JOSEPH er et britisk motehus med en sterk tradisjon for luksusvarer. Det selges på over 400 steder over hele verden. Hannah Creighton, JOSEPHs Head of Retail Operations, forklarer hvordan selskapet bruker Quinyx til å effektivisere oppgavehåndtering (task management) og kommunikasjon, og hvilke fordeler det har gitt organisasjonen.
Vi begynte å jobbe med Quinyx i 2019. Tradisjonelt ble mye av butikk-kommunikasjonen vår skrevet ut på papir, og i det siste ble alt sendt via e-post, selv om vi fortsatt hadde utskrevne dokumenter. Generelt var det mye dokumentasjon som fløt rundt, og det skapte forvirring blant butikkmedarbeiderne om hva som faktisk var oppdatert og korrekt.
Vi trengte én enkel informasjonskilde - et sted der alle teamene i butikkene våre enkelt kunne få tilgang til riktig informasjon.
Quinyx ble involvert, og vi har ikke sett oss tilbake siden. Innledningsvis holdt Simon - en av Quinyx' kundeansvarlige - en omfattende opplæring for alle, og siden har vi hatt et tett samarbeid med Simon og hans kollega Tom. De har gitt oss god innsikt i hva som har fungert bra for andre, og hvordan vi kan fortsette å forbedre oss underveis.
‘Broen’
Internt kaller vi Quinyx "The Bridge" - broen mellom hovedkontoret og butikkene. Og det er den sentrale informasjonskilden vi trengte. Nå brukes Quinyx i 19 butikker og av 120 ansatte. Totalt sett er e-posttrafikken mellom hovedkontoret og butikkene redusert med rundt 50%, noe som sparer de ansatte for et par timer om dagen. Det betyr også at informasjonen når frem til de rette personene - tidligere kunne en e-post bare gå til butikken, og hvis butikksjefen var på ferie og den ble lest av noen andre, var det ikke sikkert at informasjonen ble sendt videre. Det problemet har vi ikke lenger.
Butikkmedarbeiderne i Storbritannia har individuelle bruker-ID-er, slik at de kan få tilgang til Quinyx på telefonene sine hvis de ønsker det, samtidig som de kan bruke det på iPad i butikken eller via butikkens datamaskin.
Dette gir alle muligheten og verktøyene til å gjøre jobben sin. Den enkelte kan planlegge dagen og oppgavene sine bedre med Quinyx oppgavehåndtering. De slipper å løpe rundt og lete etter informasjon. De kan gi en bedre kundeopplevelse fordi de slipper å lete gjennom e-poster i butikken. I stedet går de rett til Quinyx for å få den informasjonen de trenger. Og det er enklere for hovedkontoret fordi de ikke får de samme spørsmålene hele tiden.
Kontinuerlige forbedringer og selvstendighet
En annen flott ting med Quinyx er de stadige forbedringene av plattformen - jeg har for eksempel nylig lagt merke til at søkefunksjonene og måten vi oppretter filer på har blitt mye smidigere. Alt er veldig enkelt å bruke.
Systemet gjør det mulig for lederne og butikkmedarbeiderne å bruke plattformen som de vil, informasjonen er der, og det er opp til dem hvordan de bruker den.
Quinyx har også virkelig styrket kommunikasjonen og engasjementet mellom butikkene. I julehøytiden kjører vi en konkurranse med temaet "12 Days of Christmas", og butikkene oppfordres til å laste opp bilder og videoer som viser hva de gjør. Den felles chatten i Quinyx-appen oppmuntrer alle til å snakke med hverandre. Og hele året kan butikkene diskutere oppgaver og chatte med hverandre, enten de befinner seg i London, Birmingham eller Lille, noe som bringer alle nærmere hverandre.
Vi bruker "stories" på plattformen til å dele ut takknemlighetspriser, ledige stillinger og gode nyheter. Og siden det er et internt verktøy, kan vi dele informasjon som KPI-er og bedriftspresentasjoner, og ledergruppen vår har også begynt å dele videoer som gir et innblikk i rollene deres.
I det siste har vi sett på bærekraftspolicyene våre, og vi har brukt spørreundersøkelser i Quinyx for å spørre de ansatte om hvordan vi kan resirkulere mer av emballasjen vår, hvilke resirkuleringsmuligheter de har i butikkene sine og så videre. Det fungerer godt på mange nivåer for å fremme åpen toveiskommunikasjon.
JOSEPH + Quinyx i fremtiden
Vi ønsker å lansere tilpasset bruk for våre franske team og bygge en fransk side av plattformen som automatisk oversetter informasjon fra engelsk og bidrar til å skape engasjement.
Til syvende og sist ønsker butikkteamene våre å få mulighet til å forbedre kundeopplevelsen i butikken, og alle nye systemer vi innfører, bør redusere friksjonen og gjøre det enklere for dem å få det til. Quinyx har definitivt hjulpet oss på mange måter, og vi ser frem til å fortsette samarbeidet i fremtiden.
Vi har bare gode og positive ting å si om Quinyx. Det har vært revolusjonerende - en stor hjelp til å effektivisere virksomheten vår og bringe den videre.
Finn ut hvordan Quinyx kan bidra til å optimalisere din bedrifts oppgavehåndtering og kommunikasjon.