Det kan være utfordrende å holde styr på en stor arbeidsstyrke på tvers av mange enheter. Vaktplanlegging omfatter en rekke elementer, fra bemanningsnivå og tidsplanlegging til å sørge for at lønnskostnadene ligger innenfor budsjettet og at prognosene dine er gode nok, og det kan være vanskelig å få alt på plass.
Samtidig er de rette strategiene for personalplanlegging avgjørende for å skape medarbeidertilfredshet, og medarbeidertilfredshet er grunnlaget for en vellykket virksomhet med fornøyde kunder.
Her er 10 effektive strategier for bemanningsplaner som vi vet at du, virksomheten og de ansatte vil ha nytte av.
1. Få de riktige folkene på rett sted til rett tid
Dette er hjørnesteinen som alle gode strategier for bemanning bygger på. Når du har de riktige folkene på rett sted til rett tid, kan du yte bedre kundeservice og får mer fornøyde kunder.
Tidsplanen kan til syvende og sist utgjøre forskjellen mellom suksess og fiasko for virksomheten din. Akkurat som dårlige vaktlister vil koste deg penger, vil en god tidsplan gi de ansatte større kontroll over hverdagen sin, samtidig som du får bedre oversikt over driften.
Det er tidsplanen din som lar deg plassere de riktige folkene på rett sted til rett tid, og for å lage gode tidsplaner må du forstå og ta hensyn til både de ansattes og virksomhetens behov. For å lykkes med dette kommer du til å trenge litt hjelp.
2. Finn de rette verktøyene
Det kan være frustrerende å prøve å administrere bemanning på en effektiv måte med flere ulike systemer, og stressnivået kan fort bli skyhøyt. Det er begrenset hva du kan gjøre med penn, papir og et Excel-regneark. Med et godt optimaliseringsverktøy kan du imidlertid automatisere tidsplaner basert på prognosene dine, kommunisere med de ansatte på en enkel og effektiv måte og øke lønnsomheten.
Det rette optimaliseringsverktøyet gir deg
- bedre innsikt i bedriften – når som helst og hvor som helst
- advarsler hvis du overskrider de budsjetterte arbeidstimene
- bedre tid til å møte kundene ansikt til ansikt
- muligheten til å ta gode beslutninger raskt
- en enkel måte å kommunisere med de ansatte på
- integrert oppgavestyring
- en enkel løsning som de ansatte kan bruke til å sjekke når de skal jobbe, bytte vakter, sende forespørsler om fravær og be om flere vakter
- bedre oversikt over tidsplaner, budsjetter og prognoser
3. Dekk virksomhetens behov
Selv om et optimaliseringsverktøy hjelper deg et godt stykke på vei, er det ingen tryllestav. For å få mest mulig ut av verktøyet og oppnå de beste resultatene må du også forstå virksomheten din. En god start kan være å stille følgende spørsmål:
- Når kommer kundene dine til å dukke opp?
- Når er de travleste periodene?
- Når handler kundene dine mest?
- Når har kundene størst behov for personlig veiledning?
- Hvordan utvikler virksomheten seg?
Jo bedre kunnskap du har om virksomheten din, desto bedre blir vaktplanleggingen og fjerne.
4. Lag smartere prognoser
Gode prognoser er en av de viktigste ingrediensene i oppskriften på bedre vaktplanlegging og fjerne. Det kan være utfordrende å vite hvor mange ansatte du må ha på jobb for å dekke kundeetterspørselen. Med nøyaktige prognoser vet du imidlertid når virksomheten vil oppleve travle perioder, slik at du kan planlegge deretter.
Når du balanserer planlagte kostnader mot resultatene dine, får du den mest lønnsomme ressursplanen. Bedre prognoser og smartere tidsplanlegging går hånd i hånd og gir deg den informasjonen du trenger for å plassere de riktige folkene på rett sted til rett tid.
For å lage mer effektive prognoser må du ta hensyn til
- Tidligere lærdom – bruk historiske data som grunnlag.
- Antall salg fordelt per time og per ansatt.
- Hvor stor prosentvis andel lønnskostnadene utgjør av omsetningen.
- Lønnskostnadene.
- Fraværsprosenten, som inkluderer statistikk over sykefravær og feriedager.
- Den optimale personalsammensetningen, inkludert hvor mange ansatte du trenger på heltid og deltid.
5. Lag bedre tidsplaner
Bedre prognoser hjelper deg med å lage bedre tidsplaner for virksomheten, og gode tidsplaner kan hjelpe deg med å oppnå mange forskjellige mål. De kan bidra til å redusere lønnskostnadene, holde kundetilfredsheten høy og øke salget.
Kan gode tidsplaner også skape høyere medarbeidertilfredshet? Svaret er et ubetinget ja. Før vi forteller deg hvorfor, er det viktig å tenke over hvordan hverdagen kan se ut for skiftarbeidere som må sjekke ukes- eller månedsplaner for å finne ut når de skal jobbe.
Skiftarbeidere har sjelden noen styring over tidsplanene sine, og vanligvis får de tidsplanen for kommende uke på kort varsel. Dette kan få store konsekvenser for tilværelsen deres når de ikke er på jobb. Det gjør det svært utfordrende å planlegge hverdagen og påvirker alt fra familieforpliktelser til fritid.
For deltidsansatte og folk som jobber i kortvarige engasjementer, blir det også mye vanskeligere å ha flere jobber, og det blir nesten umulig å beregne inntektene sine, siden antallet arbeidstimer kan variere veldig.
6. Kommuniser effektivt
Det sies at det største problemet med kommunikasjon, er illusjonen om at den har funnet sted. Finn ut hva som fungerer for deg og teamene dine. Ikke vær redd for å bruke moderne løsninger heller. Det kan selvfølgelig være en WhatsApp-gruppe eller en Slack-kanal, men husk at hvis du bruker en moderne vaktplanleggingsløsning, kan den også bli et kommunikasjonssenter og den viktigste kanalen du bruker for å kommunisere enkelt og effektivt med de ansatte.
7. Vit hva du skal måle
Hvilke parametre skal du bruke som grunnlag for beslutninger, og hvilken informasjon er avgjørende? Begynn med å spørre deg selv hva som styrer bemanningsnivåene. Alle virksomheter er forskjellige, men som en tommelfingerregel bør du se på:
- produktivitet
- salg
- kundestrøm
- besøkstall
- kundetilfredshet
Kundetilfredshet er det viktigste av disse punktene. Fornøyde kunder og ansatte er grunnlaget for en vellykket virksomhet, og svært tilfredse kunder er mer tilbøyelige til å komme tilbake igjen og anbefale virksomheten til andre. Kundetilfredshet er vanskelig å måle. En løsning er å bruke tre trykknapper, én med smilefjes, én med et nøytralt fjes og én med et trist fjes, og be kunden trykke på en knapp for å beskrive opplevelsen sin.
Når du forstår mønstrene til kundene dine, blir det lettere å sørge for riktig antall ansatte i butikken, restauranten, hotellet eller kontoret – og det er derfor kundetilfredsheten er den viktigste parameteren.
Ved å prioritere kundetilfredsheten sørger du for at tidsplanene dine er optimalisert for å gi størst mulig verdi til kundene dine, og som et resultat fremmer salget.
8. Vær fleksibel
Med de riktige verktøyene og teknologiene kan fleksibelt arbeid gjøre det mulig for virksomheter å forbedre produktiviteten, spare tid, redusere kostnader og turnover samt øke medarbeidertilfredsheten. Fleksibelt arbeid er selvfølgelig ikke en mirakelkur som løser alt, men virksomheter som gir de ansatte muligheten til å jobbe når og hvordan de vil, kan bli belønnet med fordeler som øker bunnlinjen – i tillegg til fornøyde og motiverte medarbeidere.
9. Ansett de rette folkene
Bemanning blir mye lettere hvis du ansetter de rette folkene (og reduserer turnover). Et godt utgangspunkt er å definere formålet med virksomheten og bygge opp en solid kultur, og deretter sørge for at teamet og eventuelle nyansatte identifiserer seg med formålet og kulturen.
10. Ikke undervurder medarbeiderengasjementet
Et høyt medarbeiderengasjement er også viktig for at virksomheten skal lykkes. Ifølge en Gallup-undersøkelse opplever bedrifter med engasjerte ansatte en 22 prosent økning i lønnsomheten. Dette er fordi engasjerte ansatte er mer produktive. De jobber hardere og strekker seg litt lenger for å yte kundene den beste servicen. Det er mange måter å forbedre medarbeiderengasjementet på, og her har vi samlet noen av de vi mener fungerer best.
Nedenfor kan du laste ned vår gratis veiledning til strategisk bemanningplan for å lese mer.