko spart pro Frage etwa fünf Minuten ein – eine erhebliche Zeitersparnis in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld.
Åsa lobt, wie schnell der AI Assistent Antworten liefern kann, und betont, dass es hilfreich ist, die Antworten genau dort zu finden, wo auch die Fragen aufkommen – im System selbst. „Helpdocs entsprechen nicht der Arbeitsweise moderner Mitarbeitender. Wir wollen nicht lange nach Antworten suchen – wir wollen sie sofort“, erklärt sie.
Zukünftige Möglichkeiten
Lyko sieht Quinyx als festen Bestandteil seiner Betriebsabläufe. In Zukunft möchte das Unternehmen weitere KI-Lösungen von Quinyx ausprobieren. Außerdem möchten sie prüfen, wie die Dokumentverwaltung in der App ihre tägliche Arbeit weiter verbessern könnte.
Wir bei Quinyx freuen uns darauf, Lyko auf dieser Reise zu begleiten und das Unternehmen dabei zu unterstützen, ein effizientes und flexibles Arbeitsumfeld für die Mitarbeitenden zu schaffen.