Da sich die Anforderungen der Branche stetig weiterentwickeln, ist der Einsatz fortschrittlicher Software für das Workforce Management (WFM) der Schlüssel, um an der Spitze zu bleiben.
In diesem Blog tauchen wir ein in die Welt des Facility Managements, die besonderen Herausforderungen und wie innovative WFM-Lösungen die Effizienz und die Wertschöpfung steigern können.
Die Facility Management-Landschaft verstehen
Facility Management ist ein weites Feld, das verschiedene Bereiche abdeckt. Bei Gewerbeimmobilien wie Bürogebäuden und Einzelhandelsflächen besteht das Ziel darin, ein sicheres, produktives Umfeld für Unternehmen und ihre Kunden zu schaffen. Sie sorgen dafür, dass der tägliche Betrieb wie eine gut geölte Maschine läuft.
Bei Wohnanlagen, von Apartmentkomplexen bis hin zu Wohnsiedlungen, liegt der Schwerpunkt auf Komfort und Sicherheit. Es geht um die routinemäßige Instandhaltung, die Verwaltung der Versorgungseinrichtungen und die Aufrechterhaltung einer angenehmen Wohnatmosphäre.
Industrieanlagen, wie Produktionsstandorte und Lagerhäuser, erfordern einen anderen Ansatz. Hier geht es vor allem um betriebliche Effizienz, Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften. Effizientes Management in diesen Bereichen bedeutet reibungslose Abläufe, minimierte Ausfallzeiten und aufrechterhaltene Produktivität.
Wichtige Markttrends im Facility Management
Mehrere Trends prägen derzeit das Facility Management:
Nachhaltigkeit
Der Trend zu „grünen" Prozessen ist stärker denn je. Facility Manager integrieren bspw. erneuerbare Energien und führen ein umweltfreundliches Abfallmanagement ein, um die Umweltbelastung zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
Technologie-Integration
Intelligente Gebäude, KI-gestützte Software und das „Internet of Things" (IoT) revolutionieren das Facility Management. Diese Fortschritte unterstützen die vorausschauende Wartung, erhöhen die Sicherheit und rationalisieren den Betrieb. Automatisierung und Datenanalysen helfen den Verantwortlichen, ihre Ressourcen zu optimieren und Wartungsbedürfnisse präventiv anzugehen.
Outsourcing
Immer mehr Unternehmen vertrauen ihr Gebäudemanagement spezialisierten Firmen an. Auf diese Weise können sich die Unternehmen auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren und gleichzeitig vom Fachwissen und der Effizienz spezieller Facility-Management-Anbieter profitieren.
Herausforderungen für das Workforce Management
Die Verwaltung der Belegschaft im Facility Management ist nicht ohne Hürden:
Fluktuationen im Personalbestand
Die Nachfrage nach Dienstleistungen kann aufgrund von Jahreszeiten, Projekten und unerwarteten Ereignissen stark schwanken. Denken Sie an die zusätzliche Reinigung zu Beginn eines neuen Schuljahres oder nach dem Auszug eines Mieters. Ein vorausschauender Umgang mit diesen Schwankungen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Servicelevels und die Zufriedenheit der Kunden.
Unterschiedliche Qualifikationen
Die Zuweisung der richtigen Person für die richtige Aufgabe ist entscheidend. Einige Aufgaben gehören zur Routine, andere erfordern spezielle Qualifikationen oder Zertifizierungen. Für Qualität und Sicherheit ist es wichtig, die Fähigkeiten der Mitarbeitenden mit ihren Aufgaben in Einklang zu bringen.
Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit
Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Sicherheitsvorschriften ist eine ständige Herausforderung. Der Umgang mit gefährlichen Materialien und die Gewährleistung, dass die Mitarbeitenden für ihre Aufgaben geschult und sicher ausgerüstet sind, sind von größter Bedeutung.
Mit Workforce-Management-Software die Effizienz steigern und Compliance sicherstellen
Moderne WFM-Lösungen können diese Herausforderungen effektiv angehen:
- Effiziente Dienstplanung und Zeiterfassung: Mithilfe der Automatisierung können Sie die Zuteilung von Mitarbeitenden je nach Bedarf optimieren und so Überstundenkosten und Verwaltungsaufwand reduzieren. Dies steigert die betriebliche Effizienz und stellt sicher, dass die Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden.
- Kostenkontrolle: Da die Personalkosten im Facility Management den größten Teil der Ausgaben ausmachen, ist es wichtig zu verstehen, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben aufgewendet wird, um die Rentabilität zu ermitteln. WFM-Tools passen den Personalbestand an den betrieblichen Bedarf an, drosseln unnötige Ausgaben und sorgen gleichzeitig für eine effiziente und kostengünstige Bereitstellung von Dienstleistungen.
- Performance Management: Wenn Sie die Erledigung von Aufgaben im Blick behalten und regelmäßig Feedback geben, können Sie hohe Leistungsstandards aufrechterhalten. Eine WFM-Software ermöglicht es Managern, wichtige Kennzahlen zu überwachen und etwaige Probleme umgehend anzugehen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Aufgaben erledigen und eine hohe Servicequalität bieten.
Quinyx: Wegweisende Software für das Facility Management
Quinyx bietet eine Reihe von Software-Modulen an, die auf die speziellen Bedürfnisse des Facility Managements zugeschnitten sind, darunter:
- Tags um Zeiten auftragsspezifisch erfassen: Sogenannte „Tags" fungieren in Quinyx als anpassbare Labels, die mit Schichttypen, Schichten oder Zeitstempeln verbunden sind. Sie erleichtern die genaue Zeiterfassung und Abrechnung und ermöglichen es Facility Managern zu überwachen, wie viel Zeit für verschiedene Aufgaben oder Kunden aufgewendet wird.
- Dies verbessert die Abrechnungsgenauigkeit, vereinfacht die finanzielle Nachverfolgung und unterstützt die ROI-Berechnung von Projekten. Ein Tag kann beispielsweise verwendet werden, um die für eine bestimmte Wartungsaufgabe aufgewendeten Stunden zu verfolgen und so sicherzustellen, dass alle abrechenbaren Arbeiten genau erfasst und verbucht werden.
- Darüber hinaus können Sie mit Tags Stundenbudgets festlegen, was die Kostenkontrolle verbessert.
- Geofencing bei Aufgaben: Mithilfe von GPS-Koordinaten stellt Quinyx sicher, dass Mitarbeitende nur an bestimmten Orten stempeln können. Dies erhöht die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften, insbesondere für mobile Mitarbeitende.
- Standortübergreifende Mitarbeiteransicht: Diese Funktion ermöglicht es Managern, die verfügbaren Stunden in verschiedenen Teams und an verschiedenen Standorten zu sehen und so die Auslastung und das Engagement der Belegschaft zu verbessern, indem sie eine bessere Zuordnung der Mitarbeitenden ermöglicht.
Ein Schritt näher an der Zukunft des Facility Managements
Das Facility Management steht an der Schwelle zu einer technologischen Revolution. Durch den Einsatz fortschrittlicher WFM-Software können Unternehmen die Komplexität der Branche bewältigen, die Bereitstellung ihrer Services verbessern und die betriebliche Effizienz aufrechterhalten. Die Integration von künstlicher Intelligenz und datengesteuerten Tools ist nicht nur eine Lösung für die Herausforderungen von heute, sondern auch eine gute Voraussetzung für den langfristigen Erfolg von Facility-Management-Unternehmen in einer kompetitiven Landschaft.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr Facility Management mit innovativer WFM-Software umgestalten können, lesen Sie hier mehr über unsere Lösungen für die Branche.
