Ihre Einsatzplanung effizient für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu gestalten, gelingt nicht ohne die Messbarkeit von Kennzahlen. Wenn Sie 100 oder mehr Mitarbeitende im Schichtdienst beschäftigen, benötigen Sie ohne eine automatisierte Einsatzplanung wahrscheinlich doppelt so viel Zeit für die Erstellung und Aktualisierung auf, wie eigentlich notwendig wäre. Aber wie wählen Sie die richtige Lösung?
Im ersten Schritt macht es Sinn, die Erwartungen an Ihre zukünftige Einsatzplanung festzulegen und welche Kennzahlen Sie verbessern wollen. Um die Auswirkungen effektiv zu messen, sollten Sie sich also zunächst einige Fragen stellen:
- Wie viele Stunden brauchen Sie für das Erstellen Ihrer Einsatzplanung?
- Wie oft wird der Einsatzplan nach der Veröffentlichung geändert?
- Wie lange verbringen Ihre Einsatzplaner nach der Veröffentlichung damit, die Änderungen einzupflegen und zu kommunizieren?
- Wie gehen Sie vor, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Schicht wechseln oder jemanden suchen, der für sie einspringt, wenn sie krank sind?
- Sind Urlaubsanfragen Ihrer Mitarbeitenden in der Einsatzplanung einfach zu handhaben?
- Wie lange brauchen Sie für die Lohn- und Entgeltabrechnung?
- Wie fehleranfällig ist Ihre Entgeltabrechnung?
- Welche Faktoren beeinflussen am meisten Ihre Personalkosten?
- Welche Parameter beeinflussen Ihre Effizienz und Rentabilität?
Mit diesem Wissen können Sie analysieren und überprüfen, welche Faktoren entscheidend sind, wenn Sie mehrere Anbieter für eine neue Einsatzplanung vergleichen.
Es gibt allerdings auch einige Faktoren, die eine moderne Einsatzplanung immer umfassen sollte – aus dem einfachen Grund, dass das Umfeld wettbewerbsintensiv ist und vor allem auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Wert auf eine gute Einsatzplanung und ihre Work-Life-Balance legen, wenn es um die Wahl des Arbeitgebers geht (lesen Sie dazu auch mehr in unserer Trendstudie 2024).
Im Folgenden wollen wir näher darauf eingehen, welche Vorteile die Einsatzplanung Mitarbeitern, Mitarbeiterinnen, sowie dem Management bringen sollte.
1. Personalkosten senken
Die Personalkosten sind oft die höchsten Fixkosten in der Bilanz. Mit einer automatisierten Einsatzplanung können Sie in Echtzeit Ihre tatsächlichen Personalkosten im Vergleich zu Ihren budgetierten Kosten anzeigen. Und weil Sie mehr Kontrolle darüber haben, wann und wo Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt sind, ist es einfach, die Kosten zu senken, ohne auf Leistung verzichten zu müssen.
Wir haben für Sie einen Leitfaden zusammengestellt, wie Sie die Personalkosten am besten reduzieren können, ohne Personal abzubauen. Laden Sie ihn hier kostenlos herunter.
2. Änderungen in der Einsatzplanung
Es gibt viele verschiedene Methoden, um den „Erfolg“ eines Einsatzplans zu messen. Aber manchmal kann es schwierig sein, einen exakten Wert anzugeben.
Ein guter Anfangspunkt ist die Messung, wie oft eine Einsatzplanung pro Monat geändert wird. Bei einer automatisierten Einsatzplanung sind in der Regel wenige Änderungen nötig, da Algorithmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt entsprechend ihrer Qualifikationen und Verfügbarkeiten zuteilen. Dies allein bedeutet sowohl eine verbesserte Produktivität als auch eine verbesserte Effizienz - und wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.
3. Zeiteinsparung
Wie Sie an den oben genannten Fragen sehen, ist der Zeitaufwand für die Einsatzplanung eine aussagekräftige und relevante Kennzahl.
Haben Sie schon einmal die Zeit gestoppt, die Sie für bestimmte Aufgaben benötigen, insbesondere für die Dienstplanung?
Viele unserer Kunden stellen fest, dass mit der Implementierung einer automatisierten Einsatzplanung eine enorme Zeitersparnis möglich ist: Starbucks UK hat früher 4 Stunden benötigt und erledigt die Einsatzplanung nun innerhalb von 30 Minuten. Beim Lieferdienst Flink hat sich der Aufwand von einer Woche auf einen Tag reduziert.
Schauen Sie sich weitere Erfolgsgeschichten an und lassen Sie sich inspirieren.
4. Einsatzplanung inkl. Mitarbeiterengagement
Das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist eine weitere wichtige Messgröße. Engagierte Angestellte helfen Ihrem Unternehmen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, und sparen Kosten, da sie produktiver sind. Eine gute Lösung für die Einsatzplanung gibt Mitarbeitenden Mitbestimmung darüber, welche Schichten sie übernehmen. Dies hilft Einsatzplanern, effektiver zu planen und führt zu einer besseren Work-Life-Balance, was wiederum die Motivation erhöht.
Belynda Maquis-Mondesir ist Sicherheitsmitarbeiter am Flughafen London City und erzählt von der Einsatzplanung mit Quinyx:
„Das hatte einen großen Einfluss auf mich und mein Leben. Ich fühle, dass ich wieder die Kontrolle habe. Ich kann einen Schichttausch über die App auf meinem Handy organisieren und dann - schwups - ist er bestätigt. Seitdem ich die App nutze, habe ich keinen Geburtstag, kein Treffen mit Freunden oder der Familie mehr verpasst. Und das ist mit Geld nicht zu bezahlen!"
5. Mitarbeiterfluktuation
Dies steht in direktem Zusammenhang mit dem oben genannten Zitat. Für viele Unternehmen ist eine geringe Mitarbeiterfluktuation und die Verbesserung der Mitarbeiterbindung einer der Hauptgründe, warum sie sich für die Implementierung einer automatisierten Einsatzplanung entscheiden. Daher ist das Erheben dieser Kennzahlen ein Muss, um die Auswirkungen der Lösung zu messen.
6. Prognose und Budgetgenauigkeit
Mit einer detaillierten Prognose des zukünftigen Personalbedarfs wird die Planung und Überwachung des Personalbudgets genauer. Die Abweichung von der Vorhersage zeigt, wie präzise die Prognose war. Je länger eine Software zur Einsatzplanung eingesetzt wird, desto genauer wird sie.
Goran Pavlic, Leiter Retail Operations bei Rituals, fügt hinzu:
„In der Vergangenheit hatten wir manuelle Excel-Tabellen, die von einem Filialleiter betreut wurden. Am Ende des Tages, Wochenendes oder Monatsendes wussten wir nicht, wo unsere Produktivitätskennzahlen oder unsere Personalkosten landen.
Die Verwendung einer Workforce Management-Lösung macht uns das Leben natürlich leichter. Vor allem für unsere Filialleiter, aber auch für alle anderen Ebenen unseres Geschäfts. Wir wissen jederzeit, wo wir in Bezug auf unsere Produktivität und Personalkosten stehen.
Das System übersetzt die Verkaufsziele und die von uns für unsere Filialen gesetzten Ziele in Schichten pro Stunde und hilft, die richtige Person mit den richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben.“
Einsatzplanung, Mitarbeiterwünsche, Verfügbarkeiten, Gesetze und Vorgaben... Wie kriegt man all das in einer Lösung unter, die gleichzeitig nutzerfreundlich und intuitiv ist? Wir von Quinyx erhalten regelmäßig positives Feedback zu unserer Software sowie zu unserer App, in der Mitarbeiter ihre Einsatzplanung und alle wichtigen Funktionen in einer Übersicht haben. Werfen Sie doch einen Blick darauf – in einer unserer selbstgeführten Produkttouren.
