Elkjøp Nordic er en del av Dixons Carphone-konsernet og Nordens største forhandler av hjemmeelektronikk.
Siden Elkjøp tok i bruk Quinyx i personalplanleggingen, er administrasjonsarbeidet for lederne deres kraftig redusert. Butikksjefene sparer til sammen 11 000 arbeidstimer årlig. Det tilsvarer 50 timer administrasjonstid i året per butikk.
Nå optimaliserer de med kunstig intelligens (AI) for å effektivisere butikkene ytterligere. Etter en vellykket verdianalyse med Quinyx har Elkjøp bestemt seg for å gjennomføre en bredere utprøving av AI-basert personalplanlegging i organisasjonen.
Morten Kirk Schwartzmann, Elkjøps Nordic Productivity Manager, forklarer:
– Innføringen av personalplanlegging med Quinyx har gått smertefritt. Vi har klart å redusere administrasjonsarbeidet, slik vi satte oss som mål da vi bestemte oss for å innføre et nytt verktøy for bemanningsplanlegging, timeregistrering og kommunikasjon med medarbeiderne. Som et neste steg ønsker vi å optimalisere bemanningen av butikkene våre ytterligere, og det vil vi prøve å bruke AI-teknologien til.
Det er en komplisert oppgave å administrere bemanning, prognostisere fremtidig behov og utarbeide effektive bemanningsplaner for en internasjonal butikkjede. For å gi leserne en forståelse av utfordringene, kan vi dele dem i tre grupper:
- Virksomhetens behov: For å lage en god bemanningsplan må du først forstå etterspørselen – hvor mange kunder som besøker butikkene, og adferden deres. Deretter må du forstå hvor mange medarbeidere som behøves, hvilken kompetanse som er nødvendig (salg, kundestøtte, kasse osv.), og hvor lang tid visse oppgaver tar (arbeidsstandarder).
- Arbeidsmiljøbestemmelser: Forhandlere som driver virksomhet i flere land, må ta hensyn til lokale arbeidsmiljølover og sørge for at bemanningsplanene ikke bryter dem. Det kan være regler for minste hviletid mellom vakter, maksimal arbeidstid per uke og så videre. Brudd på arbeidsmiljølovgivningen kan gi ulik form av straff, og noe vi naturligvis vil unngå.
- Medarbeidertilfredshet: Vi må også lytte til medarbeiderne våre og ta hensyn til behovene deres. De kan for eksempel be om å få slutte tidlig på torsdager for å hente barn på skolen, eller om å få jobbe sammen med en god kollega i helgene.
Når du tar alle disse parameterne i betraktning og ganger dem med 10, 100 eller 1000 medarbeidere, er det lett å forestille seg utfordringene med å utarbeide optimale bemanningsplaner.
Veien videre med AI og datadrevet bemanningsplanlegging
Morten fortsetter:
– Nylig gjennomførte vi en test sammen med AI-teamet hos Quinyx, og den viste at vi kan forbedre prognostiseringen og bemanningen ytterligere ved hjelp av AI.
– Vi vil selvfølgelig ikke ha verken for mange eller for få medarbeidere i butikken. Hvis vi har for mange medarbeidere i bemanningsplanen, blir lønnskostnadene høyere enn forutsatt, og hvis vi har for få, går det utover kundeopplevelsen og salget.
– Det er avgjørende å finne den rette balansen, og uten riktige data er det nesten umulig å avgjøre om vi skal legge til flere medarbeidere eller ikke. I testen fant vi perioder med underbemanning og overbemanning. Vi oppdaget for eksempel en overbemanning på 20 prosent på enkelte tidspunkter, og 30 prosent underbemanning i visse tidsluker. Det er disse variasjonene vi ønsker å redusere til et minimum.
– Vi tror at det er mulig å forbedre prognosenes nøyaktighet med AI, kanskje med hele 50 prosent. Der er dette vi nå skal prøve ut sammen med Quinyx.
Om Elkjøp
Elkjøp er Nordens største forhandler av hjemmeelektronikk og har over 410 butikker (inkludert franchiser) i seks land og rundt 11 000 ansatte. Selskapet eies av det britiske konsernet Dixons Carphone PLC.