En snabb tillväxtresa kan leda till växtvärk i vilken organisation som helst. Och när personalstyrkan blir större blir det en alltmer komplex utmaning att hantera schemaläggning och bemanning, samt ha koll på närvaro och tidsrapportering.
En workforce management-lösning med AI automatiserar bemanningsplaneringen och minimerar risken för kostsamma misstag.
Häng med så förklarar vi!
Från hemmabygge till skalbart WFM-system
De flesta nystartade företag använder en hemsnickrad lösning för workforce management. Men en växande verksamhet kommer vid någon punkt att hamna vid en tröskel där det är dags att titta på sitt system utifrån kostnader för underhåll, förmågan att följa arbetstidslagar samt innovationstakt. Just dessa frågor riskerar att bli flaskhalsar som försvårar tillväxt och stabilitet.
Den årliga kostnaden för att underhålla ett hemsnickrat system kan ligga på mellan 15 och 20 procent av vad det kostade att utveckla den första versionen. Det är väldigt mycket resurser att lägga på ett sidoprojekt, och som kan ge bättre avkastning om de styrs om till utveckling av kärnverksamheten.
2. Lite innovation som går långsamt
Företag som har byggt sin egen WFM-lösning kommer att lägga största delen av sin tid på underhåll, och det är svårt att få tiden att räcka till för att utveckla och implementera nya smarta funktionaliteter. Inte minst på grund av att de ofta kräver resurskrävande integrationer.
Därför är det smart att samarbeta med en systemleverantör som har dedikerade resurser för systemutveckling och som hela tiden jobbar med innovation och förbättringar, och regelbundet lanserar ny funktionalitet.
3. Risk för lagbrott och felaktiga löneutbetalningar
Efterlevnad av arbetstidslagar är viktigt för alla företag. Dels för att vara en bra arbetsgivare, dels för att det annars kan leda till dryga böter. Eftersom lagar och regler hela tiden förändras är det en utmaning för den som har ett egenutvecklat system att anpassa det i takt med att förändringarna sker. Det är en av anledningarna till att underhållsarbetet är resurskrävande.
Eftersom data från WFM-systemet ligger till grund för många kritiska processer i verksamheten, som exempelvis löner, måste systemet vara helt säkert och alltid ha 100 procent tillförlitlig data. Utan ett specialiserat WFM-system kan det vara svårt att uppnå.
När man använder en lösning från en trygg leverantör försvinner flera av orosmomenten, som det kontinuerliga systemunderhållet, begränsad innovation samt risken att inte följa lagar och regler. Men det finns även många andra fördelar – inte minst om man väljer ett system med AI. Det berättar vi mer om här nedan!
Workforce management med AI minskar administration och manuella processer
En ökad omsättning innebär en större personalstyrka vilket gör schemaläggning och bemanning till en mer komplex fråga. Allt annat lika skulle det betyda att det krävs fler resurser för att hantera den ökade administrativa lasten som kommer med mer personal.
Men med ett WFM-system med AI kan tidskrävande uppgifter som rör personalens scheman automatiseras. Då kan det totala behovet av administrativa resurser minska trots att medarbetarna blir fler.
1. Automatisering underlättar driftchefens vardag
En lösning med AI, som exempelvis Quinyx, levererar automatiskt scheman utifrån smarta prognoser. Dessa auto-scheman ger den bästa möjliga bemanningen och följer lagar och regler. Auto-bemanning sparar tid för både chefer och medarbetare och det minskar risken att den mänskliga faktorn ställer till det.
Systemet gör det också enkelt och effektivt att kommunicera med personalen. Det är smidigt att ta kontakt när någon behöver byta skift eller täcka upp en sjukfrånvaro, vilket minskar chefens manuella jobb avsevärt.
Elgigantens chefer lägger 11 000 färre timmar på administrativa uppgifter om året sedan de började använda Quinyx Workforce Management. Läs mer om det här.
2. Minskad administration samt över- och underbemanning = bra ROI
Automatisk schemaläggning med AI säkerställer att schemalagda timmar alltid ligger i linje med de timmar som budgeterats. Dessutom hjälper systemet er att undvika dyr över- och underbemanning. Visste du att företag som använder en lösning som inte har AI spenderar cirka 25 procent för mycket på löner?
Optimerade och automatiserade scheman leder till kostnadsbesparingar samt en ökad produktivitet och effektivitet i hela organisationen. Det i sin tur ger en mer lönsam verksamhet - och vem vill inte ha det?
Vill du veta hur mycket ni kan spara med Quinyx?
Hör av dig till oss via kontaktformuläret nedan, eller läs mer om Quinyx AI-drivna workforce management-lösning här >