Holiday Club Resorts ist einer der führenden Anbieter von Ferien- und Freizeitunterkünften in Finnland. Das Unternehmen ist auch in Schweden und auf den Kanarischen Inseln tätig. Holiday Club Resorts verfügt über mehr als 30 Ferienanlagen, von denen die größten Wellness-Hotels und hochwertige Ferienwohnungen sowie ein breites Angebot an Restaurants, Sport- und Freizeiteinrichtungen in erholsamer Umgebung bieten. Mehr als eine Million Gäste verbringen jedes Jahr ihren Urlaub in den Ferienanlagen von Holiday Club.
Der Holiday Club stellte fest, dass die Dienstplanung zentralisiert werden musste und benötigte eine moderne Lösung zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs. Ziel war es, durch eine zentrale Schichtplanung die Effizienz des Unternehmens zu verbessern und die Kosten zu senken. Nach dem Vergleich verschiedener Systeme erwies sich Quinyx als die beste Lösung für die Bedürfnisse des Holiday Club und wurde im März 2023 eingeführt. Derzeit wird Quinyx von rund 500 Mitarbeitenden genutzt.
Unterschiedliche Bedürfnisse an den Standorten stellen Anforderungen an die Dienstplanung
Die Holiday Club-Anlagen bieten eine Reihe von Einrichtungen, darunter mehrere Restaurants, Spas, Golfplätze, Indoor-Aktivitätsparks und Tagungsräume. In allen Anlagen ist es auch möglich, ein Ferienhaus auf Teilzeitnutzungsbasis zu erwerben. Die unterschiedliche Auslastung der Anlagen, die Bedürfnisse der Urlauber:innen und die saisonalen Schwankungen stellen besondere Herausforderungen an die Dienstplanung.
„Der Dienstplan wird nicht nur von der Belegung des Hotels beeinflusst, sondern auch davon, wann die Gäste in den Ferienwohnungen ankommen und sie verlassen. Man muss auch die Nutzung von Restaurants und anderen Freizeiteinrichtungen berücksichtigen“, erklärt Satu Jones, Workforce Planning Manager bei Holiday Club.
Satu Jones sprach auf dem Quinyx Networking Breakfast im November 2024 über zentralisierte Dienstplanung.
Situation vor Quinyx: dezentralisierte Dienstplanung
Vor Quinyx gab es in den sieben Ferienanlagen des Unternehmens mehrere Schichtplanende, und die Planung erfolgte sehr dezentral auf Abteilungsebene. Die Dienstplanung konzentrierte sich nur auf die kurzfristige Planung, und Holiday Club verfügte nicht über die Kapazitäten für eine langfristige Planung oder für die Automatisierung und Optimierung der Dienstplanung. Außerdem hatte das Unternehmen keine Möglichkeit, den Erfolg der Planung oder ihre Auswirkungen auf das Geschäft zu bewerten.
„In der Vergangenheit hatten die Schichtplanenden neben der Planung noch andere Aufgaben zu erledigen, und sie hatten keine Zeit, sich zu informieren, wie gut die Schichten abliefen oder wie die Planung verbessert werden konnte."
Einsatz von Quinyx: Umstellung auf ein zentralisiertes Modell
Nach einem kompetitiven Ausschreibungsverfahren erwies sich Quinyx als die beste Lösung für den Holiday Club. Die guten Referenzen und die bisherige Erfahrung von Quinyx im Tourismus- und Gastgewerbe waren ausschlaggebend für die Entscheidung. Darüber hinaus waren die Skalierbarkeit und Flexibilität des Systems für den Holiday Club ausschlaggebend. Quinyx erfüllte auch die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens. Die KI-Funktionen von Quinyx und seine Fähigkeit, die Dienstplanung zu automatisieren und zu optimieren, war ein entscheidender Faktor bei der Auswahl.
Quinyx wurde im März 2023 in den Holiday Club-Anlagen, im Kundenservice der Call Center, in den Support-Teams und in der Wartung eingeführt. Die Zentralisierung der Dienstplanung erfolgte in mehreren Phasen. In der ersten Phase wurde die Dienstplanung in der Ferienanlage auf einen einzigen Planenden an allen Standorten zentralisiert. Anschließend wurde der Prozess weiter zentralisiert, und derzeit wird die Dienstplanung in allen Ferienanlagen von einem Team aus drei Planenden verwaltet.
Zu Beginn besuchte das Planungsteam alle Ferienanlagen, um die Verantwortlichen vor Ort zu treffen und Daten für die Planung zu sammeln. Es wurde als Grundstein genutzt, um die Zusammenarbeit und den Austausch von Beginn an zu fördern. Die Besuche vor Ort halfen dem Team, die Unterschiede zwischen den Standorten zu verstehen und die Realitäten der Dienstplanung zu erkennen. „Durch den Besuch der Standorte konnten wir zum Beispiel sehen, wie weit die Küche tatsächlich vom Restaurant entfernt ist“, sagt Satu.
Vorteile der zentralen Dienstplanung
Die zentrale Dienstplanung war für Holiday Club ein großer Schritt nach vorn: "Mit einem zentralisierten Prozess können die Schichtverwaltung, die Jahresurlaubsplanung und die Gehaltsabrechnung besser kontrolliert werden, so dass sich die Mitarbeitenden des Resorts auf die Betreuung der Gäste vor Ort konzentrieren können. Außerdem ist es mit dem neuen System einfacher, ein kleineres Team zu schulen, und bewährte Praktiken können effizienter analysiert und weitergegeben werden", sagt Satu. Quinyx ist auch bei den Mitarbeitenden gut angekommen..
„Die Mitarbeitenden schätzen die einfache Handhabung der Quinyx App, vor allem was die Nutzerfreundlichkeit und die Angabe von Schichtwünschen betrifft."
Im Holiday Club erfolgt die Planung nun langfristig, der Erfolg kann evaluiert werden und die Zeit der Mitarbeitenden kann für andere Aufgaben genutzt werden. Die Qualifikationen der Planenden ermöglichen eine qualitativ hochwertige und faire Dienstplanung und die Berücksichtigung der Mitarbeiterzufriedenheit.
In Zukunft wird die zentralisierte Dienstplanung Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung eröffnen. Obwohl Holiday Club noch nicht zu einer automatisierten Planung übergegangen ist, ist es das Ziel des Unternehmens, den Planungsprozess in Zukunft weiter zu verbessern. Die KI-Funktionalitäten von Quinyx können dem Unternehmen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen.
Erfahren Sie hier mehr über den Einsatz von Quinyx in der Hotellerie sowie unsere Kunden im Gastgewerbe.
