Om du är en chef som regelbundet lägger arbetsscheman vet du säkert vad det innebär. Du funderar och sliter i timmar, ibland till och med i dagar, för att få ihop ett schema som fungerar för alla. Du frågar personalen när de helst vill jobba och vilka tider de helst slipper. Tänker efter vilka kombinationer som utgör de bästa teamen, pusslar, vrider och knåpar för att få ihop det perfekta schemat.
När det äntligen är klart för du över ditt planeringsarbete till ett dokument, skriver ut det, och tar en sista titt innan kaoset utbryter. För du vet att så snart du sätter upp skiftschemat på anslagstavlan kommer alla inblandade att vilja ändra på det.
Vi vet vilka problem du står inför men vi vet också hur man löser dem på ett smart sätt. Det går att få alla nöjda, samtidigt som du spar tid.
1. Personalen kommer alltid att undra när de ska jobba
All den tid du spenderade på att ta fram det där perfekta schemat, göra det synligt för personalen, känns ofta bortslösad när du ändå blir översköljd med undringar om vem som ska arbeta vilket skift och när. Har du 50 personer under dig som var och en tar några minuter av din tid för att fråga vilka timmar de ska arbeta, ryker lätt en halv arbetsdag till att informera om det som redan står i schemat. Ansvarar du för en personalstyrka på några hundra kan du lika gärna byta jobbtitel till schemafrågebesvarare.
Tänk om du istället för att sätta upp ett pappersdokument, som alla ändå glömmer att titta på, kunde publicera schemat digitalt så att alla i personalen kunde se det från sina mobiler och andra enheter, precis när de vill? Och tänk om samma system gjorde det möjligt för de anställda att enkelt lägga in de tider när de är tillgängliga och vill jobba? Den lösningen finns. Automatiserade scheman gör det möjligt och de sparar in massor med tid så att du och alla andra kan koncentrera er på arbetsuppgifterna istället för när de ska utföras.
2. Personalen kommer alltid vilja byta skift och arbetspass
Det hinner hända mycket från det att du frågar när alla vill jobba till dess att schemat är klart och uppsatt. Snart har du en kö med anställda med ändrade planer som vill byta skift och du tvingas se ytterligare timmar av din tid flyga iväg när du måste pussla ihop alla ändringar. Dessutom sker många skiftbyten utan din vetskap, vilket orsakar oreda och förvirring om vem som arbetar när och hur mycket, något som kan få övertidstimmarna att flyga iväg utan att du har koll på det.
Vad du skulle behöva för att slippa det här kaoset är ett personalplaneringssystem där du kan planera schemat strategiskt efter satta ramar. I det systemet är allt samlat på ett ställe och eventuella skiftändringar utförs enkelt med några klick. Överskådligt, lättanvänt och effektivt.
3. Personalen är missnöjd med sitt schema
Är det inte så att tiderna och timmarna inte passar, så är det problem med att någon inte får jobba så många timmar som de vill. Eller för många timmar. Eller… Ja, du vet hur det är, det finns så många anledningar att vara missnöjd med ett schema, och missnöjda anställda gör sällan ett bra jobb.
Med ett webbaserat system för personalplanering kan din personal enkelt välja när de kan och vill jobba. Det gör inte bara ditt arbete med schemaläggning mycket enklare, utan din personal har möjlighet att själva påverka sina tider. De kommer att känna att de har mer kontroll och inflytande över sitt jobb, vilket är ett av de bästa sätten att skapa nöjda och produktiva anställda.
Smarta verktyg för workforce management och personalplanering kan spara in massor med tid och minska frustrationen både hos dig och hos dina anställda. Med ett system för schemaläggning blir det färre ändringar, mer inflytande och alla kan jobba med ett nöjt leende på läpparna.
Utforska gärna på Quinyx lösningar redan idag och se hur mycket enklare du kan få det på jobbet.
