Problemen binnen personeelsplanning zijn universeel
Of u nu in de detailhandel, de gezondheidszorg, de bouw of de horeca werkt, er zijn maar weinig dingen waarvan men zoveel hoofdpijn krijgt als van personeelsplanningen. Het opzetten en bijhouden van een schema waarvan iedereen blij wordt, is een fulltimebaan op zich. Regelmatig wordt een HR-manager bedolven onder stapels spreadsheets, roosters, kalenders en
verlofaanvragen van werknemers.
Soms duurt het dagen of zelfs weken om een goed schema te ontwikkelen. Dus als er een planningsfout wordt gemaakt of als er op het laatste moment een wijziging doorgevoerd moet worden, kan dat ongelooflijk frustrerend zijn: voor de manager begint alles weer van voren af aan.
Maar het maken van personeelsplanningen hoeft helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Sterker nog: Workforce management-software is dé oplossing voor de meeste problemen. Met WFM-software kunt u werknemers digitale planningen sturen, sms-en met updates en last-minute wijzigingen in planningen aanbrengen, waardoor het de perfecte oplossing is voor bedrijven die flexibiliteit in hun personeelsschema’s nodig hebben.
Dit zijn enkele van de meest voorkomende problemen waarbij WFM-software kan helpen:
1. Personeelsverloop
De aard van ploegendiensten is luchtig. Werknemers komen en gaan, elk met een ander schema en een lijst met dagen waarop ze wel of niet kunnen werken. Sommige werknemers houden van dagdiensten, andere van nachtdiensten. Sommigen werken het liefst in het weekend, andere weer op weekdagen. Planningen maken wordt zo al snel een tijdrovende bezigheid.
Lees hier meer over het verbeteren van werknemersbetrokkenheid en retentiemanagement.
2. BeschiKbaarheid van werknemers
Iedereen wil vrij zijn tijdens de feestdagen. Dus als de feestdagen samenvallen met je drukste tijd van het jaar, kan het vinden van vervangend of tijdelijk personeel een nachtmerrie zijn. En als u ze eenmaal gevonden hebt… dan heeft u twee keer zoveel schema's om te maken.
3. tijd tussen rotaties
Het is normaal om personeel minimaal 11 uur de tijd te geven tussen diensten. Iedereen heeft rust nodig, en voldoende rust draagt bij aan de productiviteit van werknemers. Maar als er last-minute afmeldingen zijn en uw personeel overuren draait, wordt het steeds moeilijker om u aan die norm te houden.
4. Het dekken van drukke periodes
Het is al moeilijk genoeg om aan het begin van een dienst te bepalen hoeveel medewerkers u nodig hebt, maar als u onverwachts overspoeld wordt door klanten wordt het al snel onmogelijk. Vergeet niet dat een drukke periode werknemers ook een kans op meer inkomsten biedt. Naast dat u voldoende werknemers moet vinden, is het ook belangrijk dat u iedereen dezelfde kansen geeft.
5. LAST MINUTE Wijzigingen dienstrooster
Hoe toegewijd uw medewerkers ook zijn, zo nu en dan staat het echte leven werk even in de weg. Door ziekte, autopech, zieke kinderen en andere onverwachte gebeurtenissen komt personeel soms niet opdagen. Sommige werknemers kunnen een plaatsvervanger regelen, maar meestal komt er simpelweg niemand opdagen.
Het regelen van een plaatsvervanger leidt vaak ook tot andere complicaties, waaronder overuren en veranderingen in de ploeg, die dan weer moeten worden gecommuniceerd met andere ploegleden.
De oplossing? Workforce management-software waarmee u met één druk op de knop planningen kunt maken, wijzigen én publiceren.
Zeg maar dag tegen de Excel-spreadsheet. We hebben WFM-software ontwikkeld die u de hoofdpijn van het plannen bespaart, zodat u zich kan concentreren op de zaken binnen uw bedrijf die er echt toe doen.
6. Naleven van wet en regelgeving zoals WAB
De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers om de werk- en rusttijden van werknemers bij te houden. Per werknemer moet bijvoorbeeld de begin- en eindtijden van de dienst en de totale tijd aan pauze geregistreerd worden.
Ook de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) heeft ervoor gezorgd dat er vanaf 1 januari 2020 veel regels rond arbeidscontracten en ontslag zijn veranderd. Met het juiste WFM-platform kan met alle regels rekening gehouden worden bij het implementeren.
Vanaf de ingebruikname staat alle data die nodig is op één plek opgeslagen en kunt u eenvoudig aantonen bij de Inspectie SZW dat u aan al deze regels voldoet.
Gartner - toonaangevend onderzoeks- en adviesbureau – heeft Quinyx genoemd als representatieve leverancier in de markt van Workforce Management Applicaties in de Gartner Marktgids 2019.
