Winstgevende investering binnen de apotheek
Boots Pharmacy heeft 159 apotheken in Noorwegen en maakt deel uit van Walgreens Boots Alliance, een wereldleider in de detailhandel en groothandel in apotheken welke is vertegenwoordigd in meer dan 25 landen.
De uitdaging
Er is zware concurrentie in de branche. Het aantal apotheken in Noorwegen is gestegen van 351 in 2001 tot 964 in 2017. De marges staan onder druk en dan is een goede personeelsbezetting belangrijk. Om zaken beter te regelen wilden ze een goed WFM-systeem. De tijd die wordt besteed aan personeelsplanning en salarisbetalingen neemt doorgaans aanzienlijk af wanneer een goed WFM-systeem wordt geïmplementeerd.
Fotocredit: Tom Haugen
Hoe Quinyx heeft geholpen
Het online WFM-systeem van Quinyx helpt Boots om de personeelsplanning op een goede manier in te vullen. Het systeem helpt bovendien bij het optimaliseren van de personeelsplanning en biedt betere controle over de personeelskosten.
Met het gebruik van Quinyx heeft Boots Apotek een grotere voorspelbaarheid bereikt in de personeelsplanning. Het tijdgebruik is aanzienlijk gedaald en de precisie is toegenomen.
Een van de apothekers bij Boots Norway stelt dat hij nu minder dan een derde van zijn tijd besteedt aan het beheren van personeel en salarisadministratie dan voorheen.
Projectmanager Morten Herman Vogt vertelt: “We zijn overgestapt op Quinyx om meer voorspelbaarheid te krijgen en goede en efficiënte processen te garanderen. Het bespaart tijd en geld. Het is voor ons een winstgevende investering geweest”
Juiste personeelsbezetting
Quinyx heeft een halfautomatische prognosemodule die de personeelssituatie zes maanden vooruit laat zien. Zo worden er tijdens Black Friday en december pieken ervaren, omdat apotheken in die periodes ook meer verkopen. De voorspellingsfunctie is erg handig. Het maakt planning eenvoudiger. Voorspelbaarheid is belangrijk voor zowel management als medewerkers. Elke manager wordt bij de planning op de hoogte gebracht van de personeelssituatie, zegt Vogt.
App en website
Alle 1.700 medewerkers in de keten maken gebruik van het systeem dat zowel via de app als via de website te gebruiken is. Medewerkers gebruiken de app op hun smartphone. Hier kunnen ze het personeelsplan volgen en zien wanneer ze gaan werken. Ze hebben altijd de laatste bijgewerkte versie beschikbaar. Via de app kunnen ze ook communiceren met het management en verlof en vakantie aanvragen.
Flexibele personeelsplanning
Dankzij flexibele personeelsplannen kunnen werknemers tussendoor van dienst wisselen. Lonen worden correct berekend door het systeem, ook tussen apotheken. Het is ook mogelijk om verantwoordelijkheid te verleggen naar lokale teammanager.
Beheren van het systeem
Quinyx is een standaard WFM-systeem dat gebruikers aanpassen voor hun eigen bedrijf en in wezen zichzelf beheren. Morten Herman Vogt gaf aan dat het inregelen van het systeem een aardige klus was, maar dat het daarna juist makkelijk was om aanpassingen te doen. Een voorbeeld is het nieuwe tariefakkoord met de geneesmiddelen, wat veel veranderingen met zich mee bracht. De aanpassingen konden eenvoudig zelf gedaan worden.
Integratie met betalingssysteem
Het systeem is geïntegreerd met het betalingssysteem, zodat de betaling niet handmatig berekend hoeft te worden. De apotheekketen maakt nu zelden fouten. Het systeem behandelt onder andere overurenberekening en houdt rekening met regels in de wetgeving zoals WAB.