Att utveckla workforce management-system innebär att vi vill ta tillvara på människors potential och att förbättra arbetslivet för miljontals människor världen över. Det är orsaken till att AI fascinerar oss - vi tror att den här artificiella intelligensen är en av de mest spännande teknikskiften vi kommer bevittna inom området schemaläggning och personalplanering inom närtid. Vi investerar redan stort i området och ser med spänning fram mot nya tekniska framsteg för att optimera bemanning och engagera medarbetare.
Alla delar dock inte vår entusiasm. I utländska techmedier har det uttryckts oro för att automatiserad schemaläggning och AI i WFM-lösningar kan komma att att skapa dåliga chefer, orättvisa scheman och företag som pressar sina anställda ännu hårdare i syfte att maximera vinsterna.
Är dessa rädslor befogade?
Vi tittar först på vad AI gör i WFM-system:
- Den använder data för att hjälpa dig att fatta bättre beslut för din verksamhet och dina medarbetare.
- Den hjälper dig att öka medarbetarengagemang, få ökade insikter och stärka företagets lönsamhet..
Om ditt företag använder (eller vill använda) insikter och prognoser för att få en förbättrad precision i bemanningen, så borde du definitivt hålla ett öga på framstegen inom AI. Kort sagt är AI en evolution av befintlig teknologi som alla organisationer kan använda för att optimera både sin personaladministration och den dagliga driften.
Trots att framstegen inom AI följs med spänning och positiv entusiasm, så finns det även cynism, farhågor och oro kring teknologin.
Nedan tar vi upp vi några av de största orosmomenten gällande AI inom schemaläggning och bemanningsplanering, och delar med oss av vår uppfattning om huruvida de är befogade:
1. Kommer AI att ersätta människan?
Vårt svar på detta är helt enkelt att AI aldrig helt kommer kunna ersätta människor, och inte heller kommer den (åtminstone inte inom den närmaste framtiden) att bete sig på samma sätt eller lika nyanserat som en människa.
Självklart – om du skulle du vilja, så skulle AI kunna agera självständigt och ta beslut helt automatiskt.. Men när man kombinerar styrkan hos AI och en mänsklig dimension så har du bättre förutsättningar att fatta de bästa besluten för din verksamhet. Och det är precis vad AI är till för.
AI bör ses som en förstärkning av människan – inte som en ersättning.
Här är ett konkret exempel: I Quinyx får chefer redan idag en lista över personer som kan hoppa in om någon har sjukanmält sig eller är på semester. Listan rangordnar tillgängliga medarbetare enligt relevans/sannolikhet att ta emot skiftet baserat på färdigheter, tillgänglighet, önskemål om timmar och så vidare.
Chefen kan sedan välja den lämpligaste personen till det lediga skiftet, som sedan får en automatisk avisering i mobilen om schemat. Medarbetare kan även få notifikationer i förväg om lediga skift som matchar deras önskemål om extra arbetstid.
2. Kommer AI användas för att utnyttja personalen?
En del oroar sig för att AI kommer att användas för att exploatera arbetskraften, hålla nere kostnaderna och öka vinstmarginalen på bekostnad av personalens välbefinnande och hälsa..
Dessa farhågor kan vara befogade.
Vissa algoritmer tar inte arbetstidsregler eller rättvis schemaläggning i beaktande. I händerna på okunniga chefer eller företag där satsningar på medarbetarnas välbefinnande inte är en prioritet, skapas automatiskt scheman som ignorerar personalföreskrifter. Då tas ingen hänsyn till jämvikten mellan arbetsliv och fritid, scheman kommuniceras inte ut i tillräckligt god tid och frånvaro eller semesteransökningar hanteras ineffektivt.
Nedanstående citat från en rapport i Vice förklarar:
”Med denna bristande transparens bygger tjänstemän (vilket utvecklarna i praktiken är) effektivt upp system som ger företag större möjligheter att utöva kontroll över sina arbetare. Med snäv schemaläggning kan varje begäran att ändra en medarbetares schema orsaka en snöbollseffekt som sätter systemet helt ur balans.
”Det leder till att de anställda ofta behöver byta skift med varandra, vilket gör det ännu svårare för timanställda att styra över sin fritid. Det kan resultera i att anställda avanmäler skift och mister lön eller sjukanmäler sig när de i själva verket inte är sjuka.”
Vi vet emellertid att glada medarbetare är lika med glada företag. På lång sikt är konsekvenserna av att inte prioritera medarbetarnas välbefinnande i personalplaneringen ökad personalomsättning, lägre produktivitet och högre sjukfrånvaro.
3. Kommer AI i WFM-system att härma mänsklig empati?
Det snabba svaret på detta är nej, vi är inte ens i närheten av att utveckla empatisk artificiell intelligens.
Många anställda och chefer oroar sig för att AI inte har förmåga att ta hänsyn till sådana mänskliga faktorer som ligger bortom data i schemaläggningen. Beaktar den exempelvis olika medarbetares semestrar eller tillräcklig vila mellan olika slags arbetspass?
Antagandet är att en människa skulle veta svaren på dessa frågor och använda kunskapen för rättvis schemaläggning.
Den goda nyheten är att AI kan göra det också – om företaget bestämmer sig för att optimera scheman baserat på medarbetarnas nöjdhet.
Optimering på denna grund innebär att man bland annat tar hänsyn till stabilitet, förutsägbarhet och rättvisa. I Quinyx används exempelvis tidsregler för att säkerställa att schemaläggningen är rättvis för medarbetarna.
Vi bryr oss också om vad medarbetarna tycker och kan använda denna typ av data för att förbättra algoritmerna.
Sammanfattningsvis, som Mike Walsh, författaren av The Algorithmic Leader: How to Be Smart When Machines Are Smarter Than You, skriver i Harvard Business Review:
”Algoritmer är inte i grunden onda. Automatiseringen av transaktionella och repetitiva uppgifter borde ge människorna frihet att utföra ett mer intressant och meningsfullt arbete. I subtila och komplexa beslut som kräver ett mänskligt sammanhang och taktfullhet kan algoritmer utnyttjas för att öka arbetstagarnas effektivitet genom att optimera deras sammanslagna talanger, snarare än att maximera de individuella bidragen. Med andra ord, hellre än att använda algoritmer som ett vapen för att övervaka arbetsplatsen, kan de i stället användas som en katalysator för att hacka sig in arbetskulturen och organisationsstrukturen.”
Ladda ned vår kostnadsfria guide med all väsentlig information om AI och upptäck hur den kan hjälpa dig att frigöra din personals fulla potential.