Synsam Group är Nordens ledande aktör inom optikbranschen. De erbjuder ett brett utbud inom "Eye Health" och "Eye Fashion" med allt från stilrådgivning till synundersökningar. Synsam Group har runt 500 butiker i Norden och sysselsätter cirka 4000 anställda. Synsam strävar efter att skilja sig från andra aktörer genom ett stort kundfokus, personlig service och hög kvalitet på sortimentet.
Quinyx var den bästa lösningen för Synsam Finland
Synsam Group, som är ett snabbt växande företag, identifierade ett behov av ett modernt system för schemaläggning som skulle underlätta jobbet för butikscheferna och förbättra medarbetarupplevelsen.
"Vi har tidigare hanterat schemaläggningen via Excel. Eftersom vi följer två olika kollektivavtal så har schemaläggningen var en djungel för våra butikschefer", säger Essi Lindholm, HR Partner på Synsam och projektledare för implementeringen av Quinyx.
Att Synsam Finland valde Quinyx berodde på goda referenser och den omfattande användningen av Quinyx i detaljhandeln. Dessutom var det viktigt för Synsam med ett smidigt och modernt system som även kan användas i andra nordiska länder. "Vi frågade runt i vårt egna nätverk och vem vi än frågade, hörde vi bara gott om Quinyx. Quinyx kunde möta våra behov på ett bra sätt."
Smidig implementering
Implementering satte igång under augusti-september. Projektet har rullat på enligt plan och utan några större problem. "Samarbetet med Quinyx har varit väldigt bra. En anledning till det, är att vi jobbat med Eira Kaukonen, Senior Application Specialist på Quinyx, som har väldigt bra kunskap om både detaljhandeln och Quinyx. Om det har uppstått något problem har Eira alltid haft en lösning", säger Essi.
En annan viktig komponent i implementeringsprojektet har varit Synsams interna projektgrupp. Projektgruppen har bestått av HR och butikschefer från hela Finland. Under projektet har gruppen bidragit med butikernas perspektiv och behov. Projektgruppen har även stöttat butikschefer under implementeringen.
Projektplanering har underlättat omställningen
En annan framgångsfaktor till projektet var Synsams satsning på projektplanering, redan innan projektet drog igång.
"Eftersom vi har haft ett stort fokus på projektplanering så blev det tydligt hur och vart vi skulle dokumentera projektrelaterade frågor, vad vår interna mötespraxis var och hur vi skulle kommunicera projektets framsteg till personalen" säger Essi. Även bra projektledning ha bidragit till att allt gått så bra. "Vi har lagt ner mycket arbete på projektledning och på att se till att det verkligen finns tid att föra projektet framåt. Det har gjort det enklare för oss att hålla oss till tidsplanen."
Synsam förstod även hur viktigt det är med förändringsledning när man byter system och har jobbat mycket med den interna kommunikationen under projektets gång. Personalen informerades tidigt om förändringen och Synsam har hjälpt medarbetarna att ta till sig det nya systemet. Butikscheferna har fått utbildning, en Quinyx-guide har laddats upp på intranätet och varje vecka har det hållits Quinyx-möten via Teams, där butikscheferna kan delta efter behov.
En enklare vardag för butikscheferna och en förbättrad medarbetarupplevelse
Implementeringen av Quinyx innebär en stor förändring på Synsam, så det är viktigt att få personalen att ta till sig systemet. Synsam förväntar sig att butikschefernas vardag ska förenklas och att medarbetarupplevelsen ska förbättras. "Butikscheferna behöver inte längre använda flera olika Excel-filer, vilket dem ger tid över till annat. För medarbetarna innebär Quinyx ökad transparens, eftersom de till exempel kan se sina semesterdagar och arbetade timmar direkt i Quinyx. Vi hoppas att detta kommer att påverka medarbetarupplevelsen positivt", sammanfattar Essi.