Nykypäivän parhaat työvoimanhallinnan ratkaisut käyttävät tekoälyyn perustuvia menetelmiä ja koneoppimista apuna kaikissa toiminnoissa, työvuorosuunnittelusta tehokkaaseen poissaolojen hallintaan.
Quinyxin järjestelmässä eri tasoista tekoälyä on käytetty jo kauan, useita vuosia. Tekoälyä sovelletaan laajasti muun muassa edistyneessä ennustamisessa ja automaattisessa työvuorosuunnittelussa, ja tulevaisuudessa sen käyttö tulee vain yleistymään.
Mutta miksi tekoäly työvoimanhallinnassa puhuttaa niin paljon?
Vastaus on yksinkertainen. Tekoäly työvoimanhallinnassa kiinnostaa yrityksiä, koska se antaa niille vallan optimoida toimintaansa palvelutason ja kustannusten välisen tasapainon pohjalta – sekä valita, miten tämä tehdään.
Varsinkin haastavina aikoina toimintojen optimointi on elintärkeää kaikille yrityksille. Mitä toimintoja yritys voi optimoida, mitä sen tulee optimoida ja miten se tehdään?
Toiminnan kolme optimointialuetta
Useimmiten yritykset haluavat optimoida kolmea avainaluetta toiminnassaan – työhyvinvointia, suorituskykyä ja kustannuksia.
Optimoinnin kohteen ja painopistealueet voi valita suoraan avainlukujen perusteella. Vielä ei ole mahdollista optimoida kaikkia alueita samaan aikaan. Kokemus on kuitenkin osoittanut, että kun optimointia lähestytään työntekijöiden tyytyväisyyden näkökulmasta, suorituskyky kasvaa ja myös kustannukset vähenevät.
Tyytyväisyys
Työntekijäkokemus ja työhyvinvointi ovat ensiarvoisen tärkeitä tekijöitä yritysten liiketoiminnalle.
Suunnittelussa huomioidaan muun muassa tasapuolisuus työvuorojen suhteen sekä lakisääteiset lepoajat. Tekoäly työvoimanhallintajärjestelmässä varmistaa sääntöjen ja datan avulla, että työntekijät ovat tyytyväisiä työvuoroihinsa ja työvuorokiertoon. Tuloksena saavutetaan sekä hyvinvoiva henkilöstö että tyytyväisyyteen liittyviä muita etuja, kuten aikaisempaa parempi suoritustaso, sairaspoissaolojen vähenemistä ja tuottavuuden kasvua.
Kustannukset
Tekoälyn avulla yritys voi optimoida kustannuksia monilla tavoin. Yrityksessä voidaan esimerkiksi hallita ylityökustannuksia tehokkaammin ja miehittää vuorot ennustetun kysynnän mukaisesti. Optimoidun miehityksen avulla saavutetaan parhaat mahdolliset myyntiluvut ja pidetään henkilöstökulut kurissa.
Suorituskyky
Työvoimanhallintajärjestelmässä tekoälyn avulla voidaan analysoida esimerkiksi aikaisempia myyntitietoja ja henkilöstön tyytyväisyyttä. Analysoidun tiedon avulla voidaan optimoida suorituskykyä varmistamalla, että vuoromiehitys vastaa kysyntäennustetta. Tällöin työntekijöiden määrä on optimaalinen tarpeeseen nähden, ja henkilökunta voi keskittyä tarjoamaan erinomaista palvelua asiakkaille.
Miksi optimoinnin perustaksi kannattaa valita työntekijöiden tyytyväisyys
Liian monessa yrityksessä työntekijöiden tyytyväisyyttä pidetään ”hyvänä lisänä”, ei välttämättömyytenä. Tämä on kaikella tapaa nurinkurista: jos kustannusoptimoitu työvuorosuunnittelu johtaa työntekijöiden epätasapuoliseen kohteluun, työn ja vapaa-ajan huonoon tasapainoon, viime hetken muutoksiin työvuoroissa ja työaikalainsäädännön rikkomiseen, yrityksessä on lähes mahdotonta ylläpitää hyvää tiimihenkeä. Sen seurauksena työntekijöiden tyytyväisyys ja motivaatio ja niiden myötä myös suoritustaso romahtavat. Yritys saattaa alentaa kulutasoaan, mutta säästöt saavutetaan työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyden kustannuksella.
Jos taas toimintaa optimoidaan työntekijöiden tyytyväisyyden pohjalta, yritys saa vastineena hyvän työilmapiirin synnyttämiä parempia tuloksia.
Viime vuosina Y- ja Z-sukupolven edustajien suhtautuminen työelämään ja uraan on muuttunut merkittävällä tavalla. Uusille sukupolville tärkein tekijä on toimiva tasapaino työelämän ja vapaa-ajan välillä. Tämä muutos on ”Happynomics”-talousfilosofian ydin. Työntekijä, joka kokee työ- ja yksityiselämän olevan hyvässä tasapainossa (minkä joustava työelämä mahdollistaa), on muita tyytyväisempi ja motivoituneempi ja luo yritykselle enemmän arvoa.
Onko työntekijöiden tyytyväisyydellä väliä? Engaging Works, joka on tutkinut asiaa, toteaa että tyytyväinen henkilöstö synnyttää yritykselle muun muassa seuraavia mitattavia hyötyjä: 20 prosenttia suurempi liikevoitto ja tuottavuus sekä parempi asiakaspalvelu ja asiakastyytyväisyys. Lisäksi saavutetaan useita työhyvinvointiin liittyviä etuja.
Toisin sanoen, kun optimoinnin perustana on työntekijöiden tyytyväisyys, tulokset näkyvät myös suorituskyvyssä ja kustannuksissa. Tyytyväiset työntekijät tuottavat enemmän, ovat tehokkaampia työssään ja tarjoavat asiakkaille parempaa palvelua – eli varmistavat korkean suoritustason.
Kukin yritys valitsee tietysti itse optimoinnin alueet. On kuitenkin selvää, että pitkällä tähtäimellä ne yritykset, joissa työntekijöiden hyvinvointi nostetaan etusijalle, pärjäävät aina kilpailijoitaan paremmin.
Menestyvän ja tuottavan yrityksen takana ovat tyytyväiset työntekijät.
Lisätietoa aiheesta löydät ilmaisesta oppaastamme. Lataa opas ja lue, miten tekoälyn avulla voidaan vapauttaa henkilöstön koko potentiaali. 