Tokmanni har använt Quinyx schemaläggningssystem sedan 2022. Den ursprungliga artikeln publicerades på Tokmannis webbplats i augusti 2024.
Våren 2023 påbörjades planeringen av ett pilotprojekt med målet att optimera schemaläggningen och skapa rättvisa scheman genom att centralisera schemaläggningen till en resurssamordnare. Hösten 2023 kickades pilotprojektet igång i nio butiker. Genom att planera och genomföra introduktioner samt införa centraliserad schemaläggning i butikerna lade resurssamordnare Heidi Hirvonen och butikschef Hanna Rantakallio grunden för implementeringen av den nya processen.
”Tidigare sköttes schemaläggningen i pilotbutikerna av cheferna och arbetet skedde ofta i flera steg. Med den nya schemaläggningsprocessen är skalan bredare och det blir lättare att använda utjämningsperioden i ett större sammanhang.” säger Heidi.
”När man ser över en längre tidsperiod är det enklare att se till att planeringen är rättvis, till exempel vid fördelning av helgarbete och morgon- och kvällsskift.”, säger Hanna.
Den nya schemaläggningsprocessen och resurssamordningen har fått positiv feedback från både medarbetare och butikschefer. Tack vare resurssamordnarens övergripande perspektiv kan Heidi följa kollektivavtalets regler gällande bland annat helgledighet och timfördelning på ett bättre sätt. Det bidrar till en mer rättvis schemaläggning.
”Heidi har fått beröm för att hon är lätt att samarbeta med och tar hänsyn till medarbetarnas önskemål.”, säger Hanna.
Resurssamordnarens arbete har frigjort värdefull tid för butikscheferna, vilket har minskat deras arbetsbörda utan att minska deras ansvar för butiken eller möjligheten att påverka schemaläggningen i sin egen butik.
Den nya schemaläggningsmodellen har tagits emot på ett bra sätt och Heidi och Hanna utsågs till månadens medarbetare under våren.
”Det känns fint att få uppskattning för vårt arbete. Att vi besökte butikerna och satte ansikten på projektet bidrog till att implementeringen av den nya schemaläggningsprocessen gått så bra.”, säger Hanna.
Pilotprojektet visade att den nya schemaläggningsprocessen är en bra lösning för att sköta schemaläggningen. Våren 2024 anslöt ytterligare fem butiker och under hösten 2024 kommer användningen av processen att utökas.
”Att övergå till en ny schemaläggningsprocess innebär alltid en stor förändring, men det finns många positiva effekter att uppnå och dessa kan förstärkas ytterligare i takt med att modellen implementeras i fler butiker.”, avslutar Hanna.
Läs den ursprungliga artikeln på Tokmannis sajt här.