Skru op for effektivitet og værdi i Facility Management

Efterhånden som kravene i branchen udvikler sig, bør man holde sig på forkant ved at udnytte avancerede workforce management-løsninger (WFM). I denne blog dykker vi ned i facility management-verdenen, dens unikke udfordringer, og hvordan innovative WFM-strategier kan øge effektiviteten og værdien.

Forstå Facility Management landskabet

Facility management er et bredt felt, der dækker forskellige miljøer. For erhvervsejendomme som kontorbygninger og butikslokaler er målet at skabe sikre, produktive miljøer for virksomheder og deres kunder. Tænk på det som at sikre, at den daglige drift kører som en velsmurt maskine.

Beboelsesfaciliteter, fra lejlighedskomplekser til boligområder, fokuserer på at levere komfort og sikkerhed. Det handler om rutinemæssig vedligeholdelse, styring af forsyningsselskaber og opretholdelse af en behagelig atmosfære.

Industrielle faciliteter som fabrikker og lagerbygninger kræver en anden tilgang. Her er prioriteringen driftseffektivitet, sikkerhed og overholdelse af lovgivningen. Effektiv styring i disse rum betyder problemfri drift, minimeret nedetid og opretholdt produktivitet.

Ydelser inden for Facility management falder typisk i to kategorier:

1. Tekniske tjenester: Disse er rygraden i bygningsdriften og omfatter HVAC-systemer, elektrisk vedligeholdelse og strukturelle reparationer. De er essentielle for at holde infrastrukturen sikker og funktionel
2. Serviceydelser: Disse fokuserer på at forbedre brugeroplevelsen i bygningen og inkluderer rengøring, landskabspleje og sikkerhed. Disse ydelser sikrer, at miljøet er indbydende og velfungerende.

Centrale trends og tendenser

Vi ser i øjeblikket flere centrale tendenser som former Facility Management:

1. Bæredygtighed: Skubbet i retning af grønnere praksis er stærkere end nogensinde. Vi ser flere og flere facility managers integrerer vedvarende energi og indfører miljøvenlig affaldshåndtering for at minimere miljøpåvirkningen og øge effektiviteten.
2. Integration af teknologi: Intelligente bygninger og IoT revolutionerer facility management. Disse fremskridt understøtter forebyggende vedligeholdelse, styrker sikkerheden og strømliner driften. Automatisering og dataanalyse hjælper ledere med at optimere ressourcer og forebygge behov for vedligeholdelse.
3. Outsourcing: Flere organisationer overlader deres Facility Management til specialiserede firmaer. Det giver virksomhederne mulighed for at koncentrere sig om deres kerneaktiviteter, mens de nyder godt af ekspertisen og effektiviteten hos dedikerede facility management-udbydere.

Udfordringer i forvaltning af arbejdsstyrken

Håndtering af arbejdsstyrken i Facility Management er, som i de fleste andre brancher, sjældent uden forhindringer:

Udsving i bemandingen: Efterspørgslen efter serviceydelser kan variere voldsomt med årstider, projekter og uventede begivenheder. Tænk på ekstra rengøring ved starten af et nyt skoleår eller efter en stor udflytning. Effektiv håndtering af disse toppe og dale er afgørende for at opretholde serviceniveauet og bevare kundernes tilfredshed.

Overensstemmelse mellem kompetencer og arbejdsopgaver: Det er afgørende at tildele den rigtige person den rigtige opgave. Nogle opgaver er rutineprægede, mens andre kræver specialiserede færdigheder eller certificeringer. Det er afgørende for kvalitet og sikkerhed, at medarbejdernes kompetencer stemmer overens med deres opgaver.

Compliance og sikkerhed: Det er en konstant udfordring at holde sig ajour med arbejdslove og sikkerhedsforskrifter. Håndtering af farlige materialer og sikring af, at personalet er uddannet og klædt på til at udføre deres opgaver på en sikker måde, er altafgørende.

Overvind udfordringerne med den rigtige Workforce Management-løsning

Moderne WFM-løsninger kan blandt andet effektivt løse følgende udfordringer:

1. Effektiv vagtplanlægning og tidsregistrering: Automatiserede systemer kan optimere allokeringen af personale baseret på efterspørgsel, hvilket reducerer omkostningerne til overarbejde og den administrative belastning. Det øger driftseffektiviteten og sikrer, at ressourcerne bruges fornuftigt.
2. Styr på omkostningerne: WFM-værktøjer tilpasser bemandingsniveauet til de operationelle behov, hvilket begrænser unødvendige udgifter, samtidig med at leveringen af serviceydelser forbliver effektiv og rentabel.
3. Performance management: At følge med i medarbejdernes præstationer og give regelmæssig feedback hjælper med at opretholde høje servicestandarder. WFM-systemer gør det muligt for ledere at monitorere nøgletal og straks tage fat på eventuelle problemer, så medarbejderne når deres mål og leverer en førsteklasses service.

Quinyx: ledende inden for WFM til Facility Management 

Quinyx tilbyder en række værktøjer, skræddersyet til de specifikke behov i facility management-virksomheder, herunder:

• Tags til opfølgning på kontrakter: Tags fungerer som tilpassede samlinger af kompetenver, forbundet med vagttyper, vagter eller stempler. De muliggør præcis tidsregistrering og fakturering, så facility managers kan registrere, hvordan tiden bruges på forskellige opgaver eller projekter.
  
  • Det forbedrer nøjagtigheden af faktureringen, forenkler den økonomiske opfølgning og understøtter beregninger af projektets ROI. Et tag kan f.eks. bruges til at spore timer brugt på en specifik opgave og sikre, at alt fakturerbart arbejde registreres nøjagtigt og gøres rede for.
  • Derudover kan tags sætte timebudgetter, forbedre kontrollen med omkostningerne og mindske svindel med tidsregistrering med geofencing-funktioner.
• Geofencing på opgaver: Ved hjælp af GPS-koordinater sikrer Quinyx, at medarbejdere kun kan stemple ind på bestemte steder. Det øger sikkerheden og overholdelsen af reglerne, især for mobile medarbejdere.
• Deling af medarbejdere: Denne funktion giver ledere mulighed for at se ledige timer på tværs af forskellige teams og lokationer. Dette forbedrer udnyttelsen af arbejdsstyrken og engagementet ved at muliggøre en bedre allokering af personale.

Omfavn fremtiden for Facility Management

Facility management står på tærsklen til en teknologisk revolution. Ved at tage avancerede WFM-løsninger i brug kan virksomheder navigere i branchens kompleksitet, forbedre serviceleverancen og opretholde driftseffektiviteten. Integration af AI og datadrevne værktøjer i WFM tackler ikke kun nutidens udfordringer, men gør også facility management-virksomheder klar til succes i et landskab i hurtig udvikling.

Træd ind i fremtiden for facility management med Quinyx' innovative WFM-løsninger, og vær på forkant med udviklingen!

Besøg vores hjemmeside for at få mere viden om, hvordan du kan transformere din facility management-virksomhed med avancerede WFM-løsninger. Eller læs mere om vores løsninger til facility management her: