Tammikuun lopulla pidetty HR Executive Nordic 2021 -tapahtuma keräsi yli 550 osallistujaa kuuntelemaan ja keskustelemaan henkilöstöhallintoa ja työvoimanhallintaa koskevista ajankohtaisista teemoista, trendeistä ja, tietenkin myös, teknologioista.
Yhteistä tämän vuoden aiheille oli, että ne käsittelivät ennen kaikkea työn murrosta. Tämä näkyi nostoissa, jotka käsittelivät prosessien automaatiota, digitalisaatiota, uusia liiketoimintamalleja sekä tietysti pandemian mukanaan tuomia uhkia ja mahdollisuuksia.
Tilaisuuden ensimmäinen vieras Peter Nymanin haastateltavana oli Quinyxia parhaillaan pilotoivan Woltin HR Johtaja Matti-Esko Seppä, jonka aihe käsitteli HR:n toimintaa ja työkaluja räjähdysmäisen liiketoiminnan kasvun tukijana. Ja Wolt, jos mikä, kuvastaa työn murrosta. Uusien teknologioiden mahdollistamat uudet liiketoimintamallit edellyttävät myös uusia toimintatapoja henkilöstöhallinnolta.
Useampi aihe käsitteli HR-prosessien digitalisaatiota ja automaatiota. Kumppanimme Azetsin Automation Manager Juha Huotari piti mielenkiintoisen puheenvuoron, jossa käytiin läpi HR:n kahta eri roolia kehityksen johtajana ja prosessien omistajana. Keskiöön nousivat automaatio, älykkäämmät toimintatavat ja jatkuva kehittäminen.
Koronapandemia ei jäänyt paitsioon HR Executive -tapahtumassakaan – valitettavasti. Etä-etuliite on viimeisen vuoden aikana totuttu lisäämään erilaisiin yhteyksiin. Etätyö, etätapaaminen, etärekrytointi, etäkoulutus, etäjohtaminen. Näiden hyötyjä ja haittoja sekä niihin liittyviä työkaluja nosti esiin muun muassa Sympan Business Development Manager Björn Lorentzon. Ehkä ensi vuonnakin puhutaan erilaisista etäilyn muodoista. Toivottavasti kuitenkin kontekstina ei silloin enää ole pandemia, vaan parhaiksi havaitut toimintatavat.
Me Quinyxilla olimme tapahtumassa esillä tänäkin vuonna. Viime vuonna pidin esityksen liittyen vertaispalautteen antamiseen sekä pulssikyselyihin, joista molemmat ovat tärkeitä henkilöstötyytyväisyyden parantamisessa. Ensimmäinen luo hyvän ilmapiirin ja mahdollistaa oikean tason palautteen organisatoristen raja-aitojen ylikin. Ja jälkimmäinen tietysti luo pohjan pitkittäistutkimuksen logiikalla toimivalle organisaation hyvinvoinnin ja erilaisten ulkoisten muuttujien välisten korrelaatioiden analysoimiselle. Eikä sekään tietysti haittaa yhtään, että yrityksen tärkeimmän voimavaran, työvoiman, hyvinvointi voidaan raportoida rinnakkain muiden, perinteisten taloudellisten tunnuslukujen yhteydessä.
Tänä vuonna meillä oli eri teema. Nyt puhuimme henkilöstösuunnittelusta. Tarkemmin sanottuna, aiheemme käsitteli työvoiman tarpeen ennustamista ja siihen reagointia pitkällä aikavälillä. Tähän olen törmännyt eri keskusteluissa lukuisia kertoja.
Haaste on tämä.
Kaikissa yrityksissä tehdään työvuorosuunnittelua. Otetaan huomioon työehtosopimuksen reunaehdot, henkilöstön toiveet ja saatavuusrajoitteet, mietitään vaihdot ja yksiköiden avaamiseen kuluva aika, varmistetaan työvuoroergonomia ja tasapuolisuus. Ja tehdään kaikki tämä ottaen huomioon markkinointitoimenpiteet sekä liiketoiminnan syklisyys kuukausi-, viikko-, päivä- ja tuntitasolla. Kuulostaa monimutkaiselta, ja sitä se kieltämättä onkin! Muuttujia on yksinkertaisesti liikaa. Siksi tarvitaan työkaluja. Ja kaikkein edistyksellisimmät yritykset hyödyntävätkin tekoälyä suunnitteluprosessissa.
Mutta entä jos suunnitteluprosessia aloitettaessa ei olekaan parhaita mahdollisia suunnitteluvaihtoehtoja käytettävissä? Henkilöstörakenne on liian jäykkä. Tarvittavia taitoja liian harvalla. Tai työntekijöitä on yksinkertaisesti liikaa suhteessa tarpeeseen. Tai toisin päin. Jos työntekijätarvetta ei ole suunniteltu hyvissä ajoin tarkasti etukäteen, tasoittumisjaksonkin hyödyntämiseltä menee pohja. Henkilöstösuunnittelu on ratkaisu näihin kysymyksiin. Hyvä on pitää mielessä, että kyseessä ei ole kertaharjoitus vaan jatkuva dynaaminen prosessi. Miksi? Siksi, että tilanteet muuttuvat. Myynti kasvaa. Henkilöstön roolitukset muuttuvat.
Rekrytointitarve ja rekrytointien ajoitus liittyvät myös olennaisesti henkilöstösuunnitteluun. Ajatellaan vaikka kesätyöntekijöiden rekrytointia. Sinänsä simppeliltä kuulostava asia on kuitenkin yksi jokavuotisista murheenkryyneistä. Mikä tästä asiasta sitten tekee niin vaikeaa? Muuttujia on taas liikaa. Pitää tietää yksikkötasolla muun muassa liiketoiminnan kausiluontoisuus, sopimusrakenne, lomasaldot ja -suunnitelmat, taidot, tasoittumisjakson tilanne, perehdyttäjien läsnäolo ja perehdytysjakson pituus. Tätä asiaa ei voi yleisohjeella ratkaista. Tilanne ja toimintaympäristö pitää analysoida riittävän yksityiskohtaisella tasolla ja tehdä päätökset tarkan datan perusteella – ja vieläpä kaikki muuttujat huomioiden.
Toisin sanoen, paras mahdollinen työvoimanhallinta lähtee strategiselta tasolta, henkilöstösuunnittelusta. Se lähtee pitkän aikavälin työvoimatarpeen ennustamisesta ja siihen reagoinnista. Vasta sen jälkeen siirrytään työvuorosuunnitteluun. Ja kun työvuorosuunnitelmat on ajallaan luotu ja julkaistu, sen jälkeen on hoidettava vielä muutosten hallinta. Miksi? Siksi, että tilanteet muuttuvat. Mutta ei hätää. Muutosten hallinnastakin tulee helpompaa, kun jo henkilöstösuunnittelussa on otettu mahdollisesti tarvittavat joustot huomioon.
Quinyxin puheenvuoron tänä vuonna pidimme minä, Paulus Maasalo, ja Maarten de Boo, Quinyxin tekoälyalgoritmien EMEA-alueen myyntijohtaja. Voit katsoa koko esityksen tästä.