U-Bistroo on virolainen ravintolayhtiö, jolla on kolme innovatiivista ravintolaa ja yksi tasokas baari Tallinnassa: Lee Restoran, Lore Bistroo, Uma Restaurant ja Lessner Bar.
Lee Restoran on korkealuokkainen, rento ravintola, joka sijaitsee Tallinnan vanhassa
kaupungissa, kun muut kolme puolestaan palvelevat asiakkaitaan trendikkäällä Port
Noblessner -alueella. Nämä neljä ravintolaa työllistävät yhteensä noin 200 henkilöä
sesonkiaikoina ja noin 100 henkilöä sesongin ulkopuolella.
Yhtiöllä on kasvusuunnitelmia, mutta sillä ei ollut aiemmin käytössään digitaalista
työvoimanhallintajärjestelmää. Siksi U-Bistroossa tunnistettiin tarve nykyaikaiselle ja
skaalautuvalle järjestelmälle, joka säästäisi aikaa sekä lisäisi työvuorojen tehokkuutta ja
myös henkilöstötyytyväisyyttä. Quinyxin kokonaisvaltainen työvoimanhallinnan ratkaisu
päätyi voittajaksi kaikista vaihtoehdoista, sillä se täytti U-Bistroon tarpeet parhaiten.
“Emme saa pelkästään tarkkoja ja tuottavia työvuorosuunnitelmia, vaan voimme käyttää Quinyxiä myös perehdyttämiseen ja sisällön hallintaan, jota työntekijämme tarvitsevat jatkuvasti työssään. Tulevaisuudessa voimme käyttää myös tehtävienhallintaa varsinaiseen työhömme ja myös sen tukitoimintojen saralla.”
Työvuorosuunnitteluun ja työntekijäkokemukseen liittyvät ongelmat – ja niiden ratkaisu
Ennen Quinyxiä, U-Bistroon ravintoloissa työvuorot laadittiin Google Sheetsin avulla.
Uma Restaurantin ja Lessner Barin päällikkö Laura Vana piti tärkeänä sitä, että saadaan
työkalu, jonka avulla esihenkilöiden työvuorosuunnitteluun ja sen jalkauttamiseen käytettyä aikaa minimoidaan. ”Google Sheetsilla työvuorojen suunnittelu vie paljon aikaa, ja myös työtuntien koostaminen ja eteenpäin kirjanpitoon lähettäminen joka kuukauden lopussa on hidasta.”
Työvuorosuunnittelun sujuvoittamisen lisäksi U-Bistroossa haluttiin sovellus, jonka avulla
kaikki työntekijäkokemukseen liittyvät asiat saataisiin hoidettua keskitetysti. “Mitä vähemmän sovelluksia työntekijät joutuvat käyttämään, sen parempi”, Laura toteaa.
Hyvä työntekijäkokemus on tärkeää U-Bistroolle, ja yhtiön tärkein tavoite onkin, että
työntekijät voivat hyvin. Siksi on tärkeää, että uusi järjestelmä vahvistaisi
työntekijätyytyväisyyttä ja että se olisi kaikkien työntekijöiden mielestä intuitiivinen
käytöltään.
“Kun järjestelmä on helppokäyttöinen ja työntekijät voivat esimerkiksi näppärästi pyytää
vapaapäiviä ja viestiä sen kautta, on käyttökokemus hyvä.”
Miksi Quinyx valikoitui voittajaksi
U-Bistroo päätyi valitsemaan Quinyxin seuraavista syistä:
1. Skaalautuvuus sekä tehokas, pitkäaikainen arvo
Yksi tärkeimmistä syistä valita Quinyx oli se, että järjestelmä on skaalautuva, se
nostaa työvuorosuunnittelun tehokkuutta ja tarjoaa yhtiölle arvoa pitkäksi aikaa.
“Haluamme kasvaa yhtiönä, joten emme halua valita sellaista järjestelmää, joka
toimii nyt muttei tulevaisuudessa. Quinyx puolestaan kasvaa kanssamme.”
2. Markkinoiden johtava käyttäjäkokemus ja työntekijäkokemus
“Yksi tärkeimmistä arvoistamme on se, että kohtelemme työntekijöitämme hyvin.
Kun puhutaan työkaluista ja järjestelmistä, se tarkoittaa sitä, että myös niiden tulee
olla suunniteltu työntekijälähtöisesti.”
Hän kertoo myös työntekijöiden myönteisistä kokemuksista sovelluksen käytöstä:
”Quinyxin käyttöliittymä on tosi kiva verrattuna markkinoiden muihin järjestelmiin.”
3. Kaikki tarvittava yhdellä alustalla
Quinyxin selkeä etu on se, että kaikki tarvittava löytyy yhdeltä alustalta. Näin U-
Bistroolla on sekä työvuorosuunnitteluun että henkilöstön motivoimiseen liittyvät
toiminnot samassa järjestelmässä.
“Kokonaisvaltaisuus on tärkeä syy sille, että valitsimme juuri Quinyxin – kaikki on
yhdessä paikassa.”
“Haluamme kasvaa yhtiönä, joten emme halua valita sellaista järjestelmää, joka toimii nyt muttei tulevaisuudessa. Quinyx puolestaan kasvaa kanssamme.”
Erinomainen myyntiprosessi ja tulevaisuuden suunnitelmat
Laura on tyytyväinen Quinyxin ja U-Bistroon väliseen yhteistyöhön. ”Myyntiprosessi on ollut todella sujuva ja yhteistyö Quinyxin kanssa on ammattitaitoista.”
Lauraa innostaa erityisesti se, että Quinyxin avulla säästetään tulevaisuudessa aikaa. Lisäksi saadaan myös parempi näkymä työvoimakustannuksista, raportoinnista ja analytiikasta.
Ravintolat
Lore Bistroo
Lee Restoran
Uma Restaurant
Lessner Bar
Kuvat Burak Can Aksit Uma Restroranille
@bca_photo @ohgravymedia www.bcaphoto.co.uk www.ohgravymedia.co.uk