Humana omsorg og assistanse

Se det for deg: En bedrift med over 600 ansatte, spredt over hele landet, som jobber iherdig for at mennesker med behov for omsorg og assistanse skal få et godt tilbud – og et godt liv. Fast ansatte, deltidsansatte og ekstrahjelper. Dag, kveld, natt og turnus, med enkelte skiftarbeid som strekker seg over 24 timer. Ferieavvikling, kurs, avspasering og sykedager. 

Det er ingen liten kabal som skal gå opp. Det var både tidkrevende og anstrengende å holde orden, innrømmer Elin Sheppard, HR-partner i Humana omsorg og assistanse. 

– Å ha turnusen i Word fungerte greit for en periode, men det ga oss ikke noe mer. All annen informasjon måtte jeg hente fra andre steder, i både dokumenter og programmer. Etterhvert som vi vokste, så vi et økende behov for å ivareta ledere, personal og brukere, sier Sheppard. Det kunne Quinyx hjelpe dem med.

Sårbare brukere

Humana omsorg og assistanse tilbyr omsorg og assistanse fra Finnmark i nord til Kristiansand i sør. Fra barnevern, familiehjem, fosterhjem og beredskapshjem til bo- og omsorgstilbud til mennesker med omfattende hjelpebehov, behandlingssentre og brukerstyrt personlig assistanse til funksjonshemmede. 

For flere av Humana omsorg og assistanses brukere, er det viktig å vite hvem som kommer på jobb dagen etter. Hvem møter dem til frokost, lunsj og middag? Hvem hjelper dem til og fra trening eller på butikken?

– Vi sjekket med flere leverandører, men valgte Quinyx blant annet på grunn av appen. Hos oss er det stor avstand mellom leder og personell, med folk på farten på ulike steder, og derfor var det ekstra viktig at ansatte hele tiden kunne ha tilgang til informasjonen, sier Sheppard.  

Appen ga dessuten mulighet for ansatte å gi trygghet til brukere med ekstra behov. Med vaktplanen tilgjengelig på telefonen, kunne ansatte enkelt fortelle hvem som kom på jobb dagen etter. En stor kontrast til Word-systemet som lå lagret på Sheppards datamaskin.

– Den største utfordringen da var at all informasjon var i et dokument som var eid av meg, på mitt skrivebord. Jeg brukte tiden min på å hele tiden oppdatere ledere. Det var et stort ansvar på meg, og det var lett for andre å avskrive seg ansvar. Ikke minst var det i travle perioder vanskelig å kvalitetssikre dokumentet, og å fange opp feil hvis timer og skift ikke lå riktig.

Ett felles kommunikasjonsverktøy

Human Care har nå brukt Quinyx i overkant av et år og bruker programmet til langt mer enn time- og vaktlister. Innebygget i Quinyx, finnes også kommunikasjonsløsningen Qmail, der alle ansatte og ledere kan kommunisere.

– For vår del har det gjort det lettere å få sendt ut informasjon til de som skal ha det. Vi kan for eksempel kalle inn til veiledning gjennom Qmail, og sende innkallelsen til alle på en avdeling, uten å huske hver enkelt person som jobber på avdelingen. Alt og alle er veldig mye lettere tilgjengelig, og all kontaktinformasjon og historikk ligger klart i systemet, forklarer Sheppard.

Humana omsorg og assistanse bruker i dag Qmail til å kommunisere alt som handler om veiledning, kursinformasjon, ferie og turnus med sine ansatte.

Rapporter

At de ansatte har fått en enklere oversikt over timer, kurs, lønn og kommunikasjon er verdifullt. Fra alle funksjonene i Quinyx, har man dessuten mulighet til å ta ut rapporter. Hvor mange timer er brukt per avdeling, hvor mye kurs har de ansatte tatt, hvor høyt eller lavt er fraværet og hvor mange overtidstimer eller ubrukte timer står igjen? Humana omsorg og assistanse gjør en utrolig viktig jobb for kommune og stat, og er pliktig å rapportere både tall og resultater for tilsynsmyndighetene flere ganger i året.

– Denne funksjonen oppdaget vi for fullt i 2018 og fikk ordentlig utbytte av den. Vi har kontroller støtt og stadig, til fylkesmannen, arbeidstilsynet og samarbeidspartnere. Den største verdien er at vi vet at alt som er i Quinyx er kvalitetssjekket og riktig – det er valide tall, forklarer hun.

I tillegg: Om noe skulle skje på en avdeling et sted i landet, kan ledere og HR-avdelingen enkelt gå inn og sjekke status fra den nøyaktige dagen, og legge ved informasjonen i en rapport.

Stort ansvar

Shepard tenker tilbake på tiden med timelister i Word. Kontrasten er stor til i dag. Nå sjekker de ansatte timene sine selv. Vikarer kan selv melde interesse hvis de vil jobbe ekstra. Er noen syke, kan vakten enkelt dekkes, og ledere sparer enormt mye tid på å ikke ringe rundt. 

– For oss var det viktig at andre hadde testet programmet tidligere og opplevd det som nyttig. Ikke minst at programmet hadde et turnusverktøy som takler vakter som strekker seg over 24 timer. Det er det ikke alle programmer som takler. Men det gjør Quinyx, smiler Sheppard.

– Det er ingen tvil om at Quinyx har gjort det lettere for oss å levere god og trygg omsorg til våre brukere.