Kuinka tekoälypohjaisella työvuorosuunnittelulla voidaan parantaa sekä kotihoidon palvelutasoa että kannattavuutta?
Tekoälyn avulla voidaan merkittävästi parantaa kotihoidon prosesseja – nopeuttaa ja helpottaa koko toimintaa sekä säästää aikaa ja rahaa! Tekoälyasiantuntijamme Andrew Kith vastaa nyt tyypillisimpiin kysymyksiin liittyen kotihoidon työvuorosuunnitteluun ja sen haasteisiin.
Mitkä ovat yleisimmät haasteet kotihoidon työvuorosuunnittelussa?
Olen huomannut, että lähes kaikki kotihoidon palveluntuottajat kohtaavat hyvin samantyyppisiä haasteita työvuorosuunnittelussaan. Nämä eivät välttämättä edes varsinaisesti liity kyseiseen toimialaan, mutta ovat silti erityisen merkittäviä – alalla vaadittavien taitojen laaja kirjo sekä palvelutasovaatimukset ja niiden ympärillä oleva lainsäädäntö asettavat erityisiä vaatimuksia myös työvuorojen suunnittelulle.
1. Manuaalisella työvuorosuunnittelulla ei kyetä ottamaan kaikkia muuttujia huomioon
Monet nykyiset ja potentiaaliset tulevat asiakkaamme ovat raportoineet erilaisista haasteista työvuorosuunnitteluun liittyen, jotka johtuvat kotihoidon alalle tyypillisistä erityispiirteistä. Työvuoroja suunnitellessa täytyy ottaa huomioon monenlaisia asioita: pätevyyksiä, taitoja, asiakkaiden toiveita, työehtosopimuksia, käytettävyyttä, kustannuksia ja matkoihin menevää aikaa. Työvuorosuunnittelun näkökulmasta tämä yhtälö on erittäin vaativa ja aikaa vievä, eikä sen käsittely manuaalisesti yksinkertaisesti ole riittävä kasvavalle tai jo isolle toimijalle.
2. Kustannustehokkuus hukassa
Jos työvuorosuunnittelu tehdään manuaalisesti eikä sitä siten saada optimoitua, paljon aikaa menee hukkaan. Pitkät matka-ajat tai palkattomat tauot vaikuttavat negatiivisesti henkilöstön tyytyväisyyteen, ja johtavat helposti myös korkeaan vaihtuvuuteen.
3. Muutokset työvuorolistoissa – tieto ei päivity
Työvuorolistat vanhentuvat nopeasti, kun niihin tulee muutoksia: kotihoidon tarve muuttuu, työntekijä sairastuu tai kysyntä vaihtelee. Näiden muutosten käsittelyyn ja asioiden uudelleenorganisoimiseen kuluu työvuorosuunnittelussa paljon aikaa, ja muutokset ovat myös turhauttavia – niin työvuorosuunnittelijoille kuin työntekijöillekin. Ja jos työvuorosuunnittelu ei onnistu täydellisesti, tämä heijastuu helposti myös asiakkaiden suuntaan.
Kuinka saavuttaa täydellinen työvuorosuunnittelu kotihoidon alalla?
Tekoälyn avulla työvuorosuunnittelun optimointi on helppoa. Optimoitujen työvuorosuunnitelmien avulla kotihoidon toimijat saavuttavat merkittävää säästöä. Keskimäärin saavutetaan viikossa toimipistekohtaisesti:
-
4,3 % säästöä työvoimakuluissa
-
3,2 % vähemmän matka-aikaa
-
13,6 % vähemmän kilometrejä
-
100 % työehtosopimusten noudattamista
Quinyxin Field Service Planning -algoritmi luo optimaalisen työvuorolistan ottaen huomioon kaikki loppuasiakkaan kanssa tehdyt palvelusopimukset (mukaan lukien tuntirajat ja erikoiskorvaukset), asiakkaiden preferenssit, työntekijöiden saatavuustiedot sekä tarvittavat luvat ja taidot työn suorittamiseksi. Liiketoiminnan tavoitteita voidaan priorisoida eri tavoin, riippuen siitä halutaanko esimerkiksi maksimoida palvelutaso tai minimoida matka-ajat, ja nähdä näiden painotusten vaikutus lopputulokseen.
Onko Quinyxin järjestelmä erilainen muihin tekoälyohjelmistoihin verrattuna?
Quinyx erottuu muista tekoälyjärjestelmistä kolmella tavalla.
1. Suurin osa muista tekoälypohjaisista järjestelmistä ovat valmiita yleisratkaisuja, ja niihin on saatavilla ainoastaan rajoitetusti asennus- tai konfigurointiapua. Quinyx puolestaan on asiakkaidensa tukena heti alusta alkaen, ja näin algoritmit saadaan hienosäädettyä juuri asiakkaidemme tarpeita vastaaviksi. Näin työvuorosuunnittelussa otetaan huomioon kaikki asiakkaamme liiketoiminnan erityispiirteet ja prioriteetit.
2. Suurin osa järjestelmistä on suunniteltu korvaamaan olemassa olevan työkalun. Tämä vaatii usein merkittävää investointia sekä ajallisesti että rahallisesti. Quinyxin tekoälypohjainen työkalu voidaan saumattomasti integroida jo käytössä olevaan työvoimanhallintajärjestelmään. Näin ollen Quinyxin tekoälytoimintojen käyttöönotto ei sekoita liiketoiminnan käynnissä olevia prosesseja ja kaikki jo olemassa oleva data voidaan hyödyntää optimoidun työvuorosuunnittelun aikaansaamiseksi.
Asiakkaamme saavat meiltä ainutlaatuisen Proof of Value -analyysin. Sen avulla tunnistetaan datan kautta tarkkaan ne kohdat, joihin Quinyxin algoritmit tuovat arvoa ja sen tehokkuudesta saadaan asiakkaamme liiketoimintaan maksimaalinen hyöty. Tämä tarkasteluprosessi kestää yleensä noin neljä viikkoa.
Toteutimme hiljattain Proof of Value -analyysin eräälle 350 työntekijän organisaatiolle kotihoidon alalla. Työvuorosuunnittelun optimoinnilla tämän kokoluokan toimijalle saatiin aikaiseksi peräti 700 000 euron säästöt – samalla kun liiketoiminta pyöri entiseen malliinsa.
Ota yhteyttä, mikäli myös haluat selvittää saavutettavissa olevat säästöt omalle liiketoiminnallesi!
