Syksy on saapunut. Ruska-ajan tunnelma tarjoilee myös shoppailun ystäville todellisia hemmotteluhetkiä: Black Friday ja Cyber Monday lähestyvät! Siinä missä innokkaimmat kuluttajat jonottavat aamuisin tavaratalojen ulkopuolella kirpeässä syyssäässä, toiset päivittävät kotisohvallaan kovaa vauhtia selainikkunaansa parhaimman verkkokauppadiilin nappaamisen toivossa.
Aika on vilkasta vähittäiskaupan alalla ja myös varastoissa. USA:ssa raportoitiin viime vuonna huippusesongin aikana viidessä päivässä lähes 180 miljoonan shoppailijan olevan liikkeellä, eikä globaali shoppailuinto tänäkään vuonna näytä laantumisen merkkejä.
Black Friday ja Cyber Monday erikoistarjouksineen ovat myös Suomessa vakiintuneet ajankohdiksi, jotka kuluttajat ovat ottaneet omakseen. Tämä tarkoittaa sitä, että vähittäiskaupan alalla on silloin odotettavissa ruuhkahuippuja, joihin on varauduttava ennakkoon. Joustavat työvuorot auttavat etenkin kiireaikoina työntekijöitä jaksamaan työssään ja tarjoamaan hyvää asiakaspalvelua, ja niiden avulla myös vähennetään turhia poissaoloja työpaikoilla.
Joustavat työvuorot eivät tarkoita kaaosta
Työelämä on viime aikoina muuttunut merkittävästi. Vielä joitakin vuosia sitten ajatus tehokkaasta etätyöstä oli monellekin vieras. Koronapandemian myötä tämä ajatusmalli kuitenkin osoitettiin vääräksi. Esimerkiksi Stanfordin tutkimuksen mukaan etätyötä tekevät ovat jopa 13 % tehokkaampia kuin samaa työtä toimistolla suorittavat. Sama pätee palvelualan vuorotyöläisiin. Vaikka etätyö on vain harvoin mahdollista vähittäiskaupan alalla, nostavat joustavat työvuorot todistetusti työntekijöiden motivaatiota ja työtehoa.
Tuoreessa Forresterin raportissa painotetaan, että ”työvuorosuunnittelun ei tarvitse olla ennakoimatonta. Epäjohdonmukaiset ja vaikeasti ennustettavissa olevat työvuorot ovat lähes maailmanlaajuinen ongelmakohta vuorotyöläisille, jotka eivät usein viikkoakaan pidemmälle tiedä onko heillä työvuoroja, milloin niitä mahdollisesti on tai kuinka pitkään. Jotkut yhtiöt ovat tunnistaneet tämän ongelman ja osoittaneet, että parempi työvuorosuunnittelu tehostaa liiketoimintaa.”
Täten siis myös tulevan Black Fridayn työvuorosuunnitteluun kannattaa panostaa: joustavat työvuorot auttavat työntekijöitäsi mukautumaan myös kiireisimpiin ruuhkahuippuihin. Joustavuus vähentää työntekijöiden uupumista ja auttaa heitä pysymään töissä virkeinä. Ja kun he jaksavat työssään hyvin, he myös pystyvät tarjoamaan parasta mahdollista asiakaspalvelua.
Vuorotyöläisten mielestä joustavat työvuorot ovat nimittäin tärkeimpiä asioita. Silti jopa 42 % heistä kertoo, että joustamattomat työvuorot estävät heitä pitämästä itsestään hyvää huolta. Jos työntekijät eivät voi hyvin, he eivät myöskään suoriudu hyvin töistään. Tällöin asiakaspalvelun taso laskee ja koko liiketoiminta kärsii.
Anna työntekijöiden vaikuttaa työvuorosuunnitteluun
On tärkeää, että työntekijät saavat osallistua työvuorojensa suunnitteluun. Täten heille viestitään, että työnantajana kunnioitat heidän toiveitaan ja heidän työn ja vapaa-ajan tasapainoa. Lisäksi esimiehiltä säästyy kahdeksan minuuttia työaikaa jokaista vuoronvaihtoa kohden – ja mitä enemmän työntekijöitä on, sen suurempi on ajansäästö! Puhumattakaan siitä stressistä, mikä aiemmin aiheutui viime hetken vuoronvaihtojen säätämiseen liittyvästä puhelu-, sähköposti- ja tekstiviestikaaoksesta.
Teettämämme Vuorotyöläisten arki -tutkimuksen mukaan 29 % työvoimasta joutuu ilmoittamaan vuoronvaihtotoiveistaan esimiehilleen puhelimitse siinä missä vain 13 % työntekijöistä käyttää sovellusta, jonka kautta vuoronvaihto kollegan kanssa sujuu helposti suoraan. Jälkimmäinen prosenttimäärä on hämmästyttävän pieni siihen nähden, kuinka digitalisoituneessa maailmassa elämme. Suurin osa kaikista työntekijöistä kuitenkin elää puhelin kädessään, ja siksi mobiili työvuorosovellus onkin ainoa oikea ratkaisu tulevaisuuden työvoimalle.
Toimiva työvuorosuunnittelun ratkaisu säästää aikaa ja rahaa. Sellaisella myös Black Fridayn työvuorot suunnitellaan vaivattomasti, ja oikeat henkilöt ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Näin työvuorosuunnittelu sujuu kuin tanssi, ja siitä hyötyvät sekä työntekijät että liiketoimintasi.
Varaudu ruuhkahuippuihin
Vaikka Halloweenkin lähestyy, ei työvuorosuunnittelun ennakointia silti tehdä ainoastaan superviitan tai taikasauvan voimin. Myöskään pölyttynyt kristallipallo ei aina auta tulevaisuuden näkymiä tarkastellessa.
Tehokkaampi tapa lähestyä ennustamisen vaikeutta on tekoälyyn pohjautuva kysynnän ennakointi. AI-algoritmien siivittämien strategisten suunnitelmien ja tarkkojen ennusteiden avulla jopa Black Fridayn kaltaisten viikonloppujen ruuhkahuiput voidaan tarkasti ennakoida.
Täten voidaan merkittävästi vähentää tarpeettomien ylitöiden teettämistä sekä välttää niin ylimiehitystä kuin alimiehistystäkin – asioita, jotka aiheuttavat stressiä 62 % vuorotyöläisistä.
Parhaat työvoimanhallintaratkaisut ottavat huomioon laajan kirjon erilaisia työvoimatarpeeseen vaikuttavia tekijöitä, kuten kassatapahtumat ja asiakasmäärät niin yksikkö- kuin osastotasollakin. Näin saadaan äärimmäisen tarkka ennuste vastaamaan juuri kyseistä suunniteltavaa yksikköä tai osastoa.
Kattavat työkalut tukevat vuorotyöläisiä suoriutumaan työtehtävistään aiempaa helpommin, kun vuoronvaihtoihin liittyvä tiedonkulku tehostuu, viestintä eri portaiden välillä nopeutuu ja työtehtävien valmistuessa myös esimiehet saavat asiasta tarvittavan tiedon.
Valmistautuminen ruuhkahuippuihin on kaikista tärkeintä, sillä näin myös joustavuus työvuorosuunnittelussa toteutuu. Digitaaliset, tekoälypohjaiset työvoimanhallintaratkaisut ovat avain tähän, ja niiden avulla myös kiireisimmätkin shoppailusesongit kuten Black Friday pysyvät hallinnassa – ja liiketoimintasi saa niistä irti parhaimman mahdollisen hyödyn.
Haluatko lukea lisää siitä, miten pitää henkilöstötyytyväisyys korkealla? Lataa Vuorotyöläisten arki -raporttimme!