Toimivalla työvoimanhallintajärjestelmällä muutetaan ja parannetaan miljoonien ihmisten työelämän laatua. Quinyx seuraa alan kehitystä ja sen uusia muotoja joka päivä.
Tekoäly työvoimanhallinnan ratkaisuissa on kiehtovaa – se on jopa yksi alan evoluution mielenkiintoisimmista elementeistä.
Teknologia-alan julkaisuissa on kuitenkin monisanaisesti kannettu huolta siitä, että automaattinen työvuorosuunnittelu ja tekoäly työvoimanhallintajärjestelmissä luovat huonoja esimiehiä, ovat epäedullisia työntekijöille ja saavat yritykset kuormittamaan työntekijöitään vieläkin enemmän voittojen maksimoimiseksi.
Ovatko pelot aiheellisia?
Ennen kysymykseen vastaamista, katsotaanpa, mitä tekoäly tekee työvoimanhallinnan ratkaisussa:
- Se käyttää dataa luodakseen yritykselle edellytyksiä tehdä toiminnan ja työntekijöiden kannalta hyviä päätöksiä.
- Se antaa mahdollisuuksia motivoida työvoimaa, saada uutta tietoa ja parantaa järjestelmään tehdyn sijoituksen tuottoa.
Jos yritys hyödyntää (tai haluaa hyödyntää) liiketoiminnan keskeisiä muuttujia tarkan työvuorosuunnittelun perustana, sen tulisi ehdottomasti pitää silmällä tekoälyn kehitystä työvoimanhallintajärjestelmissä. Tekoäly on lyhyesti sanottuna olemassa olevan teknologian evoluutio, jota kaikki kehityshakuiset yritykset voivat käyttää sekä henkilöstöhallintonsa että liiketoimintansa optimoinnissa.
Vaikka tekoäly herättääkin innostusta ja myönteisiä odotuksia, siihen suhtaudutaan edelleen myös kyynisesti ja epäluuloisesti.
Mutta miksi tekoäly työvoimanhallintajärjestelmissä huolettaa? Entä ovatko pelot aiheellisia?
1. Korvaako tekoäly ihmisen työpaikalla?
Tekoäly ei koskaan täysin korvaa ihmistä tai toimi yhtä monitahoisesti kuin ihminen. Työvoimanhallinnassa voidaan kuitenkin luoda hyvät toimintaedellytykset yhdistämällä tekoälyn tehokkuus ja ihmisen ominaisuudet.
Toisin sanoen, tekoäly työvoimanhallinnan ratkaisussa tulisi nähdä ihmisen jatkeena – ei hänen korvikkeenaan.
Quinyxin työvoimanhallintajärjestelmässä, sekä työpöytä- että mobiiliversiossa, esimiehet saavat käyttöönsä listan varahenkilöistä vaikkapa sairaspoissaolojen ja lomien varalle. Listan työntekijät on järjestetty soveltuvuuden sekä sen mukaan, kuinka todennäköisesti he haluavat ottaa vuoron muun muassa osaamisen, saatavilla olon ja vuorotoiveiden perusteella.
Esimies voi listan avulla valita työvuoroon parhaiten soveltuvan henkilön, joka saa suoraan matkapuhelimeensa ilmoituksen työvuorosta. Työntekijöille voidaan myös lähettää etukäteen ilmoituksia vapaista vuoroista, jotka sopivat heidän vuorotoiveisiinsa.
2. Käyttävätkö yritykset tekoälyä työvoimanhallinnassa työntekijöiden riistämiseen?
Moni pelkää, että tekoälyn tarkoitus työvoimanhallinnan ratkaisuissa on riistää työntekijöitä, pitää kustannukset alhaisina ja kasvattaa voittomarginaaleja työntekijöiden hyvinvoinnin kustannuksella.
Nämä pelot ovatkin oikeutettuja.
Tietyt algoritmit eivät huomioi työaikalainsäädäntöä tai työntekijöiden tasapuolista kohtelua työvuorosuunnittelussa. Yrityksissä, joissa työntekijöiden hyvinvointiin ei panosteta, automaattinen työvuorosuunnittelu johtaa työvuoroihin, jotka ”ohittavat” henkilöstösäännöt. Työvuorosuunnittelussa työn ja vapaa-ajan välinen tasapaino jätetään täysin huomiotta, työvuoroista ei tiedoteta tarpeeksi ajoissa ja poissaoloja tai vuosilomia ei käsitellä asianmukaisesti.
Seuraava Vice-lehden raportista poimittu lainaus selventää, miksi:
”Läpinäkyvyyden puuttuessa johtavan aseman kehittäjät voivat tehokkaasti rakentaa järjestelmiä, joiden avulla yritykset voivat valvoa työntekijöitään aiempaa tarkemmin. Kun työvuoroihin ei jätetä lainkaan väljyyttä, mikä tahansa muutos kenen tahansa työntekijän työvuoroissa aiheuttaa lumipalloefektin, joka kaataa koko järjestelmän.
Tämän seurauksena työntekijät vaihtavat vuoroja keskenään sisäisillä sovelluksilla, mutta koska useimmilla heistä on jo sekä työelämän että oman elämän aikataulut sovittuna, tuntityöläisten mahdollisuudet hallita vapaa-aikaa ovat entistäkin rajallisemmat. Se voi johtaa työvuorojen perumiseen ja palkanmenetyksiin tai sairaslomien tarpeettomaan käyttöön.”
Tyytyväiset työntekijät ovat kuitenkin yhtä kuin menestyvä yritys. Toisin sanoen, yrityksessä, jossa työhyvinvointi jätetään huomiotta, haasteiksi muodostuvat henkilöstön runsas vaihtuvuus, alhainen tuottavuus ja sairaspoissaolojen kasvu.
3. Jäljitteleekö tekoäly työvoimanhallinnan ratkaisuissa inhimillistä empatiaa?
Nopea vastaus tähän on ei: tekoäly ei ole vielä lähelläkään tällaista empaattisuutta.
Moni työntekijä ja esimies miettii tekoälyn kykyä ottaa työvuorosuunnittelussa huomioon inhimillisiä tekijöitä, jotka ovat enemmän kuin pelkkää tietoa. Huomioiko se esimerkiksi eri työntekijöiden lomien ajoituksen tai viikonloppuvuorojen jakaantumisen työntekijöille?
Työvuoroja suunnittelevan ihmisen väitetään huomioivan tämänkaltaiset tekijät ja pyrkivän työvuorosuunnittelussa tasapuolisuuteen.
Hyvä uutinen on se, että myös tekoäly voi toimia näin, jos yritys päättää käyttää työhyvinvointia työvuorosuunnittelun optimoinnin perustana.
Tällöin työvuorosuunnittelun optimoinnissa huomioidaan muun muassa vakaa ja ennustettava työelämä sekä tasapuolisuus. Quinyxin järjestelmässä on esimerkiksi mahdollista käyttää henkilöstön tasapuolista kohtelua työvuorojen optimoinnin perustana. Myös työntekijöiden mielipiteitä voidaan hyödyntää algoritmeissa.
Kirjan The Algorithmic Leader: How to Be Smart When Machines Are Smarter Than You kirjoittaja Mike Walsh tiivistää asian näin:
”Algoritmit eivät ole luontaisesti pahoja. Transaktiomaisten ja samanlaisena toistuvien tehtävien automatisoinnin tulisi vapauttaa ihmisten aikaa entistä kiinnostavampaan ja merkityksellisempään työhön. Hienovaraisissa ja monimutkaisissa päätöksissä, jotka vaativat ihmisen osallistumista ja tahdikkuutta, algoritmeja voidaan valjastaa lisäämään työntekijöiden tehokkuutta optimoimalla ryhmän osaaminen yksilöiden antaman panoksen maksimoinnin sijasta. Toisin sanoen, sen sijaan että käytettäisiin algoritmeja aseena työpaikan valvomisessa, niitä voidaan hyödyntää katalyyttina työkulttuurin ja organisaatiorakenteen hakkeroimisessa.”
Lataa ilmainen oppaamme ja opi, miten tekoäly voi auttaa yrityksiä vapauttamaan työntekijöidensä koko potentiaalin.