Es ist nichts Neues, dass Unternehmen nach Mitteln suchen, ihre Personalkosten zu senken. Denn wenn diese Kosten nicht effizient kontrolliert werden, sind die Folgen schnell spürbar – in Form drastischer Maßnahmen.
Für gewöhnlich sparen Unternehmen Personalkosten ein, indem sie Mitarbeitende entlassen oder Arbeitsstunden kürzen. Oder sie geben die Kosten an den Verbraucher weiter, das heißt sie erhöhen die Preise. Eine mangelnde Kostenkontrolle schwächt ein Unternehmen aber auch im Wettbewerb und verschlingt Finanzmittel. Mittel, die vielleicht besser in das Unternehmenswachstum investiert wären, z. B. in Werbung, Marketing und Vertrieb.
Doch was wäre, wenn Sie die Personalkosten senken und zur gleichen Zeit Ihre Produktivität und Ihren Umsatz erhöhen könnten? Und wenn Sie dabei Ihre Mitarbeitenden binden und Ihren Kund:innen eine erstklassige Erfahrung bieten könnten?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Personalkosten senken, kontrollieren und deren Anteil an den Gesamtkosten reduzieren.
Egal, ob Sie aus dem Einzelhandel, Gastgewerbe, Lager- & Logistikbereich oder dem Facility Management kommen – wir glauben, dass es möglich ist, Umsatz und Kundenzufriedenheit zu steigern und gleichzeitig die Personalkosten effektiver zu managen. Wir befinden uns in Branchen, in denen es viele operative Mitarbeitende gibt und in denen die Prozesse meist extrem kompliziert und zugleich noch voneinander abgekoppelt laufen.
Im Folgenden geben wir Ihnen ein Überblick über die besten Methoden, Ihre Personalkosten im Blick zu behalten - besonders, wenn Sie in Branchen mit vielen operativen, gewerblichen Mitarbeitenden oder auch Frontline/Deskless Workers arbeiten.
Fünf Tipps, um Personalkosten zu sparen
1. Arbeiten Sie mit einem Optimierungstool
Die Möglichkeiten, die Sie mit Papier, Stift und einer Excel-Tabelle haben, sind begrenzt. Ein gutes Business-Optimierungstool dagegen generiert mithilfe Ihrer Prognosen automatisch Einsatzpläne, sorgt für eine effektive Kommunikation und unterstützt Ihre Personalabrechnung.
Zum Glück bietet der Markt jede Menge Optimierungstools, die diese aufwendige Arbeit für Sie erledigen. Tatsächlich sparen Unternehmen, die eine Workforce Management Lösung einsetzen, laut Marktforschungsinstitut TechNavio im Durchschnitt 9 Managerstunden pro Woche ein.
2. Verstehen Sie Ihr Geschäft
Auch wenn Optimierungstools Ihr Unternehmen effektiv unterstützen, können sie nicht zaubern. Um sie gewinnbringend einzusetzen, müssen Sie Ihr Geschäft gut kennen. Deshalb sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:
- Wann kommt Ihre Kundschaft?
- Welches sind Ihre Hauptgeschäftszeiten?
- Wann ist die Motivation zum Kauf am höchsten?
- Wann brauchen die Kund:innen am häufigsten eine persönliche Beratung?
- Wie entwickelt sich Ihr Unternehmen?
Je besser Sie Ihr Geschäft kennen, desto besser ist Ihre Einsatzplanung und desto eher können Sie die Personalkosten senken.
3. Setzen Sie das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort ein
Intelligenter planen ist einfach. Durch die Optimierung und Automatisierung Ihrer Einsatzplanung sparen Sie Zeit, senken Ihre Ausgaben, erhöhen die Produktivität und steigern die Effizienz.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Schichtbesetzung ausreicht, um den Kundenbedürfnissen gerecht werden zu können – denn das ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches Geschäft und hohe Gewinne.
Mit einer intelligenteren Einsatzplanung sorgen Sie nicht nur dafür, dass die Stunden im Einsatzplan mit den im Budget veranschlagten Stunden übereinstimmen. Sie verringern zudem die Zeit, die Ihre Manager für Verwaltungsaufgaben opfern – und senken damit die Kosten noch weiter.
4. Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden
Was die Mitarbeitermotivation angeht, sollten Sie keine Kompromisse machen. Laut einer Studie von Gallup sind Unternehmen mit engagierten Mitarbeitenden 22 % rentabler. Doch damit nicht genug: Untersuchungen des internationalen Personal- und Finanzberatungsunternehmens Watson Wyatt ergaben, dass Firmen mit einer hohen Mitarbeitermotivation über einen Zeitraum von fünf Jahren Erträge in Höhe von 64 % für ihre Anteilseigner erwirtschaften. Bei Unternehmen mit geringer Mitarbeitermotivation betrug diese Zahl nur 21 %.
Der Grund: Motivierte Mitarbeitende sind produktiver. Sie sind überdurchschnittlich engagiert, arbeiten härter und leisten mehr für Sie und Ihre Kund:innen.
5. Erstellen und nutzen Sie Prognosen
Um Prognosen erstellen zu können, benötigen Sie Daten. Sammeln Sie Daten, um diese für intelligente Software bereitstellen zu können. Datenbasierte Prognosen gehören zu den wichtigsten Voraussetzungen, um Personalkosten zu senken. Es ist eine Kunst, anhand der vergangenen Daten, wie zum Beispiel der Kundennachfrage, zu ermitteln, wie viele Mitarbeitenden für einen Folgezeitraum eingesetzt werden müssen. Doch nur mit präzisen Prognosen wissen Sie, wann die meisten Kund:innen kommen, und können entsprechend planen. So wissen Sie dann, mit welchen Plankosten Sie rechnen können.
Indem Sie Ihre Plankosten mit Ihren Ergebnissen abgleichen, wird Ihre Ressourcenplanung am profitabelsten. Bessere Prognosen gehen Hand in Hand mit intelligenter Einsatzplanung. Sie liefern Ihnen die Daten, um die geeigneten Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen.
Wenn Sie mehr über effektive Personalkostensenkung erfahren möchten, laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden mit 6 praxisnahen Tipps und weiterführenden Informationen herunter.
