Oikeanlaisella työvoimanhallinnan järjestelmällä luodaan menestyviä yrityksiä. Sellaisen avulla sekä henkilöstön että asiakkaiden tyytyväisyys nousee – nyt ja tulevaisuudessakin.
Kattava työvoimanhallinnan järjestelmä on merkittävä hankinta mille tahansa organisaatiolle, eikä asiaan kannata suhtautua kevyesti. Ensin on tunnistettava tarve työvoimanhallinnan ratkaisulle ja mietittävä oikea ajoitus toimintamallin muutokselle.
Olemme koonneet parhaat vinkkimme ja neuvomme yhteen listaan, jotta kokonaiskuvan hahmottaminen olisi helpompaa. Aluksi kartoitetaan nykytilanne ja analysoidaan, voisiko työvoimanhallintaan panostaminen tehdä liiketoiminnasta sujuvampaa ja menestyksekkäämpää.
1. Turha hallinnointityö on kallista
Työvuorolistojen laatiminen vie usein suhteettoman paljon aikaa. Kun edelliset listat on saatu valmiiksi, seuraavat odottavat jo tekijäänsä. Ja yksi on varma: viime hetken vapaatoiveita ja muita muutoksia tulee aina matkan varrella.
Yllä oleva on selvä merkki siitä, että työvoimanhallintaan panostaminen on paikallaan. Monimutkaiset vuorolistat vievät tuntikaupalla työaikaa. Työvoimanhallinnan ratkaisu tekee saman työn vain yhdellä napinpainalluksella ja viestii työvuorot automaattisesti henkilöstölle puhelimeen lähetettävällä viestillä. Lisäksi muutoksia voidaan tehdä reaaliajassa ja minimaalisella säätämisellä. Jos esimerkiksi kaksi työntekijää haluaa vaihtaa vuoroja keskenään, muutos voidaan hyväksyä yhdellä klikkauksella. Ajansäästön lisäksi yrityksen tehokkuus ja tuottavuus paranevat.
2. Työntekijäkokemuksella on väliä
Vuorotyö on luonteeltaan häilyvää. Työntekijöitä tulee ja menee, ja jokaisella on omat toiveensa ja rajoitteensa siinä, mille päiville he voivat ottaa työvuoroja. Jotkut tykkäävät aamuvuoroista, toiset iltavuoroista. Jotkut tekevät töitä mielellään viikonloppuisin, toiset arkisin. Työvuorosuunnittelusta voi helposti tulla aikaa vievä työtehtävä, joka yrityksen on kuitenkin hoidettava. Jos työntekijät tuntevat menettävänsä hallinnan omiin työaikoihinsa eivätkä siksi viihdy työssään, he todennäköisesti vaihtavat työpaikkaa heti paremman tarjouksen ilmaantuessa.
Kun yritys panostaa työntekijäkokemukseen ja työvoimanhallintaan, henkilöstön vaihtuvuus vähenee.
3. Tue joustavia työaikajärjestelyjä
Johtoporras suhtautuu usein nihkeästi työaikajärjestelyjen joustavuuden lisäämiseen. Joustojen ajatellaan heikentävän tuottavuutta ja nostavan kustannustasoa, minkä lisäksi omistajat pelkäävät logistisia ongelmia, ylimääräistä taulukkojen pyörittelyä ja säätämistä.
Olemme asiasta päinvastaista mieltä. Oikeilla työkaluilla joustavat työaikajärjestelyt parantavat yrityksen tuottavuutta, säästävät aikaa ja kustannuksia sekä parantavat henkilöstön pysyvyyttä ja työhyvinvointia.
4. Sitouta työntekijät
Kattavasta työvoimanhallinnan strategiasta puhuttaessa on väistämättä mainittava henkilöstön sitouttamisen merkitys.
Jos ei yritys vielä pidä työntekijöidensä sitouttamista yhtenä tärkeimmistä tehtävistään, asiaan on syytä tehdä pikainen muutos. Työntekijöiden sitoutuneisuus ei ole vain kivaa bonusta ja ekstraa, vaan se on yrityksen elinehto. On suuri riski jättää huolehtimatta työntekijöiden viihtyvyydestä ja pysyvyydestä. Yritykset, joilla on sitoutuneet työntekijät, menestyvät aina paremmin kuin henkilöstöään laiminlyövät kilpailijat.
Lataa opas työntekijöiden sitouttamiseen
5. Pidä henkilöstökulut kurissa
Kaikkialla seurataan tarkasti henkilöstökuluja ja etsitään tapoja leikata niitä. Kulujen karkaaminen johtaa nopeasti hankaluuksiin ja vaatii usein järeitä toimia kulurakenteen ryhdistämiseksi.
Nämä ovat tilanteita, joissa henkilöstöä tyypillisesti vähennetään joko irtisanomisilla tai vähentämällä työtunteja. Kolmas vaihtoehto on nostaa myytävän tuotteen hintaa ja siirtää siten kulut asiakkaan maksettavaksi. Silloin taas on vaarana menettää markkina-asemaa kilpailijoille tai joutua käyttämään pääomaa, jota on saatettu laittaa sivuun myynnin ja markkinoinnin toimia varten. Myynti ja markkinointi ovat puolestaan välttämättömiä, kun liiketoimintaa halutaan kehittää ja kasvattaa.
Henkilöstökulujen vähentämisen ei tarvitse olla hankalaa. Se on itse asiassa helppoa, kunhan käytössä on oikea data, oikeat työkalut ja selkeä käsitys liiketoiminnan ytimestä. Lue lisää tästä oppaasta.
Työvoimanhallinnan optimoinnilla yritys kasvattaa etumatkaa kilpailijoihin ja varmistaa yritykselle menestyksekkään tulevaisuuden.
Nykyteknologian avulla yrityksen työvoimanhallintaa on helppo optimoida. Pilvipohjaisella ja erityisesti mobiilikäyttöön suunnitellulla työvoimanhallinnan työkalulla yritys saa käyttöönsä kätevän työvuorosuunnittelun, viestitoiminnot, tehtävienhallinnan sekä palkanmaksuintegraation yhden järjestelmän kautta. Työkalulla voidaan nostaa niin yrityksen tuottavuutta kuin henkilöstön työtyytyväisyyttäkin.
