Die Schichtplanung für Bäckereien ist zweifellos eine der schwierigsten aufgrund von wechselnden Schichtzeiten, Mitarbeiterknappheit und filialübergreifender Planung.
Wer im Einzelhandel und insbesondere in der Bäckereibranche arbeitet, weiß, dass die Zusammensetzung des Personals sehr unterschiedlich ist. Es gibt eine Kombination von Voll- und Teilzeitkräften sowie zahlreichen Aushilfen. Viele sind Schüler:innen oder Studierende, die ihre Schulzeiten oder Vorlesungspläne mit ihren Schichtplänen abgleichen müssen. Andere können nur zu bestimmten Zeiten arbeiten, weil sie die Kinderbetreuung sicherstellen müssen oder ihre Familienangehörigen pflegen. Oder sie haben mehrere Jobs parallel, die sie aufeinander abstimmen müssen.
Aus diesem Grund kann die Schichtplanung von Mitarbeitenden in Bäckereien zur echten Herausforderung für die Filialleitenden werden. Insbesondere wenn die Planung mit Excel oder Stift und Papier erfolgt.
Wie kann eine Software diese Schichtplanung vereinfachen?
1. Einfachere Prozesse für Schichtplanung und Aufgaben
Filialübergreifende, optimale Besetzung
Das Ziel jedes Schichtplaners ist es, den Arbeitszeitbedarf des Unternehmens möglichst effektiv an die Arbeitszeitkapazität der Mitarbeitenden anzupassen. Aber das ist leichter gesagt als getan. Und jeder, der Personalpläne erstellt, kennt das: Da hat man in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Schichtplan ausgearbeitet. Und dann ruft ein Mitarbeiter kurzfristig an, weil er krank ist.
Eine App erleichtert diese Suche erheblich. Der Planende sieht in der Software, welche anderen Mitarbeitenden verfügbar sind und die entsprechenden Qualifikationen haben bzw. für diese Aufgaben ausgebildet sind. Mit der Quinyx App werden außerdem die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft vor der Planerstellung berücksichtigt. Die Mitarbeitenden öffnen dazu ganz einfach die App, legen ihre Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. So sind weniger spätere Anpassungen erforderlich.
Zudem ist die Planung über mehrere Standorte mit einer Software kein Problem mehr. Mit Quinyx können innerhalb eines Hauptkontos so viele Standorte verwaltet werden, wie benötigt werden. Und innerhalb der Standorte verschiedene Teams und Mitarbeiterrollen definiert werden (z. B. Verkauf, Bäckerei, Kasse, Reinigung usw.).
Aufwand reduzieren und Fehler vermeiden
Quinyx hat bereits ca. 1.000 Kunden dabei geholfen, ihren Planungs- und Verwaltungsprozess zu verbessern. Führende Unternehmen wie Starbucks berichten, dass sie die Zeit und den Aufwand, den sie für die Planung ihrer Belegschaft benötigten, von 4 Stunden auf 30 Minuten reduzieren konnten.
„Früher hat die Dienstplanung vier Stunden gedauert, jetzt dauert sie nur noch 30 Minuten. Quinyx ist eine großartige Ergänzung zu unseren bestehenden Engagement-Tools.”
- Wayne Byrne, Operations Manager UK bei Starbucks
Ein weiterer Vorteil einer Software ist, dass sie weniger fehleranfällig ist. Erfasste Arbeitszeiten müssen nicht mehr manuell an die Entgeltabrechnung gegeben werden, denn die Software leitet diese Daten über eine Schnittstelle direkt weiter. Auch in der Schichtplanerstellung unterstützt die Software Sie mit Warnungen oder Hinweisen, wenn etwas nicht stimmt oder gegen von Ihnen definierte Regeln verstößt.
Schnelle und bequeme Erstellung, Kommunikation und Kontrolle von Aufgaben
Über die App werden Aufgaben transparent und übersichtlich an Mitarbeitende zugewiesen. Das erleichtert insbesondere Routinearbeiten, denn dafür können einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen bzw. visuelle Hinweise hinterlegt werden – vom Öffnen & Schließen der Bäckereifiliale bis hin zur abendlichen Reinigung. Das erleichtert auch Aushilfen die Erledigung dieser Aufgaben.
Routineaufgaben werden so filialübergreifend einheitlich durchgeführt, insbesondere Aufgaben, für die bestimmte Regeln und Vorschriften gelten. Filialleitende können die Erledigung in einem Blick kontrollieren und nachfassen wenn nötig.
2. Kosten sparen durch die Integration externer Daten
Eine gute Software kann mehr als nur Zeiterfassung und Schichtplanung. Ein wichtiger Vorteil ist, dass externe Daten automatisch integriert werden können.
Insbesondere die Verknüpfung von Quinyx mit einer POS-Software und einer Lohnbuchhaltungsanwendung bringt zahlreiche Vorteile. Wichtige Geschäftsdaten aus diesen und anderen Systemen werden intelligent eingebunden und mit Quinyx synchronisiert. So wird der Planungsprozess auf der Grundlage realer Geschäftsdaten und Kennzahlen optimiert.
Mithilfe der Prognosefunktion, die historische Daten - zum Beispiel aus dem POS-System - können Filialleitende eine optimale Besetzungskurve für unterschiedliche Zeiten erstellen. Überstunden und „leere” Zeiten werden vermieden. Das schont die meist teuerste Ressource in vielen Bäckereien: die Personalkosten.
Welche Einsparungen sich konkret erzielen lassen? Quinyx beauftragte Forrester Consulting mit der Durchführung einer Studie zum Total Economic Impact™ (TEI) und errechnete die gesamtwirtschaftlichen Auswirkungen anhand eines Modellunternehmens. Überstunden konnten um 50 % reduziert werden und es wurde ein ROI von 376 % erzielt.
Ein weiterer Vorteil: eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeitenden direkt über ihre Handys ein- und ausstempeln. Und zwar zum tatsächlichen Schichtbeginn und -ende. Diese Daten werden dann in Echtzeit an die Lohnbuchhaltung übermittelt. Die automatische Abrechnung erfolgt so auf Basis tatsächlich geleisteter Stunden.
3. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität
Die Allgemeine BäckerZeitung berichtet in ihrem Artikel „ Unzufriedene wechseln schneller”, dass das Arbeitseinkommen bei Kündigungsgründen nicht an erster Stelle steht und fragt: „Was nützt die Zufriedenheit mit einem besseren Einkommen, wenn das Betriebsklima schlecht ist, die technische Ausstattung nicht auf dem neusten Stand ist und Überstunden geleistet werden müssen?”.
Die Lösung: eine digitale Personalplanung mit transparenter Kommunikation und Einbeziehung der Mitarbeitenden. Mit einer digitalen Einsatzplanung steigern Sie die Motivation Ihrer Mitarbeitenden drastisch – so wie Benugo , der britische Betreiber von mehr als 100 Cafés, Restaurants und Inhouse-Cafés.
Transparente und rechtzeitige Information der Mitarbeitenden
Ein entscheidender Punkt, den Angestellte in Umfragen bemängeln, ist, dass sie nicht genau wissen, wann sie arbeiten müssen bzw. dass sie über Schichtwechsel viel zu kurzfristig informiert werden. Das führt zur Unzufriedenheit, denn jeder Dienstplan greift in die Privatsphäre der Mitarbeitenden ein.
Sobald Filialleitende einen Schichtplan mit Quinyx erstellen und veröffentlichen, werden alle betroffenen Mitarbeitenden benachrichtigt. Und das in Echtzeit über die App auf ihrem Handy. Lange Telefonketten sind passé. Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen am Schichtplan vorgenommen werden, werden ebenfalls alle betroffenen Angestellten über diese Änderungen sofort benachrichtigt. In der App sehen sie dann jederzeit ihren aktuellen Plan und können darauf reagieren. Hier können sie auch ihren Urlaub oder Krankmeldungen einreichen oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Das erspart sowohl dem Personal als auch den Managern viel Zeit. Und erhöht so das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Geben Sie Mitarbeitenden Flexibilität
Eine weitere Möglichkeit, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden in Bäckereien zu erhöhen, besteht darin, ihnen mehr Flexibilität während des gesamten Planungsprozesses zu geben.
In Quinyx können alle Mitarbeitenden ihre Verfügbarkeiten eingeben. Dies bedeutet, dass sie dem Management mitteilen können, wann und wo sie jede Woche arbeiten können. Zum Beispiel Studenten, die tagsüber Unterricht haben, sind eher nachmittags verfügbar. Andere Angestellte sind vielleicht Eltern und ziehen es vor, morgens zu arbeiten, während ihre Kinder in der Schule sind.
Mit Quinyx werden all diese Präferenzen direkt an das Management kommuniziert. Das spart allen viel Zeit und gibt den Mitarbeitenden eine Stimme während des gesamten Prozesses.
Wenn Sie dies erlauben möchten, können die Mitarbeitenden außerdem über die Quinyx App ihre Schichten eigenständig untereinander tauschen. Das ist eine Funktion, die beiden Seiten - Schichtplanenden und Mitarbeitenden - das Leben sehr viel einfacher macht.
Die Belegschaft bekommt Flexibilität zurück, und die Filialleitenden reduzieren ihren Planungsaufwand erheblich. Alles, was Vorgesetzte tun müssen, ist, sich die Anfragen anzusehen und zu prüfen, ob entsprechend qualifizierte Mitarbeitende einspringen – dann können sie die Anfragen entweder genehmigen oder ablehnen.
Mehr über die intelligente Schichtplanung in Bäckereien finden Sie hier.
