Quinyx har spurt 300 ledere i internasjonale virksomheter om deres største utfordringer og viktigste prioriteringer i forbindelse med personalplanlegging for ansatte uten kontorplass.
Resultatene viser at virksomheter som har ansatte uten kontorplass, men mangler en AI-basert personalplanleggingsløsning, mister opptil 15 prosent av inntektene og overskrider lønnskostnadene med opptil 25 prosent. Hovedårsaken er dårlig planlegging.
Bemanningsplanlegging har alltid vært en veldig komplisert oppgave. En god bemanningsplan tar hensyn til virksomhetens og kundenes behov, balanserer kostnader og medarbeiderbehov og gir samtidig god avkastning på investeringene.
Kunsten med god bemanningsplanlegging er å ha de rette folkene på riktig sted til rett tid, men denne gode bemanningsplanleggingen har blitt enda vanskeligere på grunn av pandemien.
Effektiv prognostisering er nøkkelen, men varierende etterspørsel, endringer i forbrukeratferd, lokale restriksjoner og en rekke helsefaktorer har gjort prognostisering og bemanningsplanlegging mer komplisert enn noensinne.
Bemanningsplaner fungerer som regel heller ikke som tiltenkt. Vi har analysert 450 000 bemanningsplaner for ansatte uten kontorplass, og fant ut at mange av dem ikke oppfylte selv helt grunnleggende funksjoner. Mange brøt også arbeidstidsbestemmelser hver eneste dag.
Så hva er de største problemene i forbindelse med bemanningsplanlegging, og hvordan kan de løses?
Det skal vi se nærmere på her:
1.Utdatert teknologi
30 prosent av bedriftslederne i undersøkelsen svarte at de sto overfor flere variabler enn den nåværende programvaren deres for personalplanlegging kunne håndtere, mens 40 prosent sa at utdatert teknologi var den viktigste begrensningen.
Regneark og eldre programvare har begrenset funksjonalitet til utarbeidelse av bemanningsplaner. Dessuten gir de bare 70 prosent nøyaktighet.
AI-basert programvare for personalplanlegging er derimot spesielt utviklet for å ta hensyn til alle planleggingsvariabler, gir nesten 100 prosent nøyaktige bemanningsplaner og reduserer lønnskostnadene betydelig.
Hvis teknologien din har blitt en klamp om foten, er det på tide å finne en løsning som er utviklet for å hjelpe deg med å takle alle utfordringene du kommer til å stå overfor i en post-pandemisk verden.
2.Samsvar med arbeidstidsbestemmelser
Undersøkelsene våre viser at bemanningsplaner i snitt inneholder tre til åtte ukentlige brudd på arbeidstidsbestemmelser. Disse bruddene ser kanskje ikke så alvorlige ut ved første øyekast, men i USA fikk en større restaurantkjede en bot på én million dollar for sin lovstridige bemanningsplanleggingspraksis.
AI-baserte løsninger gir bedre samsvar med regler for bemanningsplanlegging, lovendringer, kontraktsfestede krav, begrensninger i fagforeningsavtaler og bestemmelser om spisepauser og hvileperioder. Løsningene sørger for nøyaktig overvåkning av kompetansen og sertifiseringene som kreves i hver rolle nøyaktig, og publiserer bemanningsplaner i god tid, noe som gir større fleksibilitet.
3.Varierende etterspørsel
Forbrukeretterspørselen er ekstremt ustabil akkurat nå. Bemanningsplaner som tidligere har fungert for virksomheten din, gjør det kanskje ikke lenger. I tillegg til disse endringene i forbrukernes etterspørsel må du ta hensyn til forstyrrelser i tilgangen til arbeidsstyrken (hvis medarbeidere blir syke eller må i karantene).
I en stadig skiftende økonomi trenger du verktøy som kan optimalisere bemanningsplanene automatisk etter svingninger i etterspørselen. Personalplanleggingsverktøy tildeler medarbeiderne vakter automatisk basert på tilgjengelighet, preferanser, type arbeidskontrakt og kompetanse. Med AI i verktøyet ditt kan du dessuten bruke nye data for å forutse hva som kommer til å skje, og planlegge for denne etterspørselen deretter.
4.Overtidskostnader
Galopperende overtidskostnader er et annet hovedproblem for bemanningsplanleggeren. Hvis du ikke håndterer bruken av overtid effektivt, kan den fort sprenge lønnsbudsjettet. Tidssporingsfunksjoner integrert i lønnssystemet kan selvfølgelig hjelpe deg med å kontrollere overtidskostnadene, men det kan også automatisert, AI-basert bemanningsplanlegging. Og det fungerer. En internasjonal forhandler sparte 4000 overtidstimer på bare seks måneder, etter at de gikk over til en moderne personalplanleggingsløsning.
5.Medarbeiderpreferanser
En god bemanningsplanlegger prøver også alltid å ta hensyn til hva medarbeiderne ønsker seg. Det kan imidlertid være særdeles vanskelig å finne den rette balansen mellom virksomhetens behov og medarbeidernes ønsker.
Det er her mobilvennlig personalplanlegging kommer inn i bildet. En personalplanleggingsapp gjør det enkelt for medarbeiderne å be om fri, bytte vakter og påta seg ledige vakter. Appen gjør hverdagen lettere for dem, og den sparer tid for bemanningsplanleggeren. Alle vinner.
Den perfekte bemanningsplanen sikrer optimale økonomiske resultater med nøyaktige data og automatiserte kontroller mot prognoser, kompetanser, utdanninger, arbeidstidsbestemmelser og arbeidsavtaler.
En AI-basert personalplanleggingsløsning hjelper deg med å ta bedre beslutninger, frigjøre tid, spare penger, redusere administrasjonsarbeidet og utrydde feil.
Last ned vår gratis rapport om den virkelige prisen for dårlig bemanningsplanlegging for å lese mer.
