Quinyx haastatteli maailmanlaajuisesti 300 johtajaa. Kyselyn avulla saatiin tietoa suurimmista haasteista ja prioriteeteista liittyen vuorotyöläisten työvoimanhallintaan.
Kyselytutkimus osoitti, että niissä yrityksissä, joissa ei ollut käytössä tekoälypohjaista työvoimanhallintajärjestelmää, liikevaihto pieneni jopa 15 %. Lisäksi nämä yritykset maksoivat jopa 25 % liikaa työvoimakustannuksia. Tämä oli seurausta pääasiassa heikosta työvuorosuunnittelusta.
Tehokas työvuorosuunnittelu ei ole helppoa. Siinä pitää ottaa huomioon niin liiketoiminnan kuin asiakkaiden erityistarpeet, ja samalla tasapainoilla kustannusten hillitsemisen ja työntekijöiden odotusten välillä – ja pitää liiketoiminta kannattavana.
Toimivassa työvuorosuunnittelussa saadaan sijoitettua oikeat henkilöt oikeaan paikkaan oikeaan aikaan, mutta koronapandemia on vaikeuttanut tätäkin yhtälöä.
Tehokas ennustaminen on avainasemassa työvuoroja suunniteltaessa, ja juuri tämä on nykyisessä maailmantilassa vaikeampaa kuin koskaan aikaisemmin. Kysyntä vaihtelee, asiakaskäyttäytyminen muuttuu ja myös paikalliset määräykset sekä terveysnäkökulmat täytyy ottaa huomioon.
Valitettavan usein työvuorosuunnittelu ei täytä asetettuja tavoitteita. Quinyx analysoi hiljattain 450 000 vuorotyöläisille suunnattua työvuorolistaa. Kävi ilmi, että moni niistä ei täytä vaadittuja peruskriteerejä, puhumattakaan siitä, että niissä päivittäin myös rikottiin työehtosopimuksia.
Mitkä ovat suurimmat haasteet työvuorosuunnittelussa ja miten ne voitaisiin ratkaista?
1.Vanhentunut teknologia
Haastatelluista johtajista 30 % oli sitä mieltä, että työvuorosuunnittelussa on liikaa muuttujia – enemmän kuin mitä heidän nykyinen työvoimanhallintajärjestelmänsä pystyy käsittelemään. 40 % haastatelluista puolestaan kertoi, että vanhentunut teknologia rajoittaa työvoimanhallintaa heidän liiketoiminnassaan.
Manuaalisilla työskentelytavoilla tai perinteisemmällä ohjelmistolla saavutetaan korkeintaan 70 % tarkkuus työvuorosuunnittelussa.
Tekoälypohjainen työvoimanhallintajärjestelmä ottaa huomioon kaikki muuttujat, ja siten työvuorosuunnittelun tarkkuus saadaan optimoitua ja työvoimakustannukset minimoitua.
Jos teknologia on teille rajoittavana tekijänä, niin nyt viimeistään on aika astua rohkeasti eteenpäin ja valita ratkaisu, jolla kaikki muuttujat voidaan ottaa huomioon.
2.Lakien ja työehtosopimusten noudattaminen
Suuressa osassa tarkastelemistamme työvuorolistoista oli keskimäärin 3-8 työehtosopimusten rikkomusta viikossa. Nämä saattavat johtaa suuriinkin korvausvaatimuksiin.
Tekoälypohjainen työvoimanhallintaratkaisu mukautuu työaikalain, työehtosopimusten, paikallisten sopimusten sekä henkilökohtaisten työaikarajoitteiden asettamiin vaatimuksiin.
Lisäksi sen avulla voidaan varmistaa, että työntekijöiden osaamistaso vastaa aina kyseiseen työvuoroon vaadittavia taitoja. Sen avulla saadaan myös työvuorolistat työntekijöille tarpeeksi hyvissä ajoin, mikä tuo myös joustavuutta työntekijän arkeen.
3.Vaihteleva kysyntä
Liiketoiminnassa saattaa nykyään olla suuriakin vaihteluja. Työvuorot, jotka toimivat aikaisemmin, eivät välttämättä enää toimi. Vaihtelut syntyvät niin asiakaskäyttäytymisen muuttumisen kuin myös työntekijöiden äkillisten poissaolojen, kuten sairaspoissaolon tai karanteenin takia.
Kun talouselämä muuttuu jatkuvasti, pitää työkalujen olla kunnossa – niiden avulla voidaan automatisoida ja optimoida työvuoroja myös kysynnän vaihtelut huomioiden. Työvoimanhallinnan automaattisen työvuorosuunnittelun avulla voidaan miehittää työvuoroja työntekijöiden käytettävyyden, työvuorotoiveiden, sopimusmuodon ja osaamisen perusteella. Lisäksi tekoälypohjainen työvuorosuunnittelu tarjoaa työkalut tulevan kysynnän ja siten työvuorotarpeiden ennustamiseen – ja niiden mukaisesti toimimiseen.
4.Ylityökorvaukset
Myös liian suuriksi karkaavat ylityökustannukset aiheuttavat kuormitusta liiketoiminnalle jopa niin, että kaavailtu henkilöstöbudjetti ylittyy. Tekoälypohjaisella työvuorosuunnittelujärjestelmällä voidaan seurata ylitöistä aiheutuneita kustannuksia ja siten pitää ne kurissa. Eräs kansainvälinen vähittäismyyntiketju säästi esimerkiksi puolessa vuodessa 4000 ylityötuntia käyttämällä nykyaikaista työvoimanhallinnan ratkaisua.
5.Työntekijöiden toiveet
Hyvässä työvuorosuunnittelussa työntekijöiden toiveet tulee aina ottaa huomioon. Silti on välillä haasteellista tasapainoilla liiketoiminnan asettamien vaatimusten ja työntekijöiden esittämien toiveiden välillä.
Tähän mobiililähtöinen työvoimanhallinta tarjoaa ratkaisun. Kun työntekijöillä on käytössään työvoimanhallintaan tarkoitettu mobiilisovellus, he voivat helposti ja nopeasti anoa vapaata, vaihtaa työvuoroja tai valita itselleen sopivia työvuoroja. Se helpottaa heidän elämäänsä ja säästää aikaa työvuorosuunnittelijan kalenterissa. Kaikki voittavat!
Täydellisessä työvuorosuunnittelussa saadaan varmistettua liiketoiminnan optimaalinen toimivuus tarkan datan sekä ennusteiden, työntekijöiden osaamis- ja pätevyystason, työaikalainsäädännön ja työsopimusten automaattisen monitoroinnin kautta.
Tekoälypohjaisen työvoimanhallinnan käyttäminen työvuorosuunnittelussa helpottaa päätöksenteossa, säästää aikaa ja rahaa sekä vähentää hallinnollista työtä ja virheitä.
Lataa ilmainen Heikon työvuorosuunnittelun hinta -oppaamme ja lue lisää!
