Met zo’n ongelofelijk aanbod van HR-systemen, planningstools, payroll-providers, communicatieplatforms en andere oplossingen voor personeelsbeheer, is het vinden van een geschikte tool nog een hele klus.
Je nieuwe software moet wel echt passen bij jouw bedrijf en bij jullie situatie. Want je weet, de introductie van een nieuw systeem – of zelfs ‘alleen’ de upgrade van bestaande systemen – vraagt om effectief verandermanagement, inzet en steun van je medewerkers, en een flinke hoeveelheid tijd en geld.
Het is dan ook zaak om eerst de juiste leverancier te vinden en daarna pas de creditcard te trekken voor een oplossing voor time management en planning.
1. Strategische personeelsplanning: de verkennende vragen
Voordat je besluit te investeren in een planningsprogramma, wil je meer duidelijkheid over de oplossing voor personeelsplanning. De volgende vragen kunnen hierbij helpen:
- Hoe makkelijk is het om de oplossing te implementeren?
- Is gebruiksvriendelijkheid een leidend principe bij de ontwikkeling van nieuwe functies?
- En voegen die nieuwe functies ook echt waarde toe?
Wordt de Workforce Management Solution gehost in de cloud? Dit is essentieel voor een snelle implementatie en op- en afschaling. - Hoe belangrijk is onderzoek en ontwikkeling voor de aanbieder van de planningstool?
- Hoe goed presteert de app? Welke feedback geven de eindgebruikers?
- Geeft deze oplossing mij cruciale inzichten voor de personeelsplanning van mijn bedrijf?
- Is de oplossing toegankelijk vanaf verschillende apparaten? Je wilt je personeel ten slotte altijd en overal kunnen beheren.
De antwoorden op deze vragen helpen al bij de vergelijking van verschillende HR-systemen. Als je je werk goed hebt gedaan, kun je nu makkelijker bepalen of een specifieke tool voor personeelsplanning de juiste keuze is voor jouw bedrijf.
2. Een oplossing vinden
Met de volgende checklist kom je weer een stap verder:
- Zoek een aanbieder die je kunt vertrouwen
- Je oplossing voor personeelsplanning moet cloud-native zijn
Volgens dit Gartner-rapport [Hyperlink integreren in ‘dit Gartner-rapport’] zou de nieuwste generatie HR-systemen de markt echt kunnen transformeren, uitbreiden en verstoren met nieuwe mogelijkheden voor WFM-applicaties. Het onderzoeks- en adviesbureau voor de IT-sector stelt ook dat in 2023 ten minste 95% van de verkochte nieuwe planningsprogramma’s in de cloud zal worden gehost.
Voor organisaties op zoek naar een nieuw HR-systeem betekent dit dat ze het beste kunnen kijken naar toekomstbestendige leveranciers. Daarmee bedoelen we aanbieders met een productstrategie die aansluit bij de toekomstige behoeften van jouw sector. Ook belangrijk: een leverancier die gebruiksgemak hoog in het vaandel heeft.
- Ga voor een moeiteloze implementatie
- Zorg voor de steun van je medewerkers
Lees beoordelingen van de software en ga op zoek naar feedback om uit te vinden hoe gebruiksvriendelijk de software volgens het personeel is. Het daadwerkelijke gebruik (de adoptie) is vaak een van de belangrijkste succesfactoren voor het duurzame succes van beter personeelsbeheer.
- Praat met potentiële leveranciers
Nodig leveranciers van oplossingen voor personeelsbeheer uit om kennis te maken met de tool en de mensen erachter. Door zo’n presentatie krijg je een beter beeld van de werkwijze van het bedrijf en of jullie succesvol samen kunnen werken.
Als je eenmaal een paar producten en aanbieders hebt gezien, kun je een wish list opstellen, op basis van je analyse van de leveranciers. Je krijgt pas echt scherp welke HR-systemen goed passen bij je branche, als je een aantal oplossingen hebt gezien. Geef jezelf de vrijheid om de juiste keuze voor je bedrijf te maken.
3. Tijd om te beslissen
Voordat je een beslissing neemt, is het goed om de volgende zaken te overwegen:
- Wat schuilt er achter die gelikte interface?
Je moet zeker weten dat het product een solide basis en logica heeft. Goede prestaties zijn natuurlijk essentieel.
- Is dit de juiste aanbieder?
Kies voor een leverancier met een ontwikkelteam dat beschikt over de vaardigheden, kennis, ambitie en passie om consistent een product te leveren dat de verwachtingen overtreft. Komen ze professioneel en integer over? Je mag openheid over eventuele beperkingen verwachten. Beloftes die niet waargemaakt kunnen worden, zijn uiteraard een red flag. En is de leverancier het eens met alles dat je zegt? Of krijg je ook een weerwoord of een afwijkend advies?
- Wat wil je, en wat heb je echt nodig?
Focus op wat je nodig hebt. Je bent op zoek naar een oplossing die past bij jouw behoeften. Er zullen altijd beperkingen zijn – er is geen product dat helemaal perfect is. Laat je tijdens het proces ook niet afleiden door ‘geinige functies voor erbij’, maar houd je aan je harde eisen.
Hopelijk hebben we je verder geholpen in je zoektocht naar WFM software. Benieuwd of Quinyx bij jou past?
