Datenschutz und Rechtliches zu Quinyx

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist eine EU-Verordnung, die die 1995 EU-Datenschutzrichtlinie ersetzt. Es handelt sich um ein Gesetz über den Datenschutz und die Privatsphäre aller Personen innerhalb der Europäischen Union (EU). Die DSGVO zielt in erster Linie darauf ab, den einzelnen Personen über ihre personenbezogenen Daten die Kontrolle zu geben und den Regelungsrahmen zu vereinfachen. Diese Verordnung ist keine Richtlinie und verpflichtete deshalb alle Länder innerhalb der EU dazu, die DSGVO bis zum 25. Mai 2018 zu implementieren.

Die Verordnung stützt sich auf viele Anforderungen aus der Richtlinie für Datenschutz und Sicherheit von 1995, enthält aber neue Bestimmungen zur Stärkung der Rechte von Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, und führt härtere Strafen für Unternehmen und Organisationen, die diese Verordnung nicht einhalten, ein.

Quinyx hat seine Hauptniederlassung in Schweden und unsere leitende Aufsichtsbehörde ist IMY.

Under the GDPR, you have certain rights related to the processing of your personal data. These are listed below.

Quinyx is in its capacity as data controller responsible for ensuring that your personal data is processed in accordance with applicable law and that your rights are taken into account when we process your personal data. If you want to use your rights, please contact us at dataprivacy@quinyx.com. You can also contact our DPO, which will be assigned as of 25th of May, at dpo@quinyx.com if you experience that Quinyx do not live up to your rights.

At Quinyx, we will take all reasonable and possible actions to notify any recipients of your personal data as set out in chapter 5 above regarding any rectification, erasure or restrictions carried out by us. At your request, we will also inform you of which third parties we have shared your personal data with.

You have the right to request access to personal data

You have the right to request an abstract from our data record regarding our use of your personal data. You also have the right to request a copy of the personal information being processed at no cost. However, we may charge you a reasonable administrative fee to provide you with additional copies of the personal data. If you make your access request by electronic means such as email, we will provide you with the information in a commonly used electronic format.

Contact: dataprivacy@quinyx.com

You have the right to request rectification of your personal data

We will at your request, or at our own initiative, rectify, anonymise, erase or complement personal data that you or we discover is inaccurate, incomplete or misleading. You also have the right to complement the personal data with additional data if relevant information is missing.

Contact: dataprivacy@quinyx.com

You have the right to request erasure of your personal data

You have the right to request that we erase your personal data if we do no longer have an acceptable reason for processing the data. Given this, erasure shall be made by us if:

• the personal data is no longer necessary for the purposes for which it was collected,
• you object to the processing of your personal data based on our legitimate interest and there is no overriding legitimate ground for the processing,
• the personal data has not been lawfully processed,
• we are required to erase the personal data due to a legal obligation, or
• you are a child and we have collected the personal data in relation to the offer of information society services.

However, there might be requirements under applicable law, or other weighty reasons, which entail in us not being able to immediately erase your personal data.  In such case, we will stop using your personal data for any other reasons than to comply with the applicable law, or the relevant weighty reason.

Contact: dataprivacy@quinyx.com

You have the right to restrict processing

This means that we temporarily restrict the processing of your personal data. You have the right to request restriction of the processing when:

• you have requested rectification of your personal data in accordance with the section “You have the right to request rectification of your personal data” above during the time period we are verifying the accuracy of the data,
• the processing is unlawful and you do not want the personal data to be erased,
• Quinyx, in its capacity as data controller, does no longer need the personal data for the purposes for which it was processed, but you require us to retain the information for the establishment, exercise or defence of legal claims, or
• you have objected to our legitimate interest for the processing in accordance with the section “You have the right to object to the processing” below during the time period we determine whether the legitimate interest overrides your privacy rights.

Contact: dataprivacy@quinyx.com 

You have the right to object to the processing

You have the right to object to such processing of your personal data based upon our legitimate interest (please see chapter 4 above). If you object to such processing, we will only continue with the processing if we have a compelling legitimate reason for the processing that outweighs your interest, rights or freedoms, or unless continued processing is necessary for the establishment, exercise or defence of a legal claim.

Contact: dataprivacy@quinyx.com

Sie haben das Recht, bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen

Sie haben das Recht, bei der Datenschutzbehörde Reklamationen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzureichen. Die Aufsichtsbehörde für Quinyx ist Datainspektionen, Schweden. https://datainspektionen.se

Sollten Sie erfahren, dass Quinyx und die DSB nicht die DSGVO und die Rechte der betroffenen Person erfüllen, lesen Sie mehr über den Meldevorgang an Datainspektionen.  https://datainspektionen.se

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die für Quinyx erforderlich sind, um die beabsichtigten Zwecke als Workforce-Management-System zu erfüllen, einschließlich:

• Personalmanagement
• Arbeitszeitplanung
• Planen und Ausführen von Arbeitsaufgaben
• Arbeitszeit-Berichterstattung
• Kommunikation

Standardmäßig ist es möglich, folgende personenbezogene Daten im System zu speichern und zu verarbeiten:

• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Sozialversicherungsnummer/bürgerliche Eintragungsnummer.
• Namen und Kontaktinformationen des nächsten Angehörigen.
• Organisatorische Zugehörigkeit wie Innenministerium und Kostenstelle
• Arbeitsvertrag
• Verfügbarkeit
• Arbeitsschichten
• Zeitstempel
• Abwesenheiten
• Qmail-Meldungen

Ihr Arbeitgeber ist letztendlich für die personenbezogenen Daten verantwortlich, die im System gespeichert und verarbeitet werden. Ihr Arbeitgeber kann auch benutzerdefinierte personenbezogene Datenfelder hinzufügen, um zusätzliche Daten zu speichern, die für die Vereinfachung Ihres Workforce-Management-Prozesses erforderlich sind.

• IP-Adresse
• Details Ihrer Hardware-Konfiguration wie Betriebssystem, Webbrowser und Bildschirmauflösung
• Details über Ihre Benutzung von Quinyx, z.B. welche Funktionen Sie benutzen, was Sie anklicken usw.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Ihren Arbeitgeber und vorab genehmigte Daten-Subprozessoren weiter, und wir halten uns an die branchenüblichen Best Practices zur Datensicherheit, um die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten.

Ihre personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange Ihr Arbeitgeber sie im System aufbewahrt. Normalerweise ist dies auf Ihre Arbeitszeit beschränkt, aber Ihr Arbeitgeber kann, nachdem Ihre Beschäftigung beendet ist, beschließen, einige oder alle Ihrer personenbezogenen Daten im System zu speichern, um lokalen Gesetzen zu entsprechen. Nachdem Ihre personenbezogenen Daten aus dem System entfernt wurden, können einige oder alle davon auf begrenzte Zeit in Übereinstimmung mit den Nutzungsbedingungen, die zwischen uns und Ihrem Arbeitgeber vereinbart wurden, aufbewahrt werden.

Bitte wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber, um eine genaue Zusammenfassung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.

Die App verwendet eine Methode, die als „Geofencing“ bezeichnet wird, um festzustellen, ob Sie innerhalb des erforderlichen Bereichs Ihres Arbeitsplatzes für das Ein- und Ausstempeln sind und auch um eine Push-Benachrichtigung zur Verfügung zu stellen, die Sie an das Ein- und Ausstempeln  erinnert, wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz ankommen oder es verlassen. Mit dem Geofencing fordert eine App das Betriebssystem auf, ein Signal zu senden, falls und wenn das Telefon sich innerhalb eines Radius von X Metern von Koordinaten Y und Z befindet. Die Standortdaten müssen jederzeit aktiviert sein. Geofencing hat einige Hauptvorteile:

• Es nutzt deutlich weniger Akkuleistung als herkömmliche Geolokalisierung, da es nur Mobilfunkbasisstationen-Triangulation verwendet, d.h. dass keine zusätzliche Hardware aktiviert ist, um Ihren Standort zu bestimmen. Daher verbraucht die Quinyx-Lokalisierung keine Energie. Die Genauigkeit wird jedoch erhöht, wenn Sie bereits das WLAN aktiviert haben.

• Es ist nicht erforderlich, Daten zu speichern oder an den App-Anbieter zu übertragen. Anstelle der Bereitstellung von Standortdaten an Quinyx-Server durch die App/das Telefon, teilt Quinyx die Arbeitsplatz-Koordinaten dem Telefon mit und dies wiederum kommuniziert mit der App, wenn es sich innerhalb des erforderlichen Bereiches für das Ein-/Ausstempeln befindet.

Wir speichern keine Informationen über Ihren Standort oder Ihre Bewegungen.

Bitte lesen Sie dazu diesen Hilfe-Artikel.

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