Toimivan työvuorolistan rakentaminen tuntuu usein ylivoimaiselta. Suunnitteluun vaikuttavat lukemattomat asiat: työntekijöiden käytettävyys ja toiveet, budjetoidut työtunnit, ruuhkahuiput, vuorokierto ja lainsäädäntö. Isoissa organisaatioissa aikataulujen laatiminen ja hiominen voi viedä päiviä tai jopa viikkoja. Ja mikä turhauttavinta: niihin tulee suurella todennäköisyydellä vielä muutoksia matkan varrella.
Työntekijäreservin koosta riippumatta monelle työvuorosuunnittelun parissa työskentelevälle on tuttua, että muutospyyntöjä ja poissaoloilmoituksia tipahtelee jatkuvasti. Tämä voi olla äärimmäisen turhauttavaa. Arvokasta työaikaa kuluu työvuorolistan jatkuvaan jumppaamiseen, kun se pitäisi käyttää yrityksen kehitystyöhön tai asiakaspalvelun parantamiseen.
Jokohan unohdettaisiin ylimääräinen stressailu tämän asian takia? Jatkuvassa liikkeessä olevaan työvuoropalapeliin on nimittäin olemassa ratkaisu.
Ensin on kuitenkin kiinnitettävä huomiota kolmeen asiaan, jotka vaikuttavat työvuorosuunnitteluun:
Henkilöstö
Aloitetaan ilmiselvästä asiasta. Työvuorojärjestelmän on oltava sellainen, että se toimii alan käytäntöjen ja noudatettavan työehtosopimuksen mukaisesti. Pyöritetäänpä sitten hotellia, vähittäiskauppaa tai vaikkapa hoiva-alan organisaatiota, työvuoroihin perustuvalla alalla tarvitaan järjestelmä, joka soveltuu nimenomaan omalle henkilöstölle ja tukee alalla noudatettavaa työehtosopimusta.
Työntekijät osaavat olla vaativia. He haluavat tehdä töitä tiettyinä aikoina, he haluavat tietää työaikansa hyvissä ajoin etukäteen ja he haluavat niihin muutoksia, jos vuorot eivät sovi muihin aikatauluihin.
Ylimääräiseen puljaamiseen kuluva aika voidaan minimoida keskustelemalla suoraan henkilöstön kanssa ja kysymällä, millaisia työaikoja he toivovat. Parhaat tulokset saadaan, kun etsitään yhdessä ratkaisuja, jotka toimivat sekä työntekijälle että työnantajalle. Näin henkilöstö pysyy tyytyväisempänä ja siten myös tuotteliaampana. Työntekijät haluavat johdonmukaisia aikatauluja, he haluavat tietää niistä etukäteen ja he haluavat vuorojen olevan tasapuolisia ja kohtuullisia. Näiden asioiden tavoittelu on myös työnantajan intresseissä.
Aika
Vanha viisaus “aika on rahaa” pitää todellakin paikkansa työvuorojen maailmassa. Onnistuneessa työvuorosuunnittelussa piilee suurten säästöjen mahdollisuus. Ylimiehitykset ja tarpeettomat ylityöt johtavat nopeasti turhiin kustannuksiin, kun taas työvuorojen optimoinnilla varmistetaan paras mahdollinen tulos ja pidetään kulut kurissa.
Toimiva työvuorosuunnittelu vaatii, että työajat suunnitellaan työntekijä-, yksikkö- ja tehtäväkohtaisesti sekä riittävän tarkalla aikatasolla. On tiedettävä, montako työtuntia tarkastelujaksolla käytetään – ja kuinka paljon ne maksavat työnantajalle.
Asiakkaat
Tuntuu ehkä oudolta ajatella, että asiakkaat olisivat olennainen osa hyvää työvuorosuunnittelua. Ravintolat ovat kuitenkin hyvä esimerkki tästä: Kukaan ei viihdy kuppilassa, jossa on enemmän työntekijöitä kuin asiakkaita. Toisaalta kukaan ei myöskään halua jonottaa tuntikausia alimiehitetyllä baaritiskillä.
Tämäntyyppistä ymmärrystä on hankittava keräämällä ja sisäistämällä toimialaan ja asiakkaisiin liittyvää tietoa. Ymmärryksen avulla työvuorot voidaan optimoida niin, että kaikki ovat tyytyväisiä ja oikeat ihmiset ovat oikealla paikalla oikeaan aikaan.
Työvuorosuunnittelussa avainasioita ovat viestintä, selkeys ja helppokäyttöisyys. Siksi Quinyxin avulla voidaan antaa työntekijöille mahdollisuus vaihtaa vuoroja keskenään, lähettää vapaapäivätoiveita ja tarkistaa työvuoronsa suoraan mobiilisovelluksesta.