Synsam Finland er del av Synsam Group, som er en ledende nordisk optikerkjede som tilbyr et bredt spekter av produkter og tjenester knyttet til øyehelse og briller. Synsam Group har rundt 500 butikker i Norden og sysselsetter rundt 4 000 medarbeidere. Synsam ønsker å skille seg ut fra andre optikere, særlig gjennom sin kundeorienterte, personlige service og kvaliteten på sortimentet.
Quinyx viste seg å være den beste løsningen for Synsam Finlands behov.
Synsam Group, et raskt voksende selskap, identifiserte behovet for et moderne vaktplanleggingssystem som kunne lette arbeidet for de ansatte og forbedre medarbeideropplevelsen.
"Tidligere hadde vi ikke noe vaktplanleggingssystem i det hele tatt og brukte Excel til vaktplanlegging. Vi følger to ulike tariffavtaler, så vaktplanleggingen var litt av en jungel for selgerne våre", sier Essi Lindholm, HR-partner i Synsam Finland og prosjektleder for Quinyx-implementeringsprosjektet.
Valget av Quinyx ble særlig påvirket av gode referanser og den utbredte bruken innen detaljhandelen. Det var også viktig at systemet var smidig, moderne og kunne brukes i andre nordiske land. "Vi lette etter referanser i vårt eget nettverk, og uansett hvem vi spurte, hørte vi bare gode ting om Quinyx. Quinyx oppfylte behovene våre best", sier Essi.
Implementeringsprosjektet har gått bra
Implementeringsprosjektet startet i august-september. Prosjektet har gått etter planen og uten store problemer. "Samarbeidet med Quinyx har gått veldig bra. Den viktigste faktoren har vært den kompetente implementeringseksperten Eira Kaukonen, som kjenner detaljhandelen og Quinyx svært godt. Hvis det oppstår problemer, har Eira alltid en løsning", sier Essi fornøyd.
En viktig rolle i implementeringsprosjektet har også vært Synsam Finlands interne prosjektgruppe, som har bestått av HR- og forretningssjefer fra hele Finland. Gjennom hele prosjektet har prosjektteamet tatt med seg det daglige perspektivet til butikkene og behovene til bedriftseierne. Prosjektteamet har også dannet et nettverk av nøkkelbrukere som har spilt en viktig rolle som støtte for andre bedriftseiere under implementeringen.
Planlegging og prosjektledelse for å støtte endringer
At Synsam Finland har investert i prosjektplanlegging allerede før prosjektet startet, har vært viktig for prosjektets suksess. "Vi har investert i prosjektplanlegging, slik at det var klart for oss hvordan og hvor vi skulle dokumentere prosjektrelaterte spørsmål, hvilken intern møtepraksis vi skulle ha i forbindelse med prosjektet, og hvordan vi skulle kommunisere fremdriften i prosjektet til de ansatte", sier Essi. God prosjektledelse har også bidratt til prosjektets suksess. "Vi har lagt ned mye arbeid i prosjektledelse og i å sørge for at det virkelig settes av tid til å drive prosjektet fremover. Dette har helt klart hatt stor innvirkning på vår evne til å holde fremdriftsplanen."
En annen viktig faktor for prosjektets suksess har vært at Synsam Finland har forstått viktigheten av endringsledelse i forbindelse med systemreformer og har satset på intern kommunikasjon i løpet av prosjektet. De ansatte har blitt informert i god tid før endringen, og selskapet har iverksatt tiltak for å hjelpe dem med å ta i bruk det nye systemet. Det har blitt arrangert opplæringsøkter for lederne, Quinyx-guider har blitt bygget inn i intranettet, og det har blitt arrangert ukentlige Quinyx-møter via Teams der virksomhetslederne kan delta etter behov.
En enklere hverdag for bedriftseiere og en bedre opplevelse for de ansatte
Innføringen av Quinyx er en stor endring i Synsam Finland, så det viktigste er å få de ansatte til å ta i bruk det nye systemet. Forventningene til Quinyx er selvsagt store - systemet forventes å gjøre arbeidet til lederne enklere og forbedre medarbeideropplevelsen. "Lederne slipper å bruke flere ulike Excel-regneark, noe som frigjør tid til andre oppgaver enn vaktplanlegging. For de ansatte, på den annen side, gir Quinyx transparens, ettersom de ansatte for eksempel kan se feriesaldoer og arbeidstimer direkte fra Quinyx. Vi håper dette vil ha en positiv innvirkning på medarbeidernes opplevelse", avslutter Essi.