Alla som lägger scheman för skiftarbetare vet att det är en knepig uppgift. Oavsett vilken bransch det gäller. Kan ett verktyg för bemanningsplanering med AI underlätta?
Amanda är restaurangchef på en snabbmatsrestaurang med ekologisk profil och trivs bäst när kundtrycket är högt och lokalen fylls till taket med energi. Hon älskar att se glada medarbetare leverera en riktigt bra kundupplevelse.
Något Amanda inte gillar är när det trasslar. Särskilt inte när det handlar om bemanningen. Hon gillar inte kalkylblad som hela tiden behöver uppdateras, eller den administration som följer med skiftbyten och semestrar.
Det är ett heltidsjobb att lägga flexibla och rättvisa scheman som både fungerar för verksamheten och som gör alla medarbetare nöjda. Och om något blivit fel, eller om en förändring dyker upp i sista minuten, är det bara att kavla upp ärmarna och dyka ner i schemat igen.
Amanda har på känn att det finns ett bättre sätt. Och hon har rätt.
De flesta utmaningar som har med schemaläggning att göra kan hanteras på ett smartare sätt med hjälp av modern mjukvara med AI. Och just ett sådant verktyg skulle kunna hjälpa Amanda att lägga toppenbra scheman, hålla budget och maximera nöjdheten hos både medarbetare och kunder.
Om lösningen dessutom innehöll en smart app skulle hennes medarbetare ha full kontroll på sina scheman. De skulle se sina skift så fort de publicerades och kunna byta skift på ett enkelt sätt om de behöver. En större flexibilitet leder till gladare och mer engagerad personal vilket i sin tur har en positiv effekt på produktiviteten.
Snacka om goda nyheter. Och det slutar inte där!
Här kommer fem punkter som våra kunder ofta tar upp som utmaningar:
1. Personalomsättning
Alla medarbetare har dagar det inte kan eller vill jobba och varje individ har sina unika preferenser. Vissa gillar dagskift och andra att jobba natt. Somliga föredrar helgskift och andra att jobba vardagar.
Nästan 40 procent av alla skiftarbetare uppger att ett flexibelt schema smäller högre än en löneförhöjning och 30 procent säger att de någon gång sagt upp sig på grund av att deras schema förändrades utan förvarning. Bra och stabila scheman kan ha en positiv effekt på personalomsättningen.
2. Transparens och tillgänglighet
Över hälften av alla medarbetare behöver fortfarande lyfta luren och ringa sin chef för att byta skift, och 44 procent har inte möjlighet att byta schema med en kollega med hjälp av en app. En smart digital plattform gör det enkelt att skapa och uppdatera scheman och att dela dem med personalen. Du kan sköta frånvarohanteringen, oavsett var du befinner dig, och medarbetarna kan själva byta eller plocka upp tillgängliga skift och uppdatera sin tillgänglighet.
3. Följ reglerna
Arbetstidslagar och lokala avtal förändras ständigt och ser olika ut i olika länder. Med en modern mjukvara för bemanningsplanering riskerar ni inte att göra fel, utan lägger alltid scheman som följer reglerna. Med rätt regler i systemet för schemaläggning blir efterlevnaden automatisk.
4. Behovsplanering
God behovs- och efterfrågeplanering är en förutsättning för bra scheman. Inom livsmedelslogistik är det exempelvis viktigt att ha koll på inkommande leveranser: varifrån de kommer, storleken på dem samt vart de ska levereras. Med hjälp av AI kan ni använda historiska data för att förutspå vad som kommer hända härnäst och lägga schemat utifrån det.
Bristfälliga prognoser kan också leda till underbemanning. Vår undersökning visar att hela 83 procent av de tillfrågade skiftarbetarna upplever att underbemanning gör jobbet mer stressigt och att det påverkar deras välbefinnande.
5. Verksamhetsoptimering
Typiskt sätt ser vi att de verksamheter vi jobbar med vill optimera sina scheman för att uppnå tre saker: Maximera personalens välmående, öka försäljning/produktivitet och minimera lönekostnader.
I dagens schemaläggningsverktyg är det ofta möjligt att skapa scheman som fokuserar på ett av dessa områden. Vad du inte kan göra (än) är att optimera för alla områden samtidigt. Men om du frågar oss så är vi övertygade om att den som optimerar för glada medarbetare kommer att få produktivitet och kostnadseffektivitet på köpet.
Allt för ofta betraktar vi medarbetarnas välbefinnande som en bonus snarare än ett mål i sig. Vi på Quinyx vänder på steken och tänker att välmåendet är värt att ta sikte mot eftersom det spiller över på andra områden. Om ni exempelvis väljer att optimera för lönekostnader riskerar det att leda till scheman som gör det svårt för medarbetarna att få till balansen i livet vilket i sin tur kan leda till schemaändringar i sista minuten.
Om schemaläggning genomförs utan att ta hänsyn till medarbetarnas behov försvinner snart deras glädje och arbetslust. I vår undersökning uppgav 60 procent av skiftarbetarna att deras återhämtning påverkas negativt av deras arbetsscheman, och när medarbetarnas välbefinnande sjunker kommer produktiviteten också göra det.
Vi är övertygade om att den som optimerar för glada medarbetare hamnar i en positiv spiral och vinner i längden. Medarbetare som mår bra och är engagerade leder till en mer framgångsrik verksamhet, oavsett bransch.
För fler insikter om vad era medarbetare vill ha, och hur ni kan ge det till dem, ladda ner vår globala rapport “State of the Deskless Workforce 2021”.
Där presenterar vi samlade insikter från 10 000 skiftarbetare i Sverige, Norge, Danmark, Finland, Storbritannien, USA med flera.
