Vad får personalen att trivas och känna sig motiverade? Här är åtta tips på saker som leder till gladare medarbetare med optimala scheman.
Livet består av tid som vi fyller med olika aktiviteter. Många av våra timmar ägnas åt jobb, och på tiden som blir över sköter vi privata åtaganden och ägnar oss åt det vi gillar att göra. Aktiviteter såsom sporta, måla tavlor eller umgås med familj och vänner.
För skiftarbetaren styr schemat även indirekt fritiden, och ett bra schema gör en stor skillnad för att uppnå balansen i livets stora pussel. Den som lägger schemat styr inte bara arbetstiden, utan påverkar också medarbetarens livskvalité.
Så hur gör man för att lägga scheman som boostar medarbetarnas motivation, engagemang och välbefinnande, samtidigt som det hjälper verksamheten att styra mot sina mål för service, omsättning och kostnader?
Vi har åtta tips:
1.FLEXIBILITET SOM FÖRMÅN
Många skiftarbetare ser det som en förmån att arbetstiden är flexibel. Särskilt de som jobbar deltid. Det är en förmån som inte kostar er som arbetsgivare någonting och som ni kan dra nytta av fullt ut genom att ha ett system som gör det enkelt för personalen att byta skift med varandra.
Vi förespråkar inte att medarbetarna ska välja sina egna skift helt och hållet, utan rekommenderar att den som schemalägger ska vara medveten om att flexibilitet är något som medarbetarna värdesätter.
Och på tal om flexibilitet - se till att schemat speglar om medarbetaren jobbar hel- eller deltid.
2. RESPEKTERA INDIVIDENS ÖNSKEMÅL
När vi tar hänsyn till medarbetarens önskemål om arbetstid ökar både engagemang och nöjdhet. Ett bra sätt att visa hänsyn är att säkerställa att schemat anpassas efter medarbetarnas regelbundet återkommande åtaganden utanför arbetet. Det kan exempelvis vara en förälder som alltid hämtar sitt barn på tisdagar klockan två.
Om vi undviker att schemalägga personal på tider som vi kan förutse inte passar dem blir livet enklare för alla.
3. RÄTT FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR JOBBET
Det är roligt att vara bra på sitt jobb. Och även om många av oss uppskattar en utmaning så mår vi bäst när vi känner att vi har en vettig chans att lyckas med uppgiften. Om vi ställs inför arbetsuppgifter vi inte har förutsättningar att klara av kan vi känna oss stressade. Kompetensbrist kan exempelvis också leda till att någon skadar sig eller att utrustning går sönder.
Prioritera att bemanna med personal som har rätt kompetens för uppgiften.
4. RAST FÖR ÅTERHÄMTNING
Även om vi människor inte visar det lika tydligt som en mobiltelefon eller dator så behöver vi också ladda batterierna för att må bra och orka. Raster ger medarbetarna en chans att återhämta sig så att de kan känna sig glada och göra ett bra jobb under hela skiftet.
Kroppen och hjärnan behöver varva mellan aktivitet och vila – och den lagstadgade rasten fyller en viktig funktion.
5. VARNING FÖR FAVORISERING
Den som lägger schemat behöver göra det utan att favorisera medarbetare. Det är helt normalt att bli kompis med dem man jobbar med – det främjar inte bara teamkänsla utan även arbetsglädjen. Men den som sköter bemanningen får inte låta dessa känslor ta över vid schemaläggning, då det kan få andra att känna sig orättvist behandlade.
6. VIKTEN AV VILA
Skift som kommer tätt inpå varandra kan göra det svårt för medarbetaren att få ordentligt med sömn och det riskerar att orsaka stress. Men även om man som arbetsgivare vill att alla medarbetare ska må bra så kan omständigheterna ändå ställa till det. Det kan exempelvis finnas ett arbetsmoment som bara en eller ett fåtal medarbetare kan utföra, och då riskerar de att få dra ett allt för tungt lass.
Följ inte bara regler för den lagstadgade vilan, utan ta ett helikopterperspektiv på medarbetarnas skift över tid. Planera för långsiktigt hållbara arbetstider.
7. SCHEMAN SOM SKAPAR VISSHET
När vi människor levde på savannen var vi tvungna att ha stenkoll hela tiden: Är det en storm på gång? Är det prasslande ljudet ett farligt djur? Uppmärksamheten på det som var okänt var en fråga om liv och död. Och även om den moderna människan inte behöver lägga lika mycket krut för att säkra den omedelbara överlevnaden så har hjärnan fortfarande samma arbetsbeskrivning.
Osäkerhet kring arbetstiderna ”skrämmer” nutidsmänniskan och stressen kommer som ett brev på posten. Att inte få veta hur arbetstiderna kommer att se ut i god tid kan också skapa konflikter i medarbetarnas privata relationer på grund av att det gör det svårare att få livspusslet att gå ihop.
Lägg scheman i god tid och ändra så lite som möjligt med kort varsel.
8. TA HÖJD FÖR STRIDA KUNDSTRÖMMAR
Arbetsbelastningen under en dag kan variera från att medarbetarna behöver springa för att hinna med, till att de sitter med tristess och tittar på klockan. Genom att ha koll på hur trycket kommer att se ut går det att lägga scheman som ger personalen en stimulerande arbetsdag, men utan att stressnivåerna blir för höga.
+ SMARTARE SCHEMAN GER GLADARE MEDARBETARE
Även om vi får det att låta lätt, så vet vi att det inte är enkelt att omsätta insikterna i praktiken. Särskilt inte om pusslet ska läggas in manuellt i ett kalkylblad. Genom att använda ett modernt system för bemanningsplanering kan det som brukade vara svårt och ta lång tid istället bli enkelt och gå snabbt.
I framtiden kommer artificiell intelligens förmodligen kunna sköta både veckohandlingen och nattning av barn, men redan idag kan AI faktiskt hjälpa oss att lägga scheman som ger nöjdare medarbetare. Detta utan att kostnaderna skenar iväg eller att det påverkar kundservicen.