Het iconische retailmerk HMV heeft een team van meer dan 1200 mensen in dienst, die de webwinkel draaiende houden en werkzaam zijn in de 120 fysieke winkels. In 2022 zijn deze uitgebreid met 10 nieuwe vestigingen en 7 winkelrenovaties.
HMV wordt nu al zo'n vijf jaar ondersteund door Quinyx, nadat het bedrijf een alternatief zocht voor zijn oude planningssysteem.
Central Operations Manager Rupert Banning-Lover zegt: "In 2016 was ons roostersysteem weliswaar functioneel, maar ontzettend basic. We hingen uitgeprinte bedrijfsroosters aan de muur. Het gebeurde wel eens dat een werknemer er aan het einde van een shift een foto van maakte met zijn of haar telefoon. Op het moment dat de manager veranderingen doorvoerde in het rooster, was die werknemer al lang naar huis gegaan, niet wetende dat zijn rooster voor de week er op was veranderd.
"Het was voor ons ook een probleem dat we vanuit zakelijk oogpunt geen volledig accuraat beeld hadden van de planning in het hele bedrijf. We wilden weten wat de verschillende winkels deden en hoe 'goed' het eruitzag, wat betreft de operationele effectiviteit.
"HMV is altijd het soort bedrijf geweest dat het heel goed doet rondom kalendergebeurtenissen, bijvoorbeeld Vaderdag. Toen we een business case opstelden voor een nieuw WFM-systeem, keken we naar de roosters van verschillende winkels en zagen we het verschil in personeelsbezetting - we wisten meteen welke winkels een geweldige Vaderdag zouden hebben en welke niet, omdat ze het personeel niet beschikbaar hadden en onderbezet zouden zijn.
"We wilden die cijfers met één druk op de knop voor ons kunnen hebben, zodat we altijd de juiste mensen, op het juiste moment, op de juiste plaats zouden kunnen hebben.
"We hebben meerdere providers vergeleken en Quinyx leek het beste bij ons te passen. Met de mobile app kunnen we communiceren met het hele bedrijf, personeel heeft de mogelijkheid om zelf diensten te ruilen, aan te passen, vrije dagen door te voeren en ze controleren hun schema - die nu dus altijd up to date is.
"We hebben het getest met enkele 'superusers' voordat we het in 2018 in het hele bedrijf hebben uitgerold. Het was een grote verandering voor een aantal van de winkel managers, maar na wat training zagen ook zij al snel de voordelen - plannen werd een stuk efficiënter en zo profiteerde alle collega's van Quinyx. Niet alleen het management.
"Toen kwam Covid in 2020. In die periode moesten we voortdurend met onze collega's communiceren over wijzingen. Quinyx speelde een essentiële rol in het op de hoogte houden van iedereen. Toen we in lockdown gingen, zaten collega's thuis, wachtend op informatie over het bedrijf en hun banen, wat voor gevolgen het voor hen zou hebben enzovoort. De Qmail functie via de Quinyx mobiele app was van fundamenteel belang om berichten te verspreiden. Via de portal konden we communicatie heel snel doorzetten; het stuurt een directe push notificatie naar iemands telefoon.
"We konden ook iedereen bereiken vanuit een welzijnsperspectief - we stuurden informatie over geestelijke gezondheid en zorgden ervoor dat collega's wisten waar ze terecht konden voor mentale steun.
"Hoewel de interne communicatie functie van Quinyx voor ons geen prioriteit had bi jde aanschaf van WFM software, waren ze in deze periode van onschatbare waarde."
Charlotte Lawrance, Central Operations Co-ordinator, legt uit dat, nu het 'normale leven' na Covid is hervat, Quinyx de communicatie met medewerkers blijft vergemakkelijken en de efficiëntie van de planning aanzienlijk heeft verhoogd.
"Al met al hebben we enorm veel tijd bespaard met de planning in het hele bedrijf; het is veel efficiënter en we hebben een compleet overzicht van alle winkels.
"De betrokkenheid van het personeel met de app is echt hoog. Voor onze jongere collega's, is het gebruik van een app een tweede natuur - ze zijn niet gewend aan het opnemen van telefoon! Bovendien betekent de app dat hun werkschema gescheiden blijft van hun persoonlijke communicatie. Ze krijgen geen bericht op WhatsApp of Facebook, maar kunnen er toch bij wanneer dat nodig is. Het is natuurlijk belangrijk om die toegang te hebben, vooral voor parttime collega's die hun uren moeten kunnen veranderen vanwege college uren, uni of andere banen.
"We hebben een wekelijkse nieuwsbrief voor alle collega's, 'What's Going On', met het laatste nieuws uit het bedrijf, successen van het team, teamleden die vertellen over hun favoriete product, enzovoort.
"Vóór Quinyyx werd het als e-mail verstuurd, soms werd het geprint en opgehangen in personeelskamers - en waarschijnlijk volledig genegeerd! Nu verstuur ik het via de Quinyx app en er is veel meer betrokkenheid. Het bereikt mensen en ze willen het lezen en er interactie mee hebben, hun eigen nieuws delen.
"Voor elke retailer zal er altijd een kloof zijn tussen de winkels en het hoofdkantoor, maar het gebruik van Quinyx heeft het hoofdkantoor en de collega's in de winkels dichter bij elkaar gebracht. De invloed die dit heeft gehad op de betrokkenheid van onze medewerkers is gigantisch."
Rupert zegt dat er voor HMV ruimte is om in de toekomst meer gebruik te maken van de mogelijkheden van Quinyx.
"We kunnen contact opnemen met teams om te laten weten dat er vacatures open staan, ´klik hier als je wilt solliciteren'. We zouden ook kunnen kijken naar het benadrukken van verschillende rollen binnen het bedrijf, 'als je deze vaardigheid hebt, waarom overweeg je dan niet om te solliciteren voor deze functie?' We weten dat we nog veel meer kunnen doen met het systeem.
"We hebben het geluk dat we een interessant bedrijf zijn dat producten verkoopt waar mensen echt gepassioneerd over zijn. Met Quinyx kunnen we iets van die passie overbrengen en de betrokkenheid in het hele bedrijf vergroten, terwijl de planning voor iedereen een stuk soepeler verloopt."