Ett bra verktyg för schemaläggning och personalplanering gör din personal och dina kunder nöjdare samtidigt som den ökar din lönsamhet. Tricket är bara att hitta en lösning som fungerar för just din verksamhet och era unika behov. Så här gör du för att välja rätt lösning som lyfter både dina anställda, dina kunder och ditt företag.
Det finns ett stort utbud av system för schemaläggning, personalplanering, tidrapportering, HR- och lönesystem, kommunikationsplattformar med mera. Visst är det skönt att ha valfrihet, men det kan också kännas överväldigande och vara som att leta efter den berömda nålen i höstacken när det väl är dags att hitta en lösning som passar just din verksamhet och dina behov.
Att introducera en ny workforce management-lösning, eller att byta ut ett befintligt schemaläggningssystem, kommer att kräva en inledande investering i tid och resurser, en smidig och effektiv förändringsledning under processens gång och inte minst att personalen är med på tåget.
Därför är det viktigt att du hittar rätt leverantör och lösning för din verksamhet innan du investerar i ett nytt system. Här är några viktiga saker att tänka på.
1. Viktiga frågor att ställa i inledningsfasen
Innan du beslutar dig för vilken lösning du ska investera i, ställ dig själv och de potentiella leverantörerna dessa frågor:
- Hur enkelt är det att implementera lösningen? (Bonustips: kolla in vår guide för hur du implementerar en personalplaneringslösning som ett riktigt proffs!)
- Är de nya funktionerna utvecklade med en god användbarhet i åtanke och för de med sig ett mervärde?
- Är lösningen verkligen molnbaserad så att den snabbt kan komma till användning och är skalbar?
- Hur viktigt är produktutveckling för leverantören (tänk på att ni ska använda systemet i flera år framöver)?
- Hur bra fungerar appen och vad tycker slutanvändarna? (Tips: Vi fick toppbetyg från användarna enligt recensions-sidan G2)
- Går det att komma åt verktyget från flera olika enheter (T.ex mobil, surfplatta eller dator) så att du kan kommunicera med din personal när som helst och var du än är?
Svaren på de här frågorna ger dig en bra utgångspunkt när du sedan ska bedöma om en lösning är rätt för din verksamhet.
2. Hitta en lösning
Här är en checklista som stöd när du känner dig redo att välja:
-
Hitta en leverantör som du kan lita på. Du behöver hitta en leverantör som du har förtroende för, som förstår din verksamhet och vilka specifika problem det är som du vill lösa med en förbättrad schemaläggning personalplanering. Alla bra partnerskap bygger på hur stark relationen är mellan parterna. Ärlighet, respekt och förtroende är grunden för alla bra relationer och det måste kännas rätt på all de punkterna innan du bestämmer dig för vilken leverantör/lösning du ska ha.
-
Din lösning bör vara molnbaserad. Vårt allmänna råd är att undvika att investera i äldre lösningar som kräver att du behöver skaffa ytterligare infrastruktur för att få det att fungera. Om mjukvaran marknadsförs som webbaserad, ta reda på om det verkligen rör sig om en fullständigt molnbaserad SaaS-tjänst.
Enligt den senaste rapporten från Gartner har senaste generationens personalplaneringslösningar möjlighet att omvandla, förstärka och förändra marknaden genom att introducera nya funktioner till Workforce Management-applikationer. Dessutom kommer minst 95 % av verktygen för personalplanering som vara molnbaserade år 2023.
Det här innebär att du behöver hitta en leverantör som jobbar med nästa generations lösningar redan nu, och som har en produktstrategi som utgår ifrån din branschs framtida behov. Din leverantör behöver också prioritera användbarhet så högt som möjligt.
3. Implementeringen bör vara enkel och problemfri. Historiskt sett har den största nackdelen med en ny schemaläggningslösning varit tiden det tar att implementera den. Många lösningar är fortfarande för komplexa och krångliga att implementera och att använda effektivt. Detta leder till att många företag inte använder plattformarnas fulla potential, eller att de rent av överger dem för att det är för krångligt. Därför ska varje lösning som du överväger vara enkel att både installera och att använda.
4. Se till att dina anställda är med på banan. Glöm inte bort slutanvändarna – din personal. En av de främsta fördelarna som en bra personalplaneringslösning kan ge är möjligheten att engagera de anställda, framför allt under schemaläggningsprocessen.
Gå igenom de recensioner och den feedback lösningen har fått för att se hur enkelt det är för personalen att använda den. Hur effektivt användarna kan nyttja systemet är ofta en av de viktigaste faktorerna för hur lyckad den nya lösningen blir i det långa loppet.
5. Träffa potentiella leverantörer. Du bör bjuda in potentiella leverantörer så att de kan presentera sig själva och sin produkt. Då får du en bättre förståelse för hur de jobbar och om de känns rätt för ett framgångsrikt partnerskap.
När du har träffat några leverantörer och sett deras lösningar kan du ta fram din kravlista för de nödvändiga funktionerna utifrån din analys av presentationerna. Du kan bara lära dig vad som är best practice för din bransch genom att se vilka olika lösningar som finns. Genom att ge dig själv mycket att välja på hittar du rätt väg för just din verksamhet.
3. Dags att ta beslut
Innan du bestämmer dig för någonting, tänk på det här först:
Vad döljer sig bakom den vackra fasaden? Du behöver vara säker på att produkten är stabil och driftsäker med god prestanda, och väl dimensionerad för er storlek.
Känns leverantören rätt? Se till att leverantören har ett utvecklingsteam som har kompetens, kunskaper, ambitioner och inte minst en passion för att kontinuerligt leverera en produkt som överträffar förväntningarna. Fråga dig själv om de verkar professionella och har integritet. De bör vara öppna och ärliga om vilka begränsningar deras produkt har.
Vet vad du vill ha. Kom ihåg vad det är du köper. Du är ute efter en lösning som passar just dina behov. Alla lösningar kommer att ha sina begränsningar, ingen av dem kommer att kunna ticka i alla boxar i din checklista. Öka heller inte på din kravlista för mycket under urvalsprocessens gång; håll dig till de måsten och de krav som du angav i början.
Vill du få hjälp på din resa att hitta rätt lösning? Ladda då gärna ner Gartner's Market Guide for Workforce Management Applications!
