Vill du ha gladare och mer produktiva medarbetare som samtidigt ökar er organisations lönsamhet? Då är smart personalplanering rätt metod! Här är de 10 bästa strategierna för personalplanering som tar din personal och din verksamhet till nya höjder.
Att hantera en stor personalstyrka utspridd över flera arbetsplatser (eller ibland över flera länder) är en riktig utmaning. Om man tänker på allt från att få schemaläggningen och bemanningsnivåerna att fungera, till att säkerställa att personalkostnaderna håller sig inom budgeten och att prognoserna stämmer, blir det till slut en lång lista över saker som måste fungera inom ämnet personal- och bemanningsplanering.
Samtidigt är det viktigt att man har rätt strategier på plats för att personalen ska känna sig nöjda och engagerade. Glada medarbetare skapar en framgångsrik verksamhet med glada kunder.
Här är 10 effektiva strategier för personalplanering som kommer att gynna dig, din verksamhet och din personal.
1. Ha rätt personer på rätt plats vid rätt tillfälle
Det här är grunden för alla lyckade bemanningsstrategier. Att ha rätt personal på rätt plats vid rätt tillfälle gör att du kan ge en bättre service och få gladare kunder.
Dålig bemanning gör ofta att kostnaderna rusar iväg, medan bra schemaläggning kan lyfta dina anställda, ge dig bättre insikter och i slutändan vara skillnaden som skapar framgång och förhindrar misslyckanden.
Det är tack vare ditt schema som du kan se till att du har rätt personal på rätt plats vid rätt tillfälle. För att kunna skapa riktigt bra scheman behöver du förstå både vad din personal och din verksamhet har för behov och sy ihop de två på ett snyggt sätt.
2. Hitta rätt verktyg
Att försöka hantera din personalstyrka på ett effektivt sätt med manuella metoder och med flera olika system leder i regel till att du och de andra cheferna snart blir frustrerade och att stressnivåerna gå i taket. Papper, penna och kalkylark har sina naturliga begränsningar och verktygen ger er inte rätt förutsättningar att schemalägga optimalt. Ett bra verktyg för bemanningsoptimering kan istället automatisera dina scheman utifrån dina unika prognoser (antal kunder, inkommande telefonsamtal, antal patienter, leveranser etc), hjälpa dig att kommunicera effektivt med din personal, samt ge dig full koll på dina lönekostnader och tidrapportering.
Rätt verktyg för personalplanering ger dig:
- En bra översikt över din verksamhet, när du vill, var du än är
- Varningar om du är på väg att överskrida dina budgeterade timmar
- Chefer som får mer tid till kärnverksamheten
- Möjligheten att snabbt kunna ta bra beslut baserat på fakta
- Ett enkelt sätt att kommunicera med din personal
- Integrerad hantering av arbetsuppgifter och att-göra listor
- Ett lätt sätt för din personal att se när de jobbar, ändra sina arbetstider, lämna in ledighetsansökningar, be om fler skift m.m.
- En oöverträffad kontroll över dina scheman, budgetar och prognoser
3. Utgå från din verksamhets behov
Verktyg för personalplanering och schemaläggning kan vara fantastiska hjälpmedel, men de kan inte skapa optimal bemanning ur tomma intet. För att få ut det bästa och det mesta av de här verktygen behöver du först och främst förstå vad din verksamhet behöver. Vad är det som driver ökat behov av personal, och när kostar de som mest? Ju djupare kunskap du har om din verksamhet, desto bättre blir din personalplanering.
En bra början till de insikterna är att ställa sig själv de här frågorna:
- Hur ser behoven ut under dagen?
- När är det som mest hektiskt?
- När är kunderna som mest köpbenägna eller när krävs mest bemanning? Inom vård och omsorg kan det istället vara vårdbehov som driver bemanning, och inom lager kan det exempelvis vara inkommande leveranser. Här behöver ni utgå från era unika behov.
- När är kunderna i störst behov av personlig service?
- Hur utvecklas verksamheten, behöver ni ha buffert?
4. Gör smartare prognoser
Att ta fram bra prognoser är en viktig framgångsfaktor när det kommer till att förbättra din personalplanering och styrning. Det är en konst att räkna ut hur mycket personal som du behöver baserat på dina tidigare erfarenheter av kundernas behov, men tack vare träffsäkra prognoser vet du när trycket är som högst och kan skapa scheman som möter de behoven.
När du balanserar dina planerade kostnader mot dina resultat skapar du den bästa resursplanen. Bättre prognoser går hand i hand med smartare schemaläggning och de ger dig det underlag du behöver för att kunna se till att du alltid har rätt personal på rätt plats vid rätt tillfälle.
För att kunna skapa effektivare prognoser bör du tänka på följande:
- Lär dig av det förflutna genom att använda historisk data som underlag
- Din försäljning/arbetsbörda utslaget per timme och anställd
- Procentandelen av lönekostnaderna jämfört med försäljningen/lönekostnaderna
- Frånvaroprocent inklusive statistik över sjukfrånvaro och semesterdagar
- Din optimala personalnivå inklusive hur många heltidsanställda du behöver jämfört med deltidspersonal
Datan och prognoserna kan sedan användas av AI, alltså artificiell intelligens för att skapa scheman automatiskt. Detta sparar otroligt mycket tid och gör det också möjligt att optimera bemanningen ytterligare.
5. Skapa bättre scheman
Bättre prognoser hjälper dig att skapa en mer effektiv schemaläggning för din verksamhet men ett riktigt bra schema borde göra mer än så. Smarta scheman är fulla av möjligheter; de kan minska dina personalkostnader, göra dina kunder nöjdare och öka försäljningen eller produktivitet till nästa nivå.
Kan de dessutom göra din personal gladare? Ja, faktiskt. Innan vi går in på hur det är möjligt är det viktigt att förstå hur livet kan se ut för skiftarbetare som är beroende av vecko- eller månadsscheman för att kunna veta hur de ska jobba.
Det är ganska ovanligt att skiftarbetare har kontroll över sina scheman och den vanligaste snittiden för när de får veta hur de ska jobba är så kort som tre dagar innan (varierar stort mellan länder i Europa). Det här har självklart en stor inverkan på hur deras liv utanför arbetet ser ut. Det kan bli mycket svårt för dem att planera tid med familjen, sina fritidsaktiviteter och det övriga privatlivet med så mycket osäkerhet kring arbetstiderna.
För deltidsarbetare och frilansare skapar den här osäkerheten svårigheter att synka ihop flera jobb. Det blir även osäkert och svårt att beräkna sin inkomst. Genom att skapa bättre scheman blir det mycket lättare att få gladare personal.
6. Kommunicera effektivt
Man brukar ju säga att det största problemet med kommunikation är illusionen av att den faktiskt har inträffat. Se till att du och din personal kan kommunicera effektivt med varandra och hitta en lösning som verkligen fungerar för er. Var inte rädd för att använda moderna lösningar, de är till just för att göra kommunikationen effektiv. Det kan vara allt från en grupp på WhatsApp till en kanal på Slack eller Teams. Tänk även på att ett modernt personalplaneringssystem (eller om du kallar det schemaläggningsprogram) kan utgöra navet i din kommunikation kring bemanning, och är den huvudsakliga kanal där du och din personal kan utbyta information på ett tydligt och snabbt sätt.
7. Känn till vad det är du ska mäta
Vilken information är det som är avgörande för dig och vilka mätvärden ska du använda för att kunna ta bra beslut? Börja med att fråga dig själv vad det är som påverkar dina bemanningsnivåer. Självklart är varje verksamhet unik på sitt sätt men som tumregel borde du titta på:
- Produktivitet
- Försäljning / Produktivitet
- Kundflöden / Patientflöden / Varuflöden
- Hur många kunder/patienter/samtal/varor som kommer vid olika tidpunkter
- Kundnöjdhet
Av de här faktorerna är det hur nöjda kunderna är som är den viktigaste. Det är nöjda kunder och anställda som skapar en framgångsrik verksamhet. Riktigt nöjda kunder blir lojala och återkommande kunder och de kommer dessutom att rekommendera dig till andra. Just kundnöjdhet är som bekant svår att mäta, men det blir allt vanligare med den enkla metoden att ha en panel med knappar som representerar glada, neutrala och ledsna miner där kunden snabbt och enkelt kan trycka för att betygsätta sin upplevelse. Ett annat sätt är så kallade NPS-undersökningar där kunder får ge sitt betyg mellan 0-10.
Att vara insatt i dina kunders mönster och beteenden gör att du kan ha precis rätt bemanningsnivå i din butik, restaurang, hotell, lager eller vårdinrättning. När du prioriterar kundnöjdheten kan du se till att dina scheman är optimerade för att ge dina kunder största möjliga värde och en bra upplevelse, med resultatet att de trivs och gör att din produktivitet ökar. Det är därför kundnöjdhet är det viktigaste mätvärdet.
8. Var flexibel
Med rätt verktyg och teknik som hjälp kan flexibelt arbete göra det möjligt för företag att öka produktiviteten, spara tid, minska kostnaderna, minska personalomsättningen och få gladare anställda. Även om flexibelt arbete inte är någon magisk lösning har det fördelen att det erbjuder personalen möjligheten att påverka när och hur de jobbar. Det inflytandet gör de anställda mer nöjda och motiverade, något som i sin tur påverkar lönsamheten positivt.
9. Var smart när du anlitar personal
Din schemaläggning kommer att bli märkbart lättare om du jobbar strategiskt med att utveckla och attrahera rätt personal.
Ett perfekt ställe att börja på för att uppnå det här är att vårda och förtydliga din verksamhets företagskultur, och sedan se till att nya rekryterar passar in i den kultur ni vill ha. Stämningen på en arbetsplats blir betydligt bättre när alla känner sig som en del av en gemenskap med delade värderingar.
10. Ta hand om engagemanget hos dina medarbetare
Slutligen, ta väl hand om din personals engagemang på ett seriöst sätt. Enligt en undersökning från Gallup kan företag med engagerade anställda se en lönsamhetsökning med upp till 22 %. Det beror helt enkelt på att engagerade anställda är mer produktiva. De anstränger sig lite mer, är mer motiverade, jobbar hårdare och gör mer för dig och för dina kunder. Det finns många metoder för hur du kan öka engagemanget hos din personal och vi har samlat några av våra favoriter åt dig så att du kan ta del av dem.
Ladda ner vår gratisguide till strategisk Workforce Management nedan, så får du veta mer!
